如何讓寄出的 Gmail 附件自動銷毀、回收與同步更新？

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最近看到一個國外的服務叫做「 Digify 」，他推出了一個 Gmail 專用的 Chrome 套件，可以幫我們追蹤 Gmail 寄出的附加檔案有誰打開看過、看了幾次，還能在需要時回收這些已經寄出的附件，更進一步的，可以設定期限自動銷毀郵件裡的附加資料。

我覺得這個服務似乎很有幫助，我剛好有個類似的需求：有時候我要把一些書籍原稿寄給合作者看，但是希望一段時間後他們看完不會留下檔案，這時候自然想要遠端刪除這些已經寄出的郵件附件了！

於是嘗試了「 Digify for Gmail 」的功能，確實實用，不過這個服務免費試用 14 天後一些進階的功能就要收費，當然好用服務收費本是天經地義，但對善用 Google Drive 的我來說，又覺得類似的功能，其實 Gmail 搭配 Google Drive 也差堪比擬。

所以今天這篇文章，要同時介紹兩種解決辦法，一種用「 Digify for Gmail 」，一種用 Gmail 搭配 Google Drive 。




方法一： Digify 讓寄出的 Gmail 附件到期自動銷毀、隨時收回


如果想要試試看「 Digify for Gmail 」這個服務，我下面就來介紹一下設定方法。

首先在 Google Chrome 瀏覽器安裝其套件：「 Digify for Gmail 」。




接著打開 Gmail 網頁，新增郵件，在下方功能列就可以看到「 Digify for Gmail 」的插入附加檔案按鈕，點擊這個按鈕插入郵件附件。

這時候附件會上傳到「 Digify 」空間（免費版有 1GB ），然後可以選擇：

  • 是否追蹤誰開啟了檔案？
  • 是否允許以後收回檔案？
  • 是否設定自動銷毀期限？可設定 10 分鐘、1天或幾週




對方收到郵件後，會在「 Digify for Gmail 」的線上閱讀器打開我們傳送的文件。




然後在我這一端，可以從 Gmail 的「 Digify for Gmail 」功能表中，看到每一個寄出的檔案有誰打開來看過？也可以透過按鈕來「收回」寄出的附加檔案。




一旦附加檔案過期，或是被收回，對方打開附加檔案時就會顯示下面這樣的禁止瀏覽畫面。





方法二： Gmail 插入 Google 雲端硬碟檔案的妙用


利用上述「 Digify for Gmail 」的方法很酷，也能有一些額外的妙用，例如到期後自動銷毀。

但是我覺得單純使用 Gmail 與內建的插入 Google Drive 雲端硬碟檔案的方式，其實也能做到「回收附件」、「禁止瀏覽附件」的功能，甚至多了一個事後我這邊更新附加檔案內容，對方還能「同步看到更新版」的好處！

只要在 Gmail 新增郵件時，選擇插入 Google 雲端硬碟的檔案。




要寄出郵件時， Gmail 會詢問你如何設定這個附加檔案的權限？例如設定成「只限這封郵件裡的收件人可以查看檔案」。

你甚至可以搭配下面這個功能，禁止對方下載、複製或列印：「Google Drive 讓你共享檔案同時禁止對方下載複製列印」。




這樣一來，以後我隨時回到 Google 雲端硬碟去更新這個檔案的內容，收信的人就會從郵件裡的附檔連結看到最新更新，我不一定要為了修正附件而重寄郵件。

更進一步的，我可以隨時在 Google 雲端硬碟裡的這個檔案重新設定［共用權限］，例如取消對方的瀏覽權限，這樣對方在郵件裡也就無法再打開這個檔案了。

利用內建功能，也能做到「夠用的」郵件附件自動回收、同步更新喔！

延伸閱讀相關文章：

轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者），及附上原文連結：如何讓寄出的 Gmail 附件自動銷毀、回收與同步更新？


文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. H. Wu2016年6月8日 下午5:58

    那个水印功能很酷啊，还有可以限制下载和打印，很适合我这种控制狂。而且现在还有超级多客户不喜欢用云端，每次要求用邮件发。。。

    回覆刪除
  2. H. Wu2016年6月8日 下午5:59

    那个水印功能很酷啊，还有可以限制下载和打印，很适合我这种控制狂。而且现在还有超级多客户不喜欢用云端，每次要求用邮件发。。。

    回覆刪除
  3. 匿名2016年10月29日 中午12:52

    不好意思請問，在未安裝之前，已經寄出去的gmail或是附件就沒有其他方法自動銷毀、回收嗎?謝謝

    回覆刪除

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