2016年1月2日 星期六

[年度精選]用30個你意想不到方法打造 Google 辦公室

電腦玩物的年度文章精選來到了第五篇,也是最後一篇,在這一篇,我要整理 2015 年 Google 各種新服務,以及具體活用他們的方法與經驗。


Google 服務可以串連起一個雲端工作系統,而且 Google 對工具的想像與眾不同,所以在 Google 中郵件、行事曆與雲端硬碟都和傳統意義上的同類工具不一樣。

如果能抓住 Google 和我們想的不一樣的精髓,就能用意想不到的高效率,打造出以 Google 服務為核心的個人、家庭、團隊辦公室系統。

這個主題也會是我在 2016 年繼續研究的目標,除了實作在自己工作系統的改進外,也計畫和其他單位開班進行面對面授課,歡迎對 Google 工作方法有興趣的朋友持續關注電腦玩物上的消息。




Gmail 郵件服務,但請當作任務時間管理系統:


1.Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理


結合 Google 在 2015 年開放所有人免費使用的「 Google Inbox 」,現在的 Gmail 不再只是一個郵件系統,也可以當作一個專案任務的時間管理系統,把你的郵件(任務)井然有序的整理,過濾出重要任務,並且在關鍵時間提醒你重要待辦事項。

換一個心態使用 Gmail ,你會發現原來郵件系統就可以是時間管理系統。






2.Dropbox 整合進 Gmail !推出郵件插入雲端檔案外掛


在傳送郵件大檔案時,Gmail 除了可以支援 Google Drive 的雲端檔案外,還可以支援 Dropbox 的雲端檔案插入!




3.簡單把 Gmail 變成 Outlook 介面,處理郵件更有效率


如果你喜歡 Outlook 三欄式的郵件管理介面,那麼這篇文章教你如何把 Gmail 改成三欄式。






4.立刻啟用 Google 聯絡人搶鮮版:九個必看通訊錄功能


Gmail 內建的通訊錄就是一個好用的人脈管理系統,這篇文章教你如何活用新版聯絡人,建立自己的人脈資料庫,還能幫你在任何電腦與手機同步。




Google 日曆行事曆服務,但請當作專案系統:


5.我在 Google 日曆上的專案管理思維:心得與方法分享


Gmail 如果是任務時間管理系統,那麼結合 Google 日曆其實就是一個大型專案的管理系統,這篇文章教你如何活用 Google 日曆內建功能,進行有效率的專案管理。






6.用 Google 日曆打造完美課表:滿足老師學生10大需求


或者對老師與學生來說,所謂的專案管理就是課表,報告與考試時間的管理,這篇文章就要教大家如何在 Google 日曆上完成這樣的專案管理任務。






7.Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析


最後,新版 Google 日曆 App 開始加入全新的「待辦清單」功能,真正的往專案管理系統的方向邁進,這篇文章要帶你深入體驗這個新功能,看看如何在 Google 日曆做任務管理。






Google Keep 筆記,但請當作任務合作管理系統:


8.如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?


Google Keep 在整個 Google 專案管理系統中負責筆記、任務速記等功能,這篇文章我以自己的實際使用經驗,教你如何利用 Google Keep 進行專案裡的瑣事管理,甚至可以和整個專案團隊一起共用協作這些任務筆記!






9.Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學


如果你想要善用 Google Keep 的所有功能,那麼這篇文章裡要整理 Google Keep 對工作管理最有用的幾招心法,讓他可以成為你實用的隨身筆記。




10.簡單有效 Google 時間管理系統: Keep+ Inbox+ 日曆


更棒的是,上述的 Gmail、 Google 日曆與 Google Keep 其實是一個互相串連的工作管理流程,這一篇文章我就要從整個系統架構的角度,看看如何整合這三個工具,完成你的 Google 時間管理系統。






Google Drive 雲端硬碟,但請當作雲端作業系統:


11.Google Drive 雲端硬碟 12 招祕密搜尋技巧教學大公開


而 Google 雲端辦公室最不可或缺的就是 Google Drive ,這不只是一個雲端硬碟,他也是一個高效率的檔案管理系統、專案任務分配系統,甚至是你的雲端作業系統,有很多你可能尚未發現的功能值得深入挖掘與活用。

而在這篇文章裡,我先從檔案管理系統談起,看看如何善用 Google 雲端硬碟強大的搜尋,幫助你更有效率的整理檔案。






12.Google Drive 超工作術:16招雲端硬碟變最強辦公桌


什麼叫做 Google 的雲端作業系統呢?因為我們可以在 Google Drive 裡「雲端安裝」線上軟體,這樣一來我們的 Google Drive 就是一個可以隨身帶著走的雲端系統了!這篇文章,我就是整理了 16 個值得安裝與活用的 Google Drive 「軟體」。






13.Google 雲端硬碟空間滿了?清理出新容量七步驟教學


但是如果 Google 雲端空間不夠時怎麼辦?除了付費升級,這篇文章還要教你如果快速清出大量的多餘 Google 空間。




14.Excel 記帳雲端進化! Google 表單比記帳 App 還好用


Google 雲端硬碟內建的試算表功能有時候比 Excel 還要好用,例如結合 Google 表單,你知道我們可以利用 Google Drive 自己設計出專用的「手機記帳 App 」嗎?過程非常簡單,這篇文章就要教你如何做到。




15.我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得


我自己就和老婆一起實作這個方法好幾個月了,這篇文章我要分享的是我們合作家庭多人記帳的實際心得,以及他的優點與缺點。






16.Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載


甚至 Google 試算表還能設計成一個「全自動多國語言翻譯機」,這篇文章要教你如何解決這個需求。




17.用 Google Docs 畫五線譜教學!音樂課老師學生必備


或者,透過雲端安裝額外的外掛,可以強化 Google Drive 內建文書系統的功能,包含我們可以在 Google 文件裡輕鬆畫出五線譜。






18.Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學


不要忘記 Google Drive 內建的表單功能,可以幫助我們完全免費的架設出線上問卷調查表,這篇文章我整理了設計問卷時最重要的功能技巧。




19.夠用才是更好用! Google 繪圖解決團隊協作圖表需求


甚至 Google Drive 內建了線上圖表繪製工具,我們可以直接在 Google Drive 中畫出流程圖與心智圖。






Google 雲端相簿,但請當作無限個人與家庭生活紀錄


20.Google 相簿無限容量上傳 1600萬畫素照片 1080p影片


今年更新的最新版 Google 相簿也推出了全新的免費方案,上傳 1600 萬畫素的照片可以「無限容量」的儲存照片,我目前已經上傳十幾萬張照片,也一點都不會佔用額外空間。

這時候, Google 相簿就不只是一個雲端相簿,而是一個可以當作生活全紀錄的空間了。




21.Google 相簿適合你嗎?我的12招照片雲端整理術教學


Google 相簿除了無限空間,另外一個優點就是「不用整理」,這篇文章我要教你如何善用 Google 相簿功能來全自動整理照片。




22.Google 相簿你一定想知道的 16 招搜尋照片神奇密技


Google 相簿更是一個智能相簿,所有上傳的照片會自動分析內容、自動分類、自動幫照片下關鍵字,於是當我用關鍵字搜尋時,就能直接找出沒有整理過的照片,這篇文章我整理了最重要的 Google 照片搜尋技巧。






23..最期待功能!Google 相簿一鍵釋放你的雲端硬碟空間


如果你不小心發現 Google 相簿有些空間被莫名其妙佔用,沒關係,現在只要按一個按鍵,就會幫你自動釋放雲端相簿的空間。




24..Google 相簿真正多人共用相簿推出!殺手級功能教學


而且 Google 相簿現在也是最好的家庭與團隊合作相簿,利用最新推出的多人合作相簿功能,我們可以一起上傳照片、一起共享相簿內容。






Google 地圖路線規劃,但請當作智慧型導遊助理:


25.旅人最期待!Google Maps Android整合我的地圖圖層


Google 地圖本身的地圖路線規劃功能很強大,但更強大的是 Google 地圖也是一個智慧型的旅行與生活導遊系統。

而在今年的更新中,因為 Google 地圖 App 終於可以與自訂的「我的地圖」結合,這對很多背包客來說是最重要的更新。




26.自動化旅行行前準備!Google 如何幫你聰明統整行程?


但更棒的 Google 地圖使用方法是不需手動,讓 Google 地圖像是一個真實導遊那樣,幫你自動規劃行程,自動帶領你發現好玩的地點,要怎麼做到?這篇文章都會告訴你。






27.Google 時間軸:定位記錄升級版你應該知道的11件事


另外 Google 地圖還會自動幫我們寫旅行日記,所有旅途上經過的重要地點,發現的人事時地物,都可以自動記錄在 Google 地圖中,以後我們可以像是翻看相簿一樣回味!






28.沒有人的 Google 地圖應該一樣:8 技巧打造私人地圖


Google 地圖還是一個為每一個人量身打造的個性化地圖,只要善用私人功能,我們的地圖可以不一樣,可以獨一無二,滿足我個人特殊喜好與需求。






Google Now 語音助理,但請當作智慧型生活助理:


29.用 Google Now 聰明生活!你沒發現的 23 種智慧助理


而 Google 辦公室最後一個值得一用的功能,是 Google 幫你免費聘請的一位智慧型秘書,這個秘書會自動幫你規劃行程,提供你工作與生活中即時的資訊與行動建議。

如果你還沒用過強大的 Google Now ,這篇文章要教你如何上手。






30.OK Google 道地中文語音指令實測 15則命令教學大全


最後,補充 Google Now 也具備的語音命令功能,但 Google Now 最強大的還是我們什麼都不用說,他就會像是一個真實秘書一樣,猜測我的需求,提供給我建議。

以上,就是 Google 那些讓人意想不到的新工作方法,你跟著電腦玩物做到哪幾樣了呢?新的一年,讓我們一起期待 Google 如何更進一步的幫我們改造高效率的辦公室吧!

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3 則留言 :

  1. 最近的文章, 延伸到二個月前某篇文章下面有網友回覆另一網友提到, 可將影片備份至 YouTube...

    我爸錄了十年的電視節目, 總容量有數 TB, 每個節目都約一小時或半小時, 每個都佔 400MB 以下.
    前陣子, 買了四年的客聽電腦故障, 有想過趁此機會換新的客廳電腦, 也想過乾脆玩玩 NAS.
    不過, 近幾年來的電腦型態那麼多元, 客廳電腦的使用率又不高, 再花一筆錢是不太經濟. NAS 也不便宜, 而且沒玩過還要再摸索, 實在沒時間.
    前幾天想到, 何不將這些影片全數上傳到 YouTube, 並設為私人影片? (因為電視是版權節目, 不可公開)

    是否有網友也這樣做? 有否什麼該注意或建議呢? 感謝了

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    1. 不太確定 YouTube 是否可以這樣做,以及會不會有衍伸問題,歡迎知道或有經驗的朋友來幫忙回答

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    2. use google photos (since your video is not over 10 Gb)

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