雲端時代時間管理術(上)：如何當擁有更多時間的人

前陣子，收到馬偕醫學院心理諮商中心承辦人員來信，說到喜歡我在網路上分享的時間管理文章，邀請我前往演講「雲端時代的時間管理術」，我覺得這是有趣的主題，便一口答應。馬偕醫學院座落三芝半山腰，那天晚上的講座結束後剛好遇上山裡的大霧，結果跟開車送我回捷運站的校長經歷了一場迷霧之旅，讓我印象更深刻（或許對校長來說已經習慣，所以一路上都非常鎮靜，大概只有我自己在心中默默窮緊張）。

而花了一段時間準備的這個「雲端時代的時間管理術」主題，我也想分成上下兩部份，寫成文章跟電腦玩物的讀者分享，並且文章最後，我也會把簡報分享給有興趣的朋友參考。

這樣的概念來自於多年前我寫過的「在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法」一文，在「雲端時代的時間管理術」簡報中，我分成「如何成為一個擁有更多時間的人？」和「如何成為一個有行動力的人？」兩部份來分享，今天這篇文章就先來撰寫上半部分。

至於雲端時代與時間管理是什麼關係呢？

有兩層的連結，第一層是面對雲端資訊爆炸時代，我們更需要時間管理。第二層是善用雲端工具，可以做哪些更好的時間管理。下面就從這樣的切入點，一起來看看，在雲端時代，我們如何成為一個擁有更多時間的人。

1. 不要忘記把時間留給自己：建立一本快樂筆記本，把生活當成任務

在這個資訊爆炸的時代，可以吸引我們注意的東西太多了。在這個科技網路時代，我們要做的瑣事沒有變少反而更多。如果我們「不在意」，那麼不知不覺所有的時間都會被這些雜事吸走。

所以要成為擁有更多時間的人，首先要獲得自己時間的主導權，讓自己的時間不是用在上述的外務上，而是花在真正自己的事情上。

這時候我個人的方法就是：「寫一本讓自己快樂的筆記本」（參考：讓自己開心的筆記術，今天開始寫你的快樂筆記本）在這個筆記本裡我會寫下自己想做的事情，尤其生活上許多自發的興趣，然後記錄學習的過程，推動自己一步一步去實現這些個人小願望。

為什麼這和時間管理有關係？因為我們的問題是「忘記把時間先留給自己」，所以才會被那些網路的外務不斷吸引去，結果做了一堆別人按讚的事情、看了一堆別人按讚的資訊，但自己好像依然原地踏步，一直窮忙。

而寫下快樂筆記本，就是「認真對待生活」的開始，寫下來，就是把生活任務化，知道自己想做的事情，並且用心去實現它們，讓這些「個人任務」搶先佔滿自己的時間，那自然就等於擁有更多時間了！（參考：簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！）

寫下快樂筆記本，把生活任務化，這對我來說是真正生活與工作平衡的開始。

2. 不要被路上的石頭拖延太久：計畫愈詳細，生活愈隨性

人生路上難免會有絆腳石，甚至有時候是一顆擋住去路的龐然巨石，這時候我們可能會因此洩氣，於是坐在石頭前一籌莫展，想等著石頭自然消失，或是花許多力氣非要撞碎這顆石頭不可，但這樣的阻礙常常讓我們耗去許多時間，而獲得的效果不一定好。

有時候我們確實要勇於突破瓶頸，但更多時候要學會不要被石頭擋住原本可以繞道而行的去路，說不定另外一條路就海闊天空，而且我們的時間也不會被塞在這顆石頭前毫無進展。

回到一天份的工作上，光是一天裡，一定也常常在各個環節遇到瓶頸，這時候如果能夠學會先去處理其他進度，而不要因為卡關在一個地方就耗去幾個小時，那麼你會發現一天24小時其實可以完成很多事情。

只要我們不要因為一個小瓶頸就虛耗好幾個小時，那麼每一天都能擁有更多時間完成更多工作，反正每一個工作都對專案進度推動有幫助不是嗎？

所以我之前才撰寫「計畫愈縝密，生活愈隨興」一文，做好計劃，幫自己準備多一點備案，其實也是讓自己「擁有更多時間」的好方法，因為這樣下次當我們卡關遇到絆腳石時，我們會知道可以先去做哪些備案？可以怎麼繞路？這樣就能讓自己保持不斷往目標推進的速度，不會浪費時間了。

3. 養成早起的習慣（天啊？）不！我是說擁有神聖時間

「神聖時間」是我多年前開始在電腦玩物中提出的一個概念，很多讀者都覺得很有幫助，簡單的說，就是像宗教儀式一樣，每一天要「主動留出」一段時間給自己，這段時間完全不會有外界的干擾或介入，是自己可以完全掌握用來做自己的事情的時間。

這段時間要在什麼時候端看個人決定，我一開始是在每個晚上會有「兩小時」給自己的神聖時間，就是完全專心用在寫文章。但是後來有了家庭，晚上有時也多了講座活動，我就把神聖時間移動到早上提早起床的兩小時。又有時候早上起不來，就把神聖時間放在通勤的路上。可以參考：

• 10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧
• 通勤族時間更多，每天三小時神聖時間幫我完成更多事

當然只有神聖時間是不夠的，還要搭配第一點，先找出生活中真正自己想做的任務，然後這段時間就是擬定一個計畫，好好完成自己想做的事情。

尤其對於時間被工作、網路切割的現代人來說，想要擁有更多時間，每天設定一段神聖時間儀式更是不可或缺的，或許是一個小時，或許奢侈一點兩個小時，你會因此發現：

每一天在神聖時間裡，完成的對個人最有價值的任務，是讓自己每一天都覺得很充實的活力來源。

4. 拖延並非只是壞習慣：面對即時網路，更應該懂得拖延

傳統的時間管理，會認為拖延是件不好的事情。但是面對網路即時性，反而拖延變成是一個很關鍵的時間管理技術。愈懂得拖延的人，每天可以擁有更多自己的時間。

例如不善於拖延的話，每天一到辦公室就打開信箱，看到信箱裡有很多晚上或剛剛寄來的新任務，於是就一件一件開始處理，中途又插入同事客戶即時通傳來的新雜務，一一的處理好後，抬頭一看，已經快到下班時間！結果自己手上真正專案的進步都還沒開始做，只好加班處理。

所以這時候要不要懂得拖延一下呢？當然不是拖延自己重要的專案，而是拖延那些雜事。

我自己就很堅持一到公司不開信箱，不及時回覆即時通的訊息，要先保持自己的工作節奏更重要（當然，除非你的工作本質就是回信與回覆即時通）。

不要把自己逼得太緊，尤其當我們面對的是人生的時間管理課題時，有時要想想：「不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力」，其實是很有道理的。

5. 幫未來做好準備：善用你的第二大腦

我常常覺得 Evernote 是我最好的時間管理工具，這裡的核心價值不是他怎麼幫我管理時間，而是他怎麼幫我「做好準備」，並能在未來節省更多時間。

其實人生中任何時刻都在學習、都有想法、都接收到各種新資訊，但我們如果不善於累積，這些一閃而過的念頭就都飛逝而去，未來需要時，變成不斷地要反覆花時間重新準備，等於增加了時間的成本。

所以要擁有更多時間，那麼平常就應該隨時做準備、隨時累積，並且有一個方法讓自己需要時，能夠快速有效找到這些準備與累積。像是 Evernote 與 Onenote ，就是我覺得這層意義上最有用的工具。

準備，就是幫自己留下更多時間的關鍵。而我的準備方法可以參考：

• 做好大人的學習筆記：如何開始建立你的技能系統？
• 跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法

6. 外包給別人做：讓雲端服務幫你處理好瑣事

如果自己的時間不夠，但又有事情必須去做，這時候怎麼辦？還有一個辦法就是把事情交給別人做，這樣自己的時間不就空出來了！問題是說得簡單，誰要幫我做事情？

其實真的有，這個會幫我們做事情的人，就叫做雲端服務。我對使用雲端工具的概念就是，請別人幫我服務，請別人幫我處理瑣事，空出我自己的時間。

例如最好的例子就是 Google 相簿，我自己整理照片要花幾個小時，到時候要找出找到又要花幾十分鐘，但是如果交給 Google 相簿來做呢？因為 Google 相簿會自動分類整理，會自動分析照片內容，所以我不用花時間分類，要找出來也更快速，無形中就等於空出自己的時間。

這是雲端服務的意義。

而像是各種雲端服務的協同合作，其實也是在幫我們減少自己寄信通知的流程，也就是減少溝通的時間，減少我們原本要去做的瑣事。（參考：一人之力為何有團隊之效？我的 Google 圓心工作策略）

結語：雲端時代，更要懂得留給自己更多的時間

時間管理不是管理時間，而是管理自己的夢想與計畫！

如果我們要洗車，首先總該有台車。如果我們要時間管理，首先總要有必須達成的目標與任務，要不然要管理什麼？

所以面對會不斷吃掉我們時間的網路科技，善用可以節省我們時間的雲端工具，我提出的雲端時代時間管理方法就是：

• 1.快樂筆記本：先確定自己的目標。
• 2.做好計劃：讓自己保持前進速度。
• 3.神聖時間：留時間給自己。
• 4.善於拖延：先完成有價值的事情。
• 5.做好準備：不要做重複的事情。
• 6.外包給別人做：減少做瑣碎的事情。

這樣一來，我們就可以開始嘗試當一個擁有更多時間的人了！

「雲端時代的時間管理術」（馬偕醫學院）講座簡報分享

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