2012年12月7日 星期五

在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法

time -01

我本來想把標題定為「節省更多時間」,後來想想時間就是一條不斷往前奔流的河,而且你根本沒有容器可以汲取河水,如果沒有辦法儲存,那又何來節省之說?節省的時間永遠不會變成你的時間,除非你立刻用掉它。

所以後來我把標題修正為不僅要節省,更要「擁有更多時間」,但這個擁有不是未來的擁有,而是過去的擁有。同樣的我們無法擁有未來的時間,但如果回顧過去,發現自己在每一個時間點都做了一些對自己有價值的事情,那麼,這時候我們可以說是真正擁有了那個過去的時間。而你擁有愈多過去的時間,表示你成為那段時間的主人,累積了更多有意義的能量。

簡單來說,計算個人時間的單位不是分鐘,而是你完成了多少事情。每一週一定都有七天,但如果我在一週內寫了七篇部落格文章、完成刺客教條三遊戲、看了一場電影、去了一次踏青、吃了四間好吃餐廳,並且把工作進度順成完成。那麼我對時間的感受將會有所不同,會真正覺得自己擁有了更多的時間。

 

 

所以「節省時間」,就是把事情更快完成的方法,或是不要再去做沒用的事情的方法

而「擁有更多時間」,則是利用時間去做有意義的事情的方法。

無論是工作、生活、家庭或娛樂。

 

 

  • 01.「雲端同步」:讓檔案管理更快完成

善用 Dropbox 這類同步服務可以讓很多事情變得更快完成,甚至,有些時候再也不用做那些重複麻煩的事情。

包含不需要再重複著把檔案複製到隨身碟的動作。不需要擔心在多台電腦之間傳遞檔案時版本新舊。甚至可以大量減少自己去備份檔案的次數。

然後,如果有一天硬碟壞掉、檔案損壞,也可以更快完成還原正確檔案的步驟,因為從雲端直接復原即可。

 

 

  • 02.「協同合作」:把時間全部用在編輯文件上

使用 Google Drive 這樣的線上即時同步編輯工具有很多好處,其中最大的優點就是讓我們把僅有的時間花在刀口上。

如果沒有線上多人同步編輯,那麼要在工作團隊之間合作某個文件時,會增加很多時間花費,尤其在不斷重複寄件、下載檔案的動作,或是花費很多時間在檔案版本的整合、確認上。

但最重要的事情是什麼?是「編輯」本身吧!所以線上協同合作的好處,就是把上面那些溝通動作全部省去,但省去不是重點,重點是你可以把時間真正花在最重要的「編輯」本身。

 

 

  • 03.「無紙化」:不做無用的列印、寄件、整理動作

當然,或許不可能也不需要百分之百無紙化,但如果可以的話,應該在工作上盡量的追求無紙化的工作方法。

因為在紙本的作業流程中,像是列印、寄件、整理紙張這些動作,老實說都和你的「生產」本身沒關係,而是無端多出很多無用的行政流程。

所以如果能夠盡可能的不要列印、寄件、整理紙張,如果所有內容都儲存在像是 Evernote、 Google Drive,或者 Word 等檔案裡,利用數位檔案來工作,可以避免你把寶貴時間花在幫助很小的事情上。

 

 

  • 04.「Web App」:和生產力無關的動作避免重複做

安裝單機軟體有什麼缺點?如果換一台電腦,或是重新安裝軟體,那麼之前所有的設定都要重新跑一次。

Web App 有什麼優點?那就是你在網路上設定完成,從此你不管換到哪一台電腦重新要使用它,它依然保持著你之前做好的所有設定和內容。

現在的手機 App、瀏覽器套件、電腦單機軟體,都可能還有類似的缺點,要不然就是要麻煩自己去備份還原。而一個雲端的系統, Web App 的架構,可以再也不需要重複做這些一樣的、無關生產力的事情。

 

 

  • 05.「Google Reader」:重點是閱讀本身,不是翻閱這個動作

如果你有10個每天都想看的內容網站,若是要每天都花費時間去進行重複的打開每個網頁、瀏覽每個網頁有沒有最新消息的動作,這是你閱讀的目的嗎?

閱讀的目的應該在於讀到內容,而不在於去到那個網站(是的,身為部落客好像不應該這麼講,但身為追求生產力的工作者來說,這才是好方法)。

所以 Google Reader 仍然是必要的,即使是社群,你還是不得不點開那個網頁去看,而且社群還沒辦法讓你自己很方便的去整理。

但 Google Reader 上可以直接把優質網站的文章抓到閱讀器中,你可以從單一的閱讀器快速瀏覽所有文章,省去那些點開網頁的無謂翻書動作。

 

 

  • 06.「搜尋」:不要想了,去行動吧!

搜尋的意義,我覺得那代表跨出第一步的行動。

很多時候我們遇到問題,然後開始一直想、一直煩惱,如果你有時間去擔心「不知道怎麼解決問題」這件事,為什麼不把這個時間花在一個最簡單的行動:「去搜尋」上呢?

擁有時間,就是讓自己去做有意義的事情。遇到疑難與其自己空想,把時間花在用 Google 搜尋上,這才會展開行動!

 

 

  • 07.「待辦清單」:隨時知道自己有空時可以做什麼

我們其實常常遇到有空的時間,只是我們不會利用。每次遇到空檔時間,我們只會東摸西摸讓時間溜走。

這時候應該要事先準備好一份「待辦事項」清單,下次遇到有空的時間時,立刻從待辦事項裡挑一件事情來完成,把時間利用掉!

要不然,你遇到再多次空檔時間,你還是一樣誤以為自己沒時間。

 

 

  • 08.「行動裝置」:讓零碎時間也可以發揮價值

很多時候可能知道自己有空,但有空的時間非常短暫,例如等車空檔、通勤途中,但如果能夠把這些時間也拿來利用,那麼就會真正覺得自己擁有了更多的時間,因為你完成了更多事情。

利用智慧型手機,不管是 Android 或 iOS 等,這些零碎時間可以收發個郵件、做一些筆記,甚至要編輯一下文件、心智圖也不是問題。

行動裝置真的是可以讓我們擁有更多時間的好工具,只要用得其所。

 

 

  • 09.「隔離」:一次只做一件事情

我最近把手機上所有社群、即時通的通知全部關掉,只保留了和自己最重要的朋友的即時通通知,幸好使用 Cubie 的只有我們兩個。

因為當我正在利用零碎時間,在手機上處理一件事情時,彈出的通知非常容易打斷我的工作節奏,讓我變成一次做太多事情。

但這是數位環境很容易出現的問題,資訊太多太雜,因此第一步就是要隔離他們,例如正在專心工作時,把這些新訊通知全部隔離起來。

 

 

  • 10.「社群」:讓一件事情產生更多價值

前面才說要隔離通知,現在居然說社群也對擁有更多時間有幫助?這裡面的道理在哪裡呢?

其實很簡單,例如我寫出了今天這篇文章,我把文章分享到社群,獲得了一些討論、一些傳播,效應多大我還不確定,但只要有新的回應,這樣這篇文章的生產價值不就有了新的提昇?

社群傳播就像滾雪球,我先花時間創造出這件事情的基本價值,接著讓其他受眾一起花時間把這件事情的價值愈做愈大,我們彼此互相做著這樣的事情,讓一件生產可以超乎一個人可以做到的範疇,這當然是善用時間!

 

 

  • 小結:

以上,我從 10 個不同的角度,分享了在數位、雲端的時代裡,我們如何可以善用這些工具服務,讓自己節省並擁有更多時間,成為可以真正掌握時間的工作者與生活者。

最後,也歡迎大家分享你的經驗與想法!

另外,對數位工作方法有興趣的朋友,也歡迎加入我最新成立的「數位工作研究會( Google+ 社團)」。

19 則留言 :

  1. 很多相似的服務 偏偏只提Google
    Google是給你多少錢?

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    1. 这得多糟糕的心态,才会认为作者在博客推荐最熟悉的产品(也可能是体验最好的),一定是收钱了的。

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    2. 作者只是針對最熟悉的操作提出來,尼有能力也可以另寫一篇非google的服務!(不知什麼心態...)

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  2. 今天很感動,你在那麼快速的時間裡回覆,而且還分享了好文章,我最近才在思考,每天花那麼多時間在網路上,到底為了什麼,為什麼有麼多部落客寫文章分享,這問題有答案嗎????

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  3. 我的答案可能有點類似第10點^^

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  4. 也歡迎大家可以分享類似工具,或不同方法,討論是很重要的,這才是第10點活用社群來利用時間的價值^^

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  5. 請大家無視一樓 讓他丟臉沒人回應
    這次去日本
    很訝異同行的朋友
    手機只會簡單的LINE 遊戲 拍照
    連evernote 地圖等較進階的功能完全都不懂
    明明拿一支等級很高的手機
    卻只會做很低階的工作

    我覺得數位工具就像武俠小說的練功一樣
    數位工具有什麼功能 有多少部落客界紹
    都只能算是外功招式
    而國內唯一能真正講解一個工具如何活用
    如何幫助你 藉由數位工具
    改善你的生活的
    全國 只有本站

    也許頗對不起其它知名的3c部落客
    但我追蹤3c部落客和網站這麼久
    很多站 充其量不過是新聞台功能
    看過 嗯 就這樣
    完全無法深入了解或醒思這些軟體除了殺時間還能幹嘛
    真的只有電腦玩物能教我
    真正如何去完全活用

    我支持站長的寫作風格
    希望能繼續從您這學到更多

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  6. 我之前有試用過Google Reader , 只是不太會用 , 結果就放棄了...

    今天看了大大的文章 , 又去試了一下 , 發現Google Reader原來那麼好用!

    想請問大大 , 在Android平台上有什麼比較推薦的Google Reader軟體嗎?

    希望能找到一款版面簡潔 , 又有質感的程式

    還請大大推薦囉!

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  7. 除了社群,基本都有用到。阅读博主的文章每篇都获益匪浅,谢谢!

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  8. Google的服務都很不錯,但深入用會覺得有些小地方不夠貼心,是我太貪心了嗎 XD

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  9. 不是,而是完美工具其實並不存在^^ 我也常常發現每種工具都有一些小缺點,只能從中選一個最適合自己的

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  10. @孫梓翔
    推薦Feedly - 在Android/Apple平台都有
    和Google Reader同步又是免費,而且界面舒服

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  11. 我是用google reader先把訂閱的網站或部落格 依其特性分別歸類到不同的"資料夾"後...再在ipad上使用Flipboard這款app 把這些資料夾"收藏"進來 這樣好幾個完全不同分類的所有部落格新文章 每天都能很快速的瀏覽且知道最新訊息!而且喜歡的、感興趣的"標星""文章 在Flipboard又可以再收藏自成一類....這種瀏覽方式 是以往只使用電腦端 完全沒辦法辦到的!

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  12. 而且Flipboard除了網站、部落格 也可以訂閱許多社群網站(如FB臉書、微博、推特等)的訊息 也支援(如新浪微博)關鍵字訂閱 所以一站式解決了得知資訊這件事

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  13. 謝謝大大們的推薦
    我最後選擇了Google的潮流同步
    在這之前我是使用Flipboard,雖然他可以直接訂閱,又有翻頁動畫,可是我覺得不夠一目瞭然,不能選自己想知道的資訊,要一頁一頁翻…
    Feedly介面是很簡潔,可是還是不夠一目瞭然…
    Google Reader還不錯,很清楚,又有資料夾,可惜沒中文
    所以我選擇了跟Google Reader相似的潮流同步:-)

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  14. 謝謝大大們的推薦
    我最後選擇了Google的潮流同步
    在這之前我是使用Flipboard,雖然他可以直接訂閱,又有翻頁動畫,可是我覺得不夠一目瞭然,不能選自己想知道的資訊,要一頁一頁翻…
    Feedly介面是很簡潔,可是還是不夠一目瞭然…
    Google Reader還不錯,很清楚,又有資料夾,可惜沒中文
    所以我選擇了跟Google Reader相似的潮流同步:-)

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  15. 呵呵,我自己目前是使用這個來在手機上看 Google Reader:

    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.noinnion.android.greader.reader

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  16. 隨著雲端科技的普遍,雖然眾多公司提供的服務百百款,但真正常用的並且能應用自如的才是我必需好好思考的,感謝esor提供的方法都是很貼近生活上實用的,提供我做參考

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