2016年4月17日 星期日

沒網路也能用,你該開啟的七個 Google 離線工作功能


當然, Google 的「雲端辦公室」可以帶給我們協同合作、即時同步,以及通過雲端運算的智慧型功能等等優點,這也是我在電腦玩物上常常探討的主題:


但是 Google 的雲端辦公室「並非一定要有網路才能工作」,當我們遇到網路不穩定、網路斷線的情況,其實 Google 許多雲端服務有提供應變解決之道,而這應該也是慣用 Google 工作的朋友所需要的。

所以下面我就整理自己的使用經驗,分享在不同 Google 服務上,有哪些離線工作的功能值得我們開啟、利用。

2016/7 新增:自助旅行、出差工作沒網路?靠這10大離線 App 搞定




1. Google Drive、 Google Docs 網頁版離線編輯


作為 Google 雲端辦公室核心的 Google Drive 雲端硬碟,以及在其上的 Google 文件、試算表、簡報編輯服務,不只可以在網路環境線上編輯,就算在網路斷線的情況下,我們也可以繼續編輯最近開啟過的 Google 文件、試算表、簡報檔案。

這樣一來就常常在下面這樣的情況解決我的煩惱:搭高鐵的路上正在編輯一份 Google 文件,但高鐵網路很不穩定,常常斷線,所以利用 Google Drive 的離線編輯功能,即使斷線時我也可以繼續新增或編輯文件。
或者我製作簡報都是利用「 Google 簡報」,線上編輯快速又能同步,但是有時到了演講會場,當場沒有網路就很尷尬,但是這時候一樣利用 Google Drive 的離線功能,在沒有網路時,我一樣能打開 Google 簡報離線播放與編輯。

要怎麼開啟這個 Google 雲端硬碟網頁與 Google Docs 線上文書的離線功能呢?首先要使用 Google Chrome 瀏覽器,然後到 Google Drive 網頁端右上角的[設定]中,開啟[離線設定]即可,就這麼簡單,以後就能離線編輯最近開啟過的 Google 文件。






2. Google Drive、 Google Docs 手機離線編輯


除了電腦網頁端的 Google Docs 可以設定離線編輯外, Google Drive 的 Android 與 iOS App 也可以讓我們事先指定檔案與文件「離線」使用。

在 Google Drive App 中打開某份文件檔案詳細資料,開啟[可離線存取],這樣以後就能從在手機離線瀏覽或編輯這些文件。






3. Gmail 網頁版離線使用


在我寫過的「Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理」一文中也有提到的,高效率的網頁 Gmail ,其實也有推出離線郵件軟體的功能。

它可以事先下載最近一週或一個月的郵件到電腦中,讓我們離線時也能查看 Gmail 信箱,或事先寫好郵件內容等。

要開啟這個離線 Gmail ,請依照這篇文章完成設定即可:「Offline Google Mail 離線版Gmail推出」。

offline google mail-06




4. Google Keep 筆記離線使用


Google Keep 是跨網頁、手機的筆記服務,而在電腦端雖然沒有推出桌面軟體,但是可以透過 Google Keep 的 Chrome App 來獲得筆記離線瀏覽、編輯的功能,就像桌面軟體一樣。

詳細的設定可以參考:「Google Keep 離線瀏覽與筆記, Chrome 離線軟體版推出」一文教學。

google keep-03




5. Google 翻譯 App 也能離線翻譯


Google 翻譯是生活中翻譯外國語言的好幫手,而當出國自助旅行時,讓 Google 翻譯 App 在沒有網路時也可以離線翻譯,就是很重要的功能了。

這部分當然也是可以作到的,請參考:「Google 翻譯 Android 支援離線翻譯!下載中英日文翻譯」一文的教學。

Google 翻譯-01Google 翻譯-02




6. Google 地圖 App 離線使用

Google 地圖在 Android 與 iOS App 上都支援「離線地圖」功能,可以事先下載某個區域的地圖,然後出國時不用網路也能瀏覽,這部分的設定請參考:「新版 Google 地圖 App 如何更簡單自訂、下載離線地圖?」。

但是, Google 地圖的離線地圖功能目前不支援台灣與日本,如果你想要獲得這兩個地區的離線地圖,那麼或許要另外參考:最佳免費離線地圖App對決 Maps.Me? City Maps 2Go? 





7. 用 Google Chrome 離線編輯 Office


這個離線工作功能,則是利用 Google Chrome 在離線時編輯電腦硬碟裡的 Office 文件檔案,不需安裝 Office 軟體,而且會自動儲存回電腦檔案。這部分的教學請參考:「如何用 Google Chrome 離線編輯本機的 Office 檔案?

所以,不要以為 Google 只有雲端辦公室,其實裡面有很多功能是可以「離線工作」的喔!別忘了開啟,下次網路斷線時就不會卡關了。

最後,讓我繼續追加一個自己課程的宣傳,最近我和「專案管理生活思維」的 Joe 與 Bryan 合作,在他們的大人學教室開辦了全天七個半小時的「 Google 雲端辦公室進階實作班」課程,歡迎大家來報名參加,即將額滿囉!

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6 則留言 :

  1. esor 大大,我想請教一個跟本主題無關的問題希望大大跟其他讀者不要介意?
    就是我想在google的工作清單上保留完成事項的紀錄,但是又希望待辦事項的表上不要出現已完成的事項以讓清單看起來乾淨舒爽!也就是說可否在工作表的"動作"執行"清除已完成工作"後又在日曆上可看到過去完成的工作事項. 煩請esor 神大能夠解惑!

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    1. 目前看起來工作表應該是無法這樣設定

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  2. 貢獻一下, Inbox by Google預設是有開啟offline

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