2017年2月14日 星期二

快速建立大量行事曆行程技巧:把 Excel 表格匯入 Google日曆


什麼時候你需要快速建立大量行事曆行程呢?例如你是老師,排好了這個學期的課程,需要在行事曆上一次建立超過五六十個以上的行程。或者你是排班人員,需要在月曆上建立近百個當月班表。還是說你是專案管理人員,需要把開完會議後討論的十幾個新進度添加到你們的行事曆上。

這時候當然也可以一個一個行程、班表手動在行事曆上新增,但是這樣一來要一直切換編輯行程畫面很不方便又多花很多時間,假如有些資料可以複製貼上時也不容易複製,所以你可能就需要這樣的方法:先把所有行程、班表建立在表格上( Excel 或 Google 試算表皆可),然後一次匯入行事曆(例如本文要教的是 Google 日曆)。

先在表格上建立好已經的行程表,方便的地方是表格容易快速輸入、剪貼、複製內容,這就節省了內容製作的時間。然後接著只要一個簡單的匯入動作,就可以把 Excel 或 Google 試算表的表格轉換成 Google 行事曆行程。

這篇教學的「反過來做」的方法則是:Google 日曆列印成紙本行事曆、匯出 Excel 月曆的三種方法

如果你對表格延伸技巧有興趣,歡迎稍後閱讀電腦玩物相關文章:




1. 根據特殊欄位名稱建立表格


我下面用 Google 試算表來建立表格,但我也測試過在 Excel 上一樣可行。

方法很簡單,在表格的第一橫列中,根據 Google 日曆可讀取的規則建立欄位名稱,這些特殊欄位名稱的代表意義如下:

  • Subject:行程名稱。
  • Start Date:行程的開始日期。
  • Start Time:行程的開始時間。
  • End Date:行程的結束日期。
  • End Time:行程的結束時間。
  • All Day Event:是否為全天行程。True為是;False為否。
  • Description:行程附註。
  • Location:行程地點。

然後根據特殊欄位,在下面輸入你的行程內容即可!時間日期的輸入格式,可參考我圖片範例裡那樣輸入。

如果你懶得自己建立這份表格,也歡迎參考與下載我做好的範例(範例)電腦玩物的行事曆表格。(打開網址,點擊左上方[檔案]選單,即可看到下載選項)





2. 有哪些欄位是必填欄位?


不是所有欄位都一定要輸入內容,我實際測試後,發現要讓行程在行事曆上正確顯示(尤其時間區段等),那麼下面欄位最好都填寫:
  • Subject:行程名稱。
  • Start Date:行程的開始日期。
  • Start Time:行程的開始時間。
  • End Date:行程的結束日期。(即使是非跨日行程,也要輸入同一天日期!)
  • End Time:行程的結束時間。
其他欄位就看你是否需要來輸入即可。




3. 可以快速大量複製、輸入的方便性


我在實際測試時,就立刻發現了一個優點,那就是在表格中,我要輸入行程名稱、時間、附註、地點等都更加方便,尤其很多相似的內容還可以大量複製貼上。

而在原本的 Google 日曆中,輸入每一個行程都可能要搞定很多選單,一兩個行程還好,十幾個行程以上操作起來就很累。

你還可以搭配我的這篇教學:「純文字筆記也能一鍵轉表格! Google 試算表小技巧」,更快速的把開會時討論的行程表轉換成表格,然後快速匯入行事曆。




4. 匯出成 CSV 檔案


表格建立完成後,在 Google 試算表或 Excel 中,選擇另外下載新檔案,並且新的檔案格式選擇「 CSV 」





5. 匯入你的 Google 行事曆


接著來到 Google 日曆,進入「設定」,選擇「匯入日曆」。

這部份如果整個設定你都還不太熟悉的話,歡迎參考我另外一篇教學:如何把兩個以上不同的 Google 日曆合併成一個行事曆?



在匯入日曆視窗中,選擇剛剛製作的 CSV 表格檔案,然後在日曆欄位選擇要匯入行程的行事曆,按下[匯入],就大功告成了!





6. 在 Google 日曆上的匯入效果


進入我的 Google 日曆看,就可以看到表格中所有的行程都正確地出現在行事曆上,時間地點也都正確匯入。



連附註的內容,也可以利用表格快速大批的匯入行事曆中。

下次如果你需要建立大量的行程,可以試試看這個用表格製作,一次匯入行事曆的好方法。

延伸閱讀相關文章:
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16 則留言 :

  1. 請問,有辦法設 "通知" 嗎 ?

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    1. 一個方法是在 Google 日曆的設定中,設定整個行事曆的固定通知(例如每個行程開始前 30 分鐘通知)

      但我沒有找到可以在表格中設定通知時間的語法

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    2. 這也是我想要的功能。拼命 Google 了一陣並且實地實驗後,似乎只得到這樣的答案:
      2011 年之前有文章說使用下列欄位來設定通知: Reminder On/Off, Reminder Date, Reminder Time。想必當時是可以用的。
      但 2014 之後網友使用上述欄位就沒有效果了。不論怎麼設,加入日曆都只會如 Esor 兄所說,產生該日曆預設的通知,不再理會 csv 檔裏的設定。似乎 Google 官方不再支援以 csv 設定通知了。(但有網友改以 iCal 格式匯入日曆可以帶通知。至於怎麼在試算表編輯日曆事件然後匯出成 iCal 就是另一個問題了)。另外 Google Calendar API 仍有函數可以增刪修改通知,不過這得自己寫程式。


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    3. 我很期待之後可以找到這個問題的解答

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  2. 欄位名稱只能用英文?

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    1. 我測試是這樣, Google 日曆才能辨識

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  3. 可以標示顏色嗎?我也來找找。

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  4. 請問如果是全天(All Day Event)的話要怎麼設定呢?@@
    謝謝您

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    1. 只要填寫:
      Subject:行程名稱。
      Start Date:行程的開始日期。

      然後在 All Day Event:是否為全天行程,填入True

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    2. 原來是True 謝謝
      因為以為起訖時間是必填 剛剛仔細重新看了一下
      現在懂了
      感謝Esor大大~

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  5. 您好,請問如何將例行性行程不同日期設定呢?感謝~~~~
    例如:A會議,2017/3/1、2017/4/10、2017/5/15,會議時間皆相同。

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    1. 例行性行程如果要設定自動循環,還是要有一個每週幾之類的規律,要不然就只要知道每次確定時間後,一一手動排上行程

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  6. 請問存成CSV表格後,中文會變成亂碼,是否會影響匯入?如何才能使之正確顯示?謝謝

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    1. 我是用 Google 試算表或 EXCEL 製作後,直接下載成 CSV 檔案(但沒有打開來看裡面內容),就直接上傳到 Google 日曆,最後在日曆上是正常的

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  7. 我把中文刪掉後就可以匯入,不知道我輸的中文是哪裡出了問題,謝謝。

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  8. 好奇怪,第一次試成功了,但是後來excel另存csv,上傳後都呈現亂碼了!
    不曉得怎麼了! 謝謝

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