Gmail 與 Google 文件側邊的「日曆、筆記、任務」如何利用？

在今年推出的新版 Gmail 中，右方出現了一條「側邊面板」，內建了 Google 日曆、 Google Keep 筆記與 Google Tasks 任務的察看或管理功能。

這個整合了「日曆、筆記、任務」的側邊面板，最近不只會出現在 Gmail 與 Google 日曆的網頁右方，也開始陸續出現在 Google 文件、簡報、試算表的編輯畫面右方。把這幾個服務的工作流程，做了一個簡單的串連，值得我們想想看可以如何利用。



就像下圖這樣，你可以看看自己的 Gmail、 Google 日曆、 Google 文件、簡報、試算表右方，是否有出現這樣一條「側邊面板」。

如果覺得「側邊面板」佔用空間，右下方有「隱藏」按鈕，可以縮放面板。

這條工具列使用上很簡單，例如下圖中，我在 Google 文件打開這個側邊欄，開啟 Google Tasks 按鈕，就能立刻勾選剛剛完成的任務清單。

那麼，有了這條「日曆、筆記、任務」側邊欄，我們可以如何串聯自己的 Google 工作流程呢？下面是我有使用到的幾個案例，跟大家分享。

1. 把文件、試算表重點，快速轉成簡報：

在我的工作流程中，我需要製作專案的企劃、文宣，並且還常常要製作簡報報告工作成果，這時候，可利用下面的流程加快速度。

我最常做的利用，就是把 Google 文件、 Google 試算表的重點資訊，抓入右方的 Keep 記事，當作剪貼簿。

這個部分我之前有寫成經驗分享：「Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿，使用一個月經驗談」，是一樣的功能。

接著，如果要做簡報，就可以把 Google 文件、試算表剪貼的內容，從 Google 簡報右方也有的 Keep 記事，直接拖曳到簡報中。

再利用 Google 簡報自動設計的功能，自動把拖入的內容設計成版面，就能快速完成簡報的製作。

這部分詳細教學可參考：「用 Google Keep 設計 Google簡報：開始支援點子便利貼轉簡報」。

2. 把郵件零散內容，快速整理到文件與試算表編輯：

郵件裡的主管任務交代、客戶想要的文案，利用下面的流程，可以快速整理到我的任務報告、文宣草稿當中。

同樣的邏輯，右方的 Keep 記事，等於是在 Gmail、 Google 日曆與 Google 文件簡報試算表之間的剪貼簿。

所以我也會把重要郵件裡的重要內容，複製到 Gmail 右方的 Keep 記事列，注意到，他還會在複製時保留原始郵件連結。

這樣一來，我可以快速剪貼重要郵件的重點，然後來到我的 Google 文件或試算表，整理我需要的內容，或是快速打開原始郵件查看。

3. 撰寫郵件時，快速取用相關資料

一封要回報的郵件，資料來自於我的文件、試算表與簡報，下面流程也可加快速度。

撰寫郵件時，右方的 Keep 記事也可以成為好幫手。我可以先在 Google 文件、簡報與試算表中剪貼郵件要提供的資料，直接在右方的 Keep 記事整理成草稿，這樣打開新郵件時就能直接貼上。

4. 回覆郵件時，也能快速查看行程

要答覆一個活動時間，可以在郵件右方直接查看行事曆。

利用整合在 Gmail 右方的 Google 日曆側邊欄，這樣要回信確認時間時，就能直接約定可行的時間點，不用另外打開一個網頁切換。

5. 編輯文件時，快速開啟任務相關檔案

一邊寫報告，一邊要對照任務相關檔案，下面流程可以加快速度。

我會在 Google 日曆上規劃任務與專案進度，並且把相關檔案插入日曆中。這樣一來，我在 Google 文件編輯相關資料時，可以利用右方日曆側邊欄，快速打開相關的檔案查看。

這個方法可以搭配參考：「最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學」。

這個「日曆、筆記、任務」的側邊面板功能很簡單，好處是他同時出現在 Gmail、 Google 日曆、 Google 文件、簡報與試算表中，所以使用者更容易去做內容的剪貼，以及工作中查看相關的行程與任務。

不知道你的 Google 系統中是否也出現了這個側邊欄面板呢？歡迎跟我分享你利用的方式。

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