2012年4月27日 星期五

Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜

Evernote tag-00

Evernote上儲存非常多筆記時,如何簡單又有效率的將筆記分類到不同「記事本」?又如何善用「標籤」的功能?今天來分享我自己使用上的一些心得與方法,但Evernote的優點就是彈性自由,所以也歡迎大家的回饋。

整理時最怕遇到的,就是分類得再漂亮、再詳細,但是如果以後「用不到」,這就只是浪費整理的時間而已。在數位工具中,你不需要依據內容屬性做出完整的分類,因為如果你是要找出相關內容,最快的方法是打出關鍵字「搜尋」一下,就可以找到了,根本不需一個一個分類去翻。

如果把「分類」比喻成「抽屜」,那麼我的分類原則就是「只建立我會翻開來看的抽屜」。分類不是要幫內容做上註解,分類的用意是:

讓我看到分類時,馬上知道要怎麼依據分類來行動。

 

建議同時參考:善用 Evernote 數位筆記術 的10個必備觀念

 

 

建立會翻開的抽屜:

例如把資料分成Google、Facebook等等瑣碎的屬性,那我看到後也只是知道:「喔!這裡有Google的資料,但是然後呢?」這就是無用的抽屜

就算以後我有需要找Google的資料時,只要輸入一個關鍵字「Google」,難道還找不出這些內容嗎?何必要分類?

 

相對的,假如我把資料打散,重新區分成:「執行A專案」、「學習行銷」,那麼這時候我一看到這兩個抽屜,就知道「我必須去」打開第一個抽屜來完成A專案,「我必須去」打開第二個抽屜每天學習一些行銷知識。

我沒辦法快速透過搜尋內文來找出哪些是A專案需要的資料,哪些是我想學的行銷知識,所以我才需要分類。

而且更重要的,就是「有用的抽屜」會激起行動,會成為行動提醒!我依據這些抽屜來「決定我應該怎麼做」,這樣的分類才有價值。

 

如果你建立的「分類名稱」本身能夠成為像是待辦清單、工作排程那樣的作用,那麼這時候就能更好的進行Evernote的筆記分類。

 

 

依據分類來行動:

所以我在Evernote裡建立分類與標籤的準則,就是「建立會翻開的抽屜」,並且讓「分類可以成為我的工作排程」。

下面我就直接分享自己實際的分類經驗,我會解釋自己建立的類別有什麼作用?希望從實例中,可以帶給大家一些想法的激盪。

 

首先你應該知道Evernote有所謂的「堆疊」功能,可以把很多個記事本合成一個群組。

而我會建立五個群組:「01.行動」、「02.專案」、「03.練習」、「04.回憶」、「05.日記」,每個群組底下儲存相關的記事本分類。

為什麼我要加上數字?數字非常重要,因為這樣才能「自動排列」出我想要的順序,別忘了,我的分類就是我的工作排程清單。

evernote tag-01

 

第一個群組是「01.行動」,它排在最前面,代表這是我每次進入Evernote時主要的工作區域。

當我臨時需要記下重要的便條(00.便利貼),當我需要進行目前工作的統合記錄(01.工作板),當我忽然有靈感想寫點草稿(02.寫字台),或是有任何筆記是我最近隨時都會用到的(03.辦公室),那麼我都會擺放在「01.行動」群組的記事本中。

這個群組的用意,就是記錄行動啟動行動的中心。

evernote tag-02

 

第二個群組是「02.專案」,這裡是作為前面「行動」的「後援」來使用,也就是每個任務或專案需要的資料庫,平常找到相關的資料時,就先依據專案儲存在這裡,未來可以隨時取用。

例如我正在執行「Evernote超效率數位筆記術」這本書的專案,在「01.行動」群組的「01.工作板」裡,會有一則「中樞控管筆記」專門記錄這本書製作的流程、待辦清單、重要資料。

而在「02.專案」群組裡,則會有一個記事本,專門儲存我找到的各種可以參考的Evernote資料,這份資料庫就是我執行專案時的後援。

而有多少專案需要這種資料庫後援時,我就會在這裡建立新的記事本分類,慢慢收集儲存內容。

evernote tag-03

 

第三個群組是「03.練習」,這裡我專門存放關於生活、學習相關的「想要去執行」的筆記。

例如我平常收集各種美食介紹存入「b.藝文美食」,看到有趣的旅遊景點就存入「a.旅行踏青」,當我週末要出去玩時,直接從這兩個記事本裡挑幾個筆記出來「執行」即可。

而最近我想自己學習、閱讀的知識,我也都會存入這個練習知識庫,有一點像是稍後閱讀,同時也方便日後搜尋參考資料的用途。但如果有些分類儲存太久又缺乏行動力,我也會直接刪除。

因為,老實說,現在有什麼資料你不是直接用Google搜尋就能找到?並不一定要把大量「可能放太久會過時」的資料儲存在Evernote中。

evernote tag-04

 

第四個「04.回憶」群組與第五個「05.日記」群組可以放在一起討論。

「04.回憶」是專門儲存前面幾個群組行動過後,完成行動了,但覺得值得保留備查的資料,這時候,那些筆記就會從前面的記事本移動到「04.回憶」。

但有些筆記完成後就沒有儲存的價值了,這時候我也不會留著,就直接把整份完成的記事本或筆記刪除。例如前面幫某個專案收集的資料庫,專案完成後有可能就用不到了(而且放太久或過期),這時候我就直接刪除。

記住,筆記是可以隨時移動的,如果你的分類就是工作排程、待辦清單,那你的筆記應該會依據完成與否,改變資料夾的位置。

 

「05.日記」則是加上註解的回憶。這是什麼意思呢?

例如我在「03.練習」裡挑出來執行的美食探訪,我會把該則剪貼筆記丟入「05.日記」中,然後加上自己實地探訪後拍下的照片,並且補上我自己的心得,變成一份我自己的日記。

日記的意義就是加上自己詮釋後的回憶,透過Evernote來儲存這些以後看起來會津津有味的記憶是很方便有意思的。

Evernote tag-05

 

 

用標籤進行時間管理:

最後,「標籤」的方法可能是大家最容易覺得混亂的,但其實標籤是可以非常簡單的!

要記住,千萬不要把標籤變成屬性分類,這是我早期犯的錯誤,以為筆記加上很多屬性會很容易查找,但在Evernote筆記裡不需要這樣,原因是當你要找筆記時直接搜尋就好,根本不需要依靠標籤。

 

那麼標籤可以拿來幹嘛?

我把標籤拿來當做「時間管理」工具

  • 「01.today」:需要這兩天完成、查看的筆記,就加上這個標籤。
  • 「02.tomorrow」:過幾天會需要用到的筆記,就加上這個標籤。
  • 「03.working」:處在一個長期工作中的狀態,就加上這標籤。
  • 「04.review」:完成後需要過幾天回顧檢查一下的,就加上這標籤。
  • 「05.plan」:還在計畫中,但是等待要去確定是否開始執行的就加上這個標籤。

這樣一來,我的標籤就非常簡單清楚,從標籤裡我可以看到自己行動「緩急」的依據了。

Evernote tag-06

 

 

  • 小結:

以上,我分享了自己進行Evernote分類與標籤的思考原則,也實際展示了自己目前的分類與標籤內容,希望可以提供大家一些參考。

當然,如果你有不同的分類方法,都歡迎你留言一起來討論。

74 則留言 :

  1. 这种分类方式对我很有启发!

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  2. 我一直不了解..為什麼官方不加入排序功能..就算是只有付費版才能用也ok

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  3. 為什麼您總是可以在這麼有限的時間 天天推陳出新又豐富實用的資訊呢 了不起!

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  4. 雖然我很仔細的看完,但是我一直在想contack是什麼東西

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  5. 非常非常有幫助的一篇文章
    透過這種歸類方式對於督促自己進行下一步驟實在受益良多....

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  6. 我現在也對 標籤 的用途很困惑...
    你的分類很棒!

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  7. 正想學習一下如何用 Evernote 呢 ,見到這篇文章正好 !

    有 2 個 Evernote 串錯了,由底數上去最接近的 2 個 ,版主請改改吧 。

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  8. 正想學習一下如何用 Evernote 呢 ,見到這篇文章正好 !

    有 2 個 Evernote 串錯了,由底數上去最接近的 2 個 ,版主請改改吧 。

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  9. 感謝大家的提醒,錯誤處已經修正

    contack就是...........我拼錯了XD

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  10. 我的evernote就是把分類當抽屜(稍後閱讀、還有一些美食玩樂跟名片等等),關於標籤很簡單,就是用來當自己手打的筆記內容(備忘筆記用在手機,料理筆記記錄自己消化學習後節錄的重點等等)

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  11. 這篇的分類和之前的照片差好多噢...

    「雲端工作術」整份完成會直接刪掉或放到回憶,那如果只有一兩篇完成呢?

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  12. @phantoms:
    我當然也是不斷精進自己的分類方法囉^^

    關於刪除的問題,我會等整份完成,才直接刪除或放到回憶中,部分完成表示還在工作中,那就繼續留在專案群組。

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  13. 堆疊中和其他人不一樣的藍色資料夾,有特別的作用嗎?
    (像第四張圖中的雲端工作)
    因為我的 Evernote 裡也有藍色的資料夾,但卻一直不知道它和別人為什麼不一樣。

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  14. 感謝您很有用的心得教學!

    想請問一下您是否也有什麼快速的方法在截取網頁資料時把它們歸類到不同記事本,或是加上標籤呢?用hotkey?

    您通常用什麼瀏覽器,用webclip到web還是desktop evernote……?
    感謝!

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  15. 很謝謝您寫這篇文章 原本evernote我還不太會利用 看完之後頭腦更清晰了!! 感謝!

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  16. 很有用的好文章!
    也幫助我們離清了許多觀念。
    邏輯非常清晰呢!

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  17. 請問您主要是從電腦版的 Evernote 來工作,還是網頁版?因為我常常發現網頁版與電腦版的 Evernote 有些 Note 總是同步不過來,有點困擾......

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  18. 我觉得行者的evernote笔记本管理方式非常好。我在evernote上的管理方式借用了一个日本的evernote爱好者的一篇文章:

    http://ozpa-h4.com/2011/11/20/evernote_12800_shiyourei_notebook/

    标题直接翻译过来就是“超具体的evernote使用例:自晒自己高达12800本的我的笔记本”。他的分类和你的也有很多共通之处。

    另外我对标签有一些别的看法。evernote的标签管理分为“可显示全部笔记本里的标签”和“分别显示目前激活的笔记本的标签”这两类,这两类在不同的管理需要中各有各的优点但是鱼与熊掌不能兼得,但是由于evernote可以支持标签的树状管理所以实际上鱼与熊掌是可以兼得的,其中父标签的用处和上述博客中提到的用空白笔记本的名称制作水平分割线有微妙的相通之处。

    BTW,电脑玩物每次发新的文章的时候能否在Google+上面也同步发布一下呢?博客的评论系统相对于Google+不太适合用于讨论了……

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  19. 我常常會忘了我東西放哪裡,或買了什麼?我會把他用相機拍起來 例如衣服 保養品 然後用evernote分類整理 在把放的地點用tag連起來 你覺得還有沒有更方便的方式呢?Evernote沒有一次多選 很難一次移動 不方便 大師有想法嗎?

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  20. 感謝這麼實作的分享
    蠻想知道你如何整理「中樞控管筆記」?

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  21. evernote的標籤還不太會用這篇對我很有助益!! XD

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  22. 想請問01工作版03辦公室跟專案的用法

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  23. @邱小麥 :
    藍色的代表那是與他人共享的記事本

    @gic:
    我一定會打開桌面端軟體,所以擷取網頁時,我通常先在桌面端軟體打開想收入的記事本,然後在瀏覽器上利用WIn+A快捷鍵擷取,這樣很快。

    @匿名:
    我都是在電腦端工作。

    @Vergil.Vanguard:
    感謝回饋,在Google+上可以同時追蹤我的個人帳戶:https://plus.google.com/u/0/100105166562504132677/

    @匿名:
    你的生活整理方式非常好,而且跟我的作法也很接近呢^^
    關於多選筆記的方式,只要按住〔Ctrl〕,就可以點擊多則不同的筆記多選了。

    @Paul:
    中樞控管筆記的概念我下次會分享~

    @君偉:
    我自己的定義是這樣的:
    01.工作板:放每個不同專案各一則的統合中樞控管筆記,工作板是我每天工作時最常打開的記事本,所有工作重要資料都放在這裡。

    0.辦公室:放工作相關的一些常態性查詢資料,例如所有客戶的電話、某個行政報帳的流程、某個工作提報用的表單等等,可以隨時取用「制式表單」,查看「行政手續」的辦公室文件夾。

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  24. 這篇真的是非常具有參考性。

    另外目前我的作法在行動比較瑣碎面還是放在awesome note裡面,有check list可以用比較方便。evernote裡面留的比較是個別專案的action plan以及參考資料。另外有些資料如果建立的時候就想到可能會橫跨好幾個事件夾ex要和老闆溝通,我也都會設上專屬的標籤。方便按一個鍵就把這些waiting to do 抓出來

    凱爾文密克斯

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  25. 很棒的回饋,action plan的概念似乎和我文章裡說的中樞控管筆記很像,改天我分享時也歡迎來對比討論看看^^

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  26. 我覺得做客戶的管理就非常好用,以前都要建資料庫,現只要依客戶代號做資料夾,馬上找到所屬的資料,再搭配標籤的使用,時間管理會非常有效!
    另這次Android最新版的更新,讀資料時就無法做縮放的功能,不知你們是否也會這樣,有資料需給客戶看時,無法達到簡報的目的。
    我現在已升級至專業版,也長期支持者,再請教一個問題,選擇部份離線資料夾,但搜尋的功能就無法執行了,跑出的結果是全部的資料,為什麼會這樣?

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  27. 有些網頁的圖片沒有辦法匯入evernote,請問這要怎麼解決呢?謝謝, 困擾很久了:(

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  28. 請問,像是聽到一些好的詞彙想要收錄,站長您也是用Evernote嗎?
    一些名言佳句、一則笑話,或是閱讀雜誌的隨手筆記呢?
    日常生活中和人閒聊的隨手記呢?(比如說某人喜歡吃什麼,不喜歡什麼之類的)
    想請教站長這類的需求是否有合適的整理方式呢?感謝~ 忠實讀者敬上^^

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  29. @匿名:
    客戶管理的功能很好用,

    @Spritehance:
    網頁圖片如果網站不支持外連就無法複製,除非你自己存檔圖片後貼入筆記

    @bobo52310:
    名言佳句我平常倒是沒有收集的習慣XD

    不過,提到和人閒聊的隨手記,針對重要客戶,或者生命裡重要的人,我會給他們一則專屬筆記,並且把他們的喜好、故事,統一記在這個人的專屬筆記裡。

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  30. 嗯嗯...我已經把你的分享收進了Ee!學習篇
    站點,優,有內容,不少。請加油給你鼓舞。

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  31. 我的作法如以下圖片連結,
    https://plus.google.com/u/0/112281744190610017919/posts/HsXyboBjtgG

    https://plus.google.com/u/0/112281744190610017919/posts/T46JWyy1Cqz

    分類(記事本)的用法和esor略有不同,
    主要分成三種, 01 stuff暫存區, 02 to do list待辦, 03 Reference參考用,

    01, stuff這個記事本 會放一些最常用的材料, 如diary或一些list, 而一些即時要看的東西, 我也會先放在stuff,

    02, 待辦這個記事本, 分為ASAP、next action、maybe one day三項, 優先順序遞減

    03, 參考用則放一些處理完的,類似esor的回憶區,日後可回頭搜尋, 喚回記憶~

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  32. evernote很好用,但一直有個困擾,如日記想加密,不想讓別人看到,手機跟pc的程式有辦法作到這嗎?

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  33. 手機可以把整個App加密(專業版)

    另外手機和PC可以針對單則筆記內容加密

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  34. 發現一個evernote trunk app(http://www.zendone.com/tour), 跟你介紹的GTD方法有異曲同工之妙.

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  35. 作者已經移除這則留言。

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  36. 站長

    請問手機端要把單則日記加密要怎麼做?
    我找不到可以加密的地方...

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  37. 您好,拜讀過您的文章之後,深深被您啟發。不過在這裡有一個小問題想請問您:
    要如何在手機上刪除已經建立的標籤?目前只找到在電腦上刪除後,同步到手機,但這樣還是有些麻煩ˊˋ

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  38. @julia :
    單則日記加密,要在記事中圈選內容,按右鍵選擇加密這一區塊。

    @河銅豬排:
    確實只能在電腦端刪除標籤。

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    1. 手机端删除标签功能找了半天。原来还没实现。

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  39. 大大,從電腦端加密我會阿,可是從手機端我找不到怎麼弄QQ

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  40. 要在電腦端才能加密單則記事

    手機上則是專業版可以用密碼鎖住APp,防止他人偷用

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  41. 那再次請問大大,還有什麼類似evernote的軟體,是免費又可以公開某個記事本讓人共同編輯的?

    evernote要做到這樣好像要付費才行,有沒有軟體是免費可以做到這樣的呢?

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  42. 目前先想到的是利用Google Docs硬當筆記本來用

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  43. 您好:看了您的雲端筆記
    我覺得讓我受益
    因為我目前有個問題
    簡單來說
    我想建立一個良好的系統
    讓自己習慣使用

    用紙
    我試過用筆記本
    結果記了一大堆
    最後很難整理

    用電腦
    再快也沒有紙快
    跟人溝通的時候總不可能拿著電腦紀錄

    我有一大堆的筆記本
    我的頭腦很清楚
    我想分成人事物時地和意和發現
    每一秒我都不想錯過

    可是我一直失敗

    我只是很想
    從應該做的,想要做的,必須做的達到一個平衡
    讓我有更充裕的時間分配
    去學習我比別人更要多付出的努力

    早起也沒用
    晚睡也沒用
    整個人越來越神經兮兮

    我真的越來越痛苦

    我只是很想要收集而已...
    收集回憶,有用的資訊,利用自己的身體努力去學習

    原來建立一個系統很難

    我想把握每個當下發生的事情
    馬上紀錄
    及時修改,及時整理,及時觀看,及時學習

    這,好像真的不是什麼容易的事情

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  44. 請問是付費版才能有一個以上的堆疊嗎?

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  45. 請問一下,關於專案的開會記錄或是同事討論記錄,您會放在中樞筆記中嗎?這樣中樞筆記會不會變的很龐大,當要尋找某次開會記錄時,會不好找?

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  46. 謝謝分享,

    跟站主報告一下,我已經打算採納站主的分類方式,把工作上累積的大量Note做好重整,目標是項站主說的,一看到「行動」就知道怎樣行動!

    十分感謝!

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  47. @Zoeey.Han :
    免費版就可以隨意建立很多個堆疊

    @Arthur:
    好問題,如果一個專案必須開很多次會議,那麼我會把會議記錄分開成另外一個筆記做即時的會議記錄,然後會議結束後把重點貼回中樞筆記。

    尋找會議記錄則不是問題,用關鍵字搜尋就好

    @Para:
    感謝你的回饋^^ 希望對你有幫助

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  48. 請問站主,ipad版的evernote,是否能以傳統樹狀資料夾形式呈現?就如同在PC或MAC的呈現方式。

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  49. Hi Esor,
    從以前就覺得GTD的概念不錯,但系統複雜又苦無好的工具來實踐,一直無法順利採用;看了您的書及部落格中對evernote的應用方法真是令我嘆為觀止,這就是我想要的!!
    不過看了書及部落格文章後還是有些不甚了解的地方想請教:

    您以「行動力」為主軸的概念來應用evernote我覺得非常棒,筆記應該依各種使用情況與時程在各個記事本中流動我也相當認同,惟對於您的「04.回憶」(在您的文章及書中有時會變成「04.封存」?)及「05.日記」還是不太理解。雖然您其他文章有提過「日記是由自己註解過的回憶」來區分「回憶」及「日記」,但難道「回憶」的部分都沒有任何註解嗎?對於您的區分還是不太明白@@也想請教您時而用「回憶」、時而用「封存」的背後想法為何?

    我舉個例好了,以下要借用您的方類方法喔XDD 假設我想學習筆記方面的技術,在「03.練習」這個群組裡我開了一個名為「筆記術」的記事本,有一天我在書店逛發現站長的Evernote超效率數位筆記術相當棒好想讀,當下買了並拍照放到「01.行動」群組裡的「00.便利貼」,隨著閱讀進度的變化,這則筆記可能會被送到「01.行動」群組的其他記事本中,還是我要把這則筆記放在「03.練習」->「筆記術」裡?抑或是要在「02.專案」裡開個專案?~而當我讀完這本書也註記了一些自己的心得感想後,我要把這則筆記放到「04.回憶(封存?)」還是「05.日記」?還是就把它留在「03.練習」裡?

    對於這種學習或自我成長類的行動來說,它可能是在構築自己的參考體系,若留在「03.練習」裡,那就無法馬上區分這是已經完成閱讀的筆記;若放在「04.回憶」裡,就代表只要是我想建立的參考體系,在「03.練習」及「04.回憶」都會有一模一樣的記事本項目。但這則筆記我也有了我自己的註記啊,該算「05.日記」嗎?想請教站長都怎麼做,這個問題困擾了我好久@@

    就是一項行動計畫在各群組與記事本間的流動我還不是很「輪轉」,還請站長指點迷津:)謝謝~

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  50. 作者已經移除這則留言。

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  51. 一直整理不好筆記,希望透過這篇文章可以學到一些皮毛。
    不過我用的工具是Google雲端硬碟。

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  52. 沒有什麼不行,分類的精神應該都是相通的^^

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  53. 請問在電腦版中看到的 [屬性] 功能
    有何作用

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  54. 你好,有个问题想请教:我想把带标签02.tomorrow中的笔记改为标签01.today,有没有好的办法,谢谢

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  55. 作者已經移除這則留言。

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  56. 天啊原來那本書是您寫的, 我昨天才去博客來下訂的! XD
    剛剛拜讀了這裡的文章更是確定這書一定對我很有幫助, 在此先謝了! XD

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  57. 謝謝你的分享,這幾篇給我的收獲很大
    我想一個問題想請教一下
    以你寫「Evernote超效率數位筆記術」這本書為例
    你在『01.行動』裡面的『01.工作版』寫工作記錄,這邊只有製作流程、代辦清單、重要資料
    然後在『02.專案』裡的『Evernote超效率數位筆記術』放參考資料
    那你寫出的東西放在哪裡呢?
    我的想像是應該還會有一個記事本
    裡面會有這本書『目錄』『第一章』『第二章』這樣
    可是我不曉得這會放在哪一個堆疊中?

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  58. 草稿的話,我會統一放在『02.專案』裡的『Evernote超效率數位筆記術』,只要在『01.行動』裡面的『01.工作版』建立連結目錄即可。

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  59. 請教站長
    我剛開始使用EVERNOTE,也買了你的書

    1.代辦事項的核取方塊,打勾跟未打勾已經可以分別是否完成,為何您要在已完成事項多加個刪除線呢

    2.時間管理你用標籤01today,02tomorrow....,我是用記事:01今天、02這幾天
    請問這兩個用法有何差異呢
    謝謝

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  60. 請問如何在行動下再添加產生00便利貼呢~是否有操作使用教學的文章可以學習一下~我是新手

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  61. 真希望你的evernote超效率数位笔记术能快一点引进到大陆~我的evernote主要是做资料夹用。根据《晨间日记的奇迹》、《记事本圆梦笔记》、《高效能人士的七项原则》等书,结合一些网上个人管理资源的教学,设计了6个人生方向的大笔记本:career、finance、health、lifestyle、relationship、self-improvement。然后额外有一个0index笔记本,用来收集临时资料,平日有时间时就分类。日程安排什么的都交给随身记事本了,每写完一个本子就在evernote上做索引备份。但是因为这个工作量太大,任务经常被拖延,正在苦恼怎么结合呢!

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  62. 請問大大
    如果整本記事本都想加密呢?該如何處理
    小弟的意思是
    如果這本記事本不想給其他人打開
    只有自己能打開
    該如何處理呢?

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  63. 有模板可以分享嗎 就可以不用建模

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  64. 有模板可以分享嗎 就可以不用建模

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  65. 很有启发,谢谢咯。

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  66. 請問標籤要如何分類?現在新版的everonote好像沒辦法像pc 的資料夾一樣,一層一層往下堆疉,我一直無法做出和你一樣的效果

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    1. 標籤好像一直都是電腦版上才能一層一層堆疊

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