2016年3月15日 星期二

我為什麼喜歡用「 Google 簡報」做簡報的十個理由


如果要比功能與設計, Google 簡報當然無法和微軟的 PowerPoint 、 Apple 的 Keynote 相比。

但是簡報用途通常是台上與台下的溝通互動,如果看中這一點,那麼 Google 簡報雲端共用的特性,可以解決很多溝通問題,創造一些不錯的即時互動。

回到自己製作簡報的需求,如果跟我一樣不是想把簡報製作到最漂亮的境界,而是希望有基本的清楚好看就好,更重要的是讓我可以快速製作、便利編輯、好攜帶好備份,然後節省下來的時間可以用在思考課程或報告內容上。

那麼,我會推薦 Google 簡報其實也是一個不錯的製作簡報選擇,我自己這幾年來無論公開的課程講座、私下的客戶報告,我都是用 Google 簡報來製作,所以就來談談我喜歡用他的理由。

相關系列:




1. 和聽眾之間的分享性


Google 簡報非常便於分享,只要透過「共用」的功能獲得簡報網址,就能把簡報分享給聽眾,無論是課前、課後或上課中的講義,大家都不需要下載任何檔案,只要打開網址,就能立刻看到跟我一樣的簡報內容。

如果覺得網址太長,用「中文短網址」服務建立簡潔短網址即可。

而聽眾只要有攜帶手機、平板、電腦等任何數位裝置,都能打開簡報。回家之後打開網址也能隨時把簡報當作講義來複習。





2. 溝通零距離的即時同步


而且不只是便於分享,最重要的是大家線上看到的簡報會跟我即時同步,我在簡報上做任何修改,對方打開網址看到的就是最新版簡報。

課前我把 Google 簡報網址分享給主辦單位與學員聽眾後,如果我還想做任何編輯,都可以放心修改,因為上課後學員們打開簡報網址,或是用主辦單位電腦打開線上簡報,一樣看到最新版簡報,我不用發信或傳檔去跟大家做簡報更新。

課後,如果發現課堂中有些地方要修正,我也可以在自己的電腦完成修正即可,學員們回到家裡打開線上簡報,看到的就是即時同步的最新版講義內容。




3. 現場的即時互動性


有了前面兩個特性,就讓 Google 簡報也便於和聽眾互動。

有時候我在進行 Google 雲端工作的課程,那麼這份和學員分享的上課用 Google 簡報,就可以直接當作協同合作最好的示範工具(這時候我會區分上課用簡報、講義用簡報,拿講義簡報讓學員互動),我可以讓學員一起在簡報上作一些互動操作。

但也不僅如此,如果是其他主題的講座與課程,我也一樣可以利用 Google 簡報的雲端同步特性,在簡報上和學員做互動。

例如,同學問了一個問題,我可以立刻把解答建立在下一頁新簡報中,而跟著一起看線上簡報的學員,就會在自己裝置上即時獲得書面解答資料。尤其有時候要分享的是網址等複雜一點的資料時,直接同步到聽眾的電腦上,他們更方便即時參與互動。




4. 不同系統裝置的適應性


Google 簡報是最不會跑版的簡報,因為在任何電腦用瀏覽器打開,簡報版面都會跟我在製作時看起來一模一樣,可以使用的動畫也會跟我在設計時一模一樣,這是雲端平台的特性,把單機軟體因為系統不同而導致的相容問題降到最低。

當然,降到最低的意思就是也還是會有些問題,例如字型,因為這些線上工具通常都沒有太多中文字型可以使用,所以很要求簡報字型的朋友可能就不太適合(但我自己是以上課為重,所以簡報字型通常就是使用基本黑體即可)。





5. 方便隨時行動編修


即時同步的優點對我自己來說,讓我可以在任何裝置上隨時編輯簡報,最後上台前打開任何一台電腦,也就是看到最新簡報,省去檔案整理備份轉移的時間。

尤其是在行動裝置上,只要安裝 Google 簡報 App 就能進行雲端的簡報基本編輯,在上課前移動的過程中,或許忽然想到應該新增一頁提示、要修掉某句話,都能打開手機就完成編輯與同步。




6. 資料庫概念的雲端剪貼


在 Google Drive 的簡報系統中有一個「網路剪貼簿」,我很喜歡這個功能,他可以幫我在多份剪報之間,快速剪貼組合不同的簡報頁面。

無論是上課的簡報、公司內報告的簡報,一定有許多可以反覆使用的素材,之前做過的簡報一定常常對之後的簡報有幫助,而 Google 簡報統一儲存在 Google 雲端硬碟中,我在任何電腦中都可以找到所有簡報資料。

這時候搭配「網路剪貼簿」,我就能把 A、 B、 C 簡報中各自有用的素材先剪貼下來,然後統整到最新製作的 D 簡報中,這樣就能加速新簡報的工作流程。





7. 不需攜帶圖片庫也能雲端插圖


雲端的特性,也讓 Google 簡報在編輯最重要的簡報圖檔時很快速,雲端插圖有兩個優點。

第一個優點是我可以隨時雲端讀取整個 Google Drive 資料夾、整個 Google 相簿內的所有圖檔,可能是某本書的封面、可能是之前擷取的某張操作圖、之前設計的某份圖表、之前拍攝的某張情境圖,只要在 Google 簡報中呼叫雲端,就能直接插入,速度比要下載上傳圖檔快得多。

而且我不需要在筆電或裝置上攜帶這些圖檔,因為雲端插入即可,隨時都能做簡報圖(也別忘了 Google 簡報可以對插入的圖片進行特效編輯:Google 簡報新圖片編輯功能!讓你用更有創意的照片說故事)。


第二個優點,則是 Google 簡報本身就提供了一定數量的免費精緻商用圖片(參考:免費圖庫素材全在 Google Drive 下載,下次做簡報免再找圖),我們可以自由取用!或者,利用內建的 Google 商用圖片搜尋來找出可用的簡報圖。




8. 功能夠用就好


有了上述的簡報互動與製作的便利性,再加上 Google 簡報「夠用」的功能,例如插入各種圖表特效、製作動畫切換、簡報的版型設計、投放簡報與備忘錄等,我覺得對我來說功能夠用了。

當然,微軟的 PowerPoint 還有更強大的功能,但是既然我通常用不到,那麼我的選擇是以前面七點所說的 Google 簡報便利性為優先。





9. 所有簡報檔都不佔空間


忘了說,這些我大量儲存在 Google 雲端硬碟的 Google 簡報(目前已經有一百多份),都不會占用 Google 雲端硬碟空間!

我可以在裡面插入很多圖檔、製作動畫,但 Google Drive 都不會計算我的空間容量。

延伸教學:Google 雲端硬碟空間滿了?清理出新容量七步驟教學




10. 也可離線編輯與播放


最後, Google 簡報是可以離線使用的(參考:Google 雲端硬碟開始支援「離線」瀏覽、編輯、播放簡報)。

只要我使用 Google Chrome 瀏覽器,開啟 Google 雲端硬碟的離線使用功能,然後最近在 Chrome 上有開啟這份 Google 簡報進行編輯,那麼就會儲存其離線的暫存檔。

這樣一來,即使當我搭高鐵時網路斷斷續續,我依然可以打開 Google 簡報進行離線編輯,到了講座地點如果網路不通, Google 簡報依然可以離線播放。

以上,就是我喜歡使用 Google 簡報來製作簡報的理由,他確實不是百分之百完美,但哪有工具是完美的呢?最重要的是它滿足了行動、簡便、同步與溝通的需求,推薦也偏向這類需求的簡報製作者們試試看。

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11 則留言 :

  1. 請問 google docs, 試算表, 簡報 與 微軟 office word, excel, powerpoint 格式的一致性如何.. 如果同事都是用 office 的話有什麼因應的方式嗎?

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    1. 我自己在工作上也是跟你一樣的情況,就是一定還是會遇到同事使用 Office,這時候我就是在「真的需要」把檔案用 Office 傳遞給對方時,看情況做以下兩個選擇:
      1. 我還是在 Google Drive 上編輯,要傳遞時把 Google 文件下載成 Office 文件給同事,這是和版面不複雜,或是不需要太嚴格版面規範的需求時。
      2. 需要很嚴格的版面規範,又是重要商務文件,我還是會乖乖使用 Office 來編輯。
      但以我的工作情況來說,排除法後,最後第二情況的需求其實已經很少了。

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  2. 同意,簡易的Power point 或是完全自用的話,google 就很好用了,只是沒有縮小字型的按鈕很氣...

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    1. Mostly in the meeting we use the powerpoint. Sometime it really make sense to use google to interative with your audience. Thank you for sharing!

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  3. 請問您的資料檔案在準備與編輯這些簡報時,是如何在google drive與evernote之間取得平衡呢?是所有需要對外演講的簡報與素材(圖片等)都以雲端形式儲存在google drive並編輯嗎?:)

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    1. 我只有最終製作的簡報會是在 Google Drive 上製作,但簡報準備期或更早之前各種靈感的收集,無論是圖片、文字、想法或任何檔案形式都是儲存在 Evernote

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  4. MS自家的PowerPoint web app加上onedrive與之相比如何?應該就能保留行動的方便性、共用性,並兼顧與office的相容性吧,但缺點似乎是有限定瀏覽器版本,並非每台電腦的可以用

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  5. 最煩惱是中文字型的支援,即使編輯時選了微軟正黑體,播放時仍然是新細明體...

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    1. 這是現在線上工具最難克服的一點

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  6. 請教一個問題
    我想要嘗試在播放PPT時,即時更新PPT的內容,但不知如何做到

    以下為情境

    slide 1 → 問學員一個問題,利用表單請學員在自己的手機上回應

    slide 2 → 即時呈現統計表單內容的圖表

    因為回應的內容會產生excel表單
    把這表單的資料事先作成圖表

    目前使用的方式是利用google PPT 插入 → 圖表 → 使用試算表資料 →

    接著點選事先在表單試算表做成的圖表

    最後就是播放的階段

    但真正在播放的時候,並沒辦法產生我要的效果

    得回到編輯google ppt的畫面,游標移到圖表,按下更新,才能更新內容

    之後再播放出來

    沒辦法直接在PPT裡面點下一張

    自動直接更新最新資料

    請問有辦法做到嗎?

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    1. 確實還是需要一個按下更新的動作,還無法即時的更新

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