2016年6月24日 星期五

萬用型 App 優先法則!提升產能,節省時間的工作術


在買筆記本時,有一種筆記本叫做「萬用手帳」,他裡面同時包含了行事曆、通訊錄,還有各種格式的空白筆記頁,我們可以在裡面安排任務、剪貼圖文、寫日記、抄筆記、做計畫、記帳,因為無所不能,所以「萬用」:

我記得自己學生時代只要一本萬用手帳在手,什麼事情都能解決,而背後依靠的是我們對筆記本無窮無盡的創意妙用。

然而,我們在數位工作時常常忘了當年「萬用手帳」妙用的精神。

於是在手機上為了健康需求安裝了一個跑步 App、一個飲食紀錄 App。為了理財需求安裝了一個記帳 App ;為了時間管理安裝了多個待辦清單、習慣養成 App ;為了規劃旅行又多安裝了幾個行程 App ,實際使用時,卻發生一件事情要記在多個地方的窘境,要手忙腳亂才能管理生活瑣事,或者有些 App 怎麼用都會半途而廢

所以,今年初在寫完「[生活駭客2] 讓自己成為一個「很簡單」的科技人」後,我開始追求一種「簡單工作法」,而其中的方法之一,就是要更善用一個「萬用型 App 」來取代多個單功能 App ,這樣的做法不僅更節省時間,還能帶來更大的工作產能。




一,萬用型 App V.S. 單功能 App 的優缺點


一個理財記帳 App 結合了快速記錄介面、統計計算分析,甚至厲害一點的還可以結合你的銀行帳戶。一個健康管理 App 可以自動記錄跑步時間、計算消耗卡路里、搜尋飲食資料庫。這些是單功能 App ,確實強大,針對單一需求更加有用。

然而回過頭來想,我可不可以在原本已經在使用的筆記本或試算表 App 中滿足記帳需求呢?甚至也滿足記錄健康與熱量的需求?當然可以,或許沒那麼多強大功能,但滿足核心目標一定沒問題,例如我之前研究過的方法是:


Evernote 或 Google Drive ,就是「萬用型」 App ,這些趨近於空白萬用手帳的服務,能夠讓我們在上面自由設計個性化的工作方式與流程,發揮創意就能滿足工作生活各種需求。

我喜歡萬用型 App 的理由包含:

  • 1. 學一個工具就好,減少時間浪費
  • 2. 資料統一,管理容易,方便鳥瞰
  • 3. 手機使用效能與效率提升,工作更專注
  • 4. 反而更簡單、更自由,更能個性化




二,萬用型 App ,幫助我們把人生管理得更專注而簡單


針對單一需求來說,「萬用型服務」確實不比「單功能工具」那麼強大,可是我們的人生不只是在滿足單一需求,鳥瞰一下,人生其實是一個整體,這個整體之下常常會有很多個需求要同時被滿足。

如果人生有十個需求,而我必須學會並應用十個強大的工具來滿足需求,花費在學習與使用工具的時間上,一定超出人生擁有的時間太多,最後就只能打架、只能放棄,甚至變得混亂而低效率。

那麼如果把這十個人生的需求,用一個已經習慣的「萬用型 App 」來解決呢?

首先的優點就是我只要精通一種到兩種工具就好(事實上一般人也只能精通兩三種工具),而這對我們來說是相對簡單且不花時間的。

接著更重要的是工作與人生的資料應該「統一」,如果健康、理財、工作、生活需求都用同樣的萬用型 App 管理,那麼這些資料就可以隨時整合,方便備份,要反省自己的人生計劃時,也就能真正建立鳥瞰視野。

當然,如果使用的工具簡單而統一,那麼無論電腦或手機上的使用效能也會提升,不僅速度快,也省去要打開好幾個 App 的時間。

最後,「萬用型 App 」延伸出來的價值是解放我們的個性與創意,通常這類萬用型 App 都像白紙一樣有很大的自訂空間,只要你願意思考一下,就能設計出符合自己獨一無二需求的工作流程,反而比限制在單一功能 App 上強大的特殊功能設計更自由。




三,舉例:我用一個 Evernote 取代十個健康、生活、旅遊、任務 App


你可能會說,電腦玩物上不是也常常介紹各種健康 App、 旅行 App、 時間管理 App 嗎?是的,不過對我來說那是為了特殊需求的讀者而介紹,或是為了「學習單一功能 App 的管理原則」而介紹。

我自己其實都會在學習這些特殊 App 的「方法優點」後,回頭改進到自己 Evernote 的管理方式中,最後全部都用 Evernote 這樣一個萬用型 App 來管理所有需求。

所以目前我自己其實在手機或電腦中,只用一個 Evernote 來滿足下面十種特殊 App 的需求:


  • 1. 健身健康:
我直接在 Evernote 筆記記錄每天的熱量與運動量作為反省。雖然記錄起來沒有用單一 App 方便或好看,但我發現這些資料可以跟我的其他生活資料在 Evernote 中統一管理。

而且漸漸的不再追求複雜化,反而這樣的簡單記錄可以維持更久。



  • 2. 稍後閱讀:
我會把想要稍後閱讀的文章剪輯到 Evernote 的「收件匣」分類,然後有空時去閱讀、整理或刪除。

比起使用另外一個稍後閱讀 App ,因為 Evernote 我每天都會打開、都必須打開,所以真的會去閱讀這些文章,不會忘記。


  • 3. 記帳理財:
從 2013 年開始我自己就不安裝額外的記帳 App ,用我的特殊筆記方法來記帳:「丟掉記帳軟體與 App ,轉個彎,我養成了記帳的習慣」。

只有後來跟老婆實踐了一段時間的 Google 雲端記帳,但最終還是喜歡回歸我的萬用型 App 。

因為萬用型 App 通常每天都要打開,他是你原本就需要的最拿手工具,也因此在習慣養成上反而更有利。


  • 4. 旅行規劃:
我自己旅行時真的就只需要 Google 地圖與 Evernote 這兩個 App ,而所有的行程管理或規劃,回歸筆記絕對可以解決問題:「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略」。

那些其他的行程規劃或整理的 App ,雖然整理排程功能更強大,但無法讓我隨心所欲地整理,更重要的是「旅行資料」會被單一 App 限制住,不像 Evernote 那樣完全掌握在我自己的手上。


  • 5. 習慣養成:
有時候會有一些針對特殊需求的習慣養成 App ,雖然他們可能有很好的計數功能,或是很好的統計分析,但我覺得習慣養成更關鍵的其實是「看到短期目標的累積成果」(參考:養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?

所以其實我自己在習慣養成上,全部都用 Evernote 來管理,把養成習慣的過程與成果記錄到筆記中,看到自己的累積成果,規劃自己下一步目標,其實這樣就可以很有動力的!

例如我的讀書習慣養成計畫:「用 Evernote 開始完美讀書計畫:抓重點閱讀心得複習」。或是我的欲望購物管理計畫:「我的 Evernote 欲望清單,用筆記節制衝動購物念頭」。


  • 6. 食譜整理:

或者之前我也嘗試過一些食譜 App ,但後來發現要從收集食譜、研究料理、筆記菜單,到最後延伸到日後學習、分享、應用,其實全部整理到 Evernote 上也能滿足需求:「做好大人的學習筆記:如何開始建立你的技能系統?


  • 7. 生活整理:

生活整理有很多層面,可能是名片的無紙化、書櫃倉庫的索引,而就像我這篇文章所說的:「[年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得」,有了最拿手的萬用型 App ,或許不需要其他 App 就能解決這些問題。


  • 8. 日記、寫作:
雖然也有一些細節上更好用的日記或寫作 App ,但回歸資料的統一管理,我還是喜歡就把 Evernote 當作我最佳的日記與寫作工具:「我如何在 Evernote 養成每日寫作習慣與鍛鍊寫作技巧」。


  • 9. 心智圖、圖片註解、檔案傳送:
萬用型 App 就是當我發生什麼小需求時,優先思考看看原本已經拿手的這個服務有沒有辦法解決問題。

例如我偶爾想要畫心智圖,雖然我介紹過更多強大的心智圖 App,但我自己更多時候是直接用 Evernote 內建手寫功能解決需求,因為這樣更簡單統一。

例如當我出現需要把檔案從手機傳送到電腦時,或是需要在圖片上做註解時,雖然也有特殊 App 可以滿足需求,可是不如直接在慣用的 Evernote 中操作,這樣檔案資料不分散,也不用花時間去學一個新工具的用法。(參考:Evernote Windows 直接內建圖片註記,終於不一定要裝Skitch


  • 10. 時間管理:
我常常介紹很多不同需求的時間管理工具,但我自己其實把所有時間管理需求都用 Evernote 來滿足:「瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理」。

雖然單一的待辦清單 App 有更強大的功能,但回歸任務與資料之間的連動,和聚焦專注的工作平台等要求上,統一的萬用型 Evernote 似乎又更好。




四,那些值得推薦的萬用型 App 


那麼除了 Evernote ,還有哪些工具與服務是「萬用型」的呢?

例如 Onenote ,當然就跟 Evernote 一樣承襲了萬用手帳的精神。或是像可以文書編輯與結合各種應用的 Google Drive 也能發揮萬用精神。很多朋友喜愛的 Trello 結合筆記、布告板與白板特色,其實也帶有萬用的彈性。

又或者像我之前介紹過的「Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學」,其實也是用一個大家相對拿手的 Google 日曆,來取代額外安裝課表 App、會議 App、習慣養成 App 與專案管理 App 的需求。

我自己的工作方法是集中在 Evernote 與 Google 服務上,盡可能發揮其萬用的特色:

但這就讓我可以「減少切換工具的時間」,可以「統一管理不同需求的資料」,而這些服務的彈性足以讓我「做出個性化的工作流程設計」

你不一定要跟我使用一樣的工具,但我推薦大家想想看有沒有你最拿手的工具可以負擔「萬用型」的應用,然後想辦法用統一的工具,帶來更大的工作效率!最後,如果想跟著 Esor 一起研究數位工作效率,歡迎來報名我陸續開設的各種雲端工作課程:「電腦玩物的課程講座資訊」。
  • 1. 學一個工具就好
  • 2. 資料統一,管理容易
  • 3. 手機使用效能與效率提升
  • 4. 反而更簡單、更自由

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5 則留言 :

  1. 化繁為簡、以一御十;百川納海、萬劍歸宗...
    數位工作裡面,E大真的是大師了...

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    1. 不敢當,我也是在持續改進自己的方法路上

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  2. 因為Esor多年的介紹,我也成為了一個Evernote的重度使用者了:) 你的分享真的很受用喔! 謝謝

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  3. 因為Esor多年的介紹,我也成為了一個Evernote的重度使用者了:) 你的分享真的很受用喔! 謝謝

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