2015年5月11日 星期一

這 10 個免費的新微軟工作術,和你想的不一樣!


許多上班族可能認命的認為自己離不開微軟 Office 軟體, 許多新團隊則認為微軟的工具已經落伍,但這兩種看法或許都沒有看到微軟這兩年來的許多改變,以及他們在雲端化、行動化思維下推出的一系列新工具、新應用,全新的微軟工作術可能不再是落後的一方,並且需要傳統 windows 用戶也一起改變思維,進入不同的工作效率世界。

對我來說,很多微軟新工具(或者舊軟體的新世代版本)、新方法,現在也開始成為我推薦的選項之一。




不久前,我應政大社團的學弟妹邀請回到校園演講,會後有同學提出需要一個可以層層分類清楚的知識庫服務,我當下便說如果這是對你來說最關鍵的使用方式,那麼你應該先試試看微軟的 OneNote ,而非 Evernote ,對我來說,微軟的 OneNote 在免費化、雲端化後是非常有競爭力的筆記選項。

但是,我也常常在其他企業講座中詢問大家是否知道有 OneNote 時,很多朋友其實不知道原來微軟有這樣一個筆記工具,或者不知道這個專業的筆記軟體可以免費在各種平台上使用。

這其實有點可惜,微軟這幾年努力轉變所提供的新工作流程、新免費服務,無論是對一直守在 Office 的人或遠離 Office 的人來說都可能尚未發現其價值。所以,今天這篇文章,讓我來對這一系列微軟在工作工具與方法上的變革做一個整理,推薦上班族們值得一用的 10 個免費的微軟新應用。

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紙本數位化是一個關鍵的工作流程,不只是把紙張變成數位檔案,更重要的是能在數位裝置上讀出這些紙本上的內容,讓我們在未來更容易從各種軟體、行動裝置上搜尋、使用,這樣的紙本數位化反而可以讓紙本「延伸出更有彈性的利用方式」。

像是我之前撰寫過的「 Evernote 筆記術」、「 Google Drive 工作術」 中,將紙本數位化都是一個最佳化工作利用的必備流程。

但是,上述的紙本數位化效果,可能都比不上微軟最新推出的這款「 Office Lens 」Android 與 iOS App ,透過這款微軟新 App 來掃描紙本,可以將辨識出多國語言(包含中文)內容,轉換成可編輯的 Word 檔案,並且正確度比 Evernote 和 Google Drive 都高(唯一的問題大概就是他在作業流程上一定要使用 OneDrive )。







把一切原本不可編輯的文件,變成可以編輯的 Word ,這對工作來說可以解決許多問題,除了前一個提到的紙本轉成 Word 檔案外,其實從兩年前的微軟 OneDrive 開始就支援線上把我們的 PDF 檔案轉換成可編輯 Word 檔案。

而 OneDrive 是免費的(並且有很多額外贈送空間:微軟送所有 Dropbox 用戶額外 OneDrive 100GB 空間),這個 PDF 轉 Word 的服務也是免費的,並且效果可能還是最好的選擇之一。

除了可能略輸我最近發現的一個免費 PDF 轉 Word 服務:「PDF 轉 Word 線上 Cometdocs 完美的中文版面轉檔」之外,微軟 OneDrive 的 PDF 轉 Word 效果明顯優於目前 Google Drive 上的 PDF 轉 Word 成果,也優於大多數轉擋工具。

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以前我們使用 iPad、 iPhone 或 Android 時,可能煩惱在行動裝置上應該安裝甚至購買哪個 App ,才能最好的編輯微軟 Officc 文件檔案?

但是現在我們不用擔心這個問題了,因為微軟在行動裝置上免費推出的全新 Office Word、 Excel、 PowerPoint App 就是最好的選擇,不僅相容度高,而且編輯功能完整,速度流暢,可以讓我們在行動裝置上進行專業的文書編輯工作。







不僅是 Office 在行動裝置端完全免費,微軟甚至還讓雲端的線上 Office Online 也可以免費使用,基本上如果你不想安裝付費的單機 Office 軟體,那麼行動端與網站端的免費 Office 也足夠解決文書編輯需求:「免安裝破解 Office 最快免費編輯Word Excel PPT方案」。

微軟的 OneDrive 加上 Office Online ,基本上就像是 Google Drive ,讓我們可以在雲端硬碟網站中直接編輯所有的 Word、 Excel、 PPT 文件,而且 Office Online 一樣支援多人即時線上編輯等功能。







更棒的是,新時代的微軟甚至願意開放自己的 Office ,讓其他應用可以進行整合。例如微軟 Office 與 Dropbox 的合作,讓 Dropbox 用戶可以在 Dropbox 雲端硬碟網頁中編輯已經同步的 Office 文件,並且編輯完成後,檔案還直接存回 Dropbox 。

微軟的新工作術更強調雲端之間的同步與合作,甚至開放跨越不同 App 來完成同樣的工作。







而且不僅是在雲端、行動端去追上 Google 等先行服務的角度,微軟甚至也讓自己最擅長的桌面單機工作也要開始雲端化,開始納入新時代的線上工作流程。

就在最近開放免費下載測試的新版 Office 2016( Windows 與 Mac )中,微軟加上了和 Office Online 的整合,讓使用者可以在桌面軟體上,完成跟 Google Drive 一樣的多人即時協同合作,並且檔案隨時透過 OneDrive 同步。







曾經是付費專業筆記軟體代表的 OneNote ,從去年(2014年)開始也在全平台開放使用者免費下載,而且在這個免費版 OneNote 中幾乎具備了所有專業功能,例如層層分類的章節目錄、自由的圖文排版、圖片文字辨識、語音內容辨識、筆記版本還原等等功能。

對於需要專業筆記功能的朋友,微軟的 OneNote 無疑是一個很棒的免費選擇。







連微軟最傳統的 Outlook 都開始在最近產生了質變,無論在 Android 與 iPhone 上的 outlook App 版,還是最新內建在 Office 2016 的 outlook ,比起傳統郵件軟體,更強調自動化的幫使用者過濾出重點郵件,並且進行有效郵件排程處理的功能。

而且 outlook 也將變成一個真正的雲端信箱,當我們要插入郵件附加檔案時,可以從各種雲端硬碟裡插入附件,直接雲端傳送,超越郵件附加檔案的大小限制。

更讓人驚喜的是,在 outlook App 版中甚至不侷限在只能用 OneDrive 插入檔案,還提供了整合 Dropbox、 Google Drive 雲端檔案插入的功能,讓 outlook 真正成為一個更有效率的郵件工作平台。







一些傳統軟體上的限制,也在這個微軟雲端化、行動化的時代一一被打破,例如很多人使用的 Skype ,原本免費版只支援兩人視訊,但這不太符合現在的雲端視訊會議趨勢。

像是「 Google Hangouts 」、「 Zoom 」等優質視訊會議服務都支援 10 人免費會議,而微軟在新的工作方法變革中,也在 2014 年中,正式開放 Skype 的視訊會議功能,允許免費版支援 10 人以內的視訊會議。

最新版的 Skype 甚至開始支援語音通話時的即時翻譯功能。







甚至微軟還會實驗性質的嘗試一些更激進的工作方法變革,無論這些是不是微軟創造的老牌工作模式,現在在新的微軟裡似乎都可以顛覆,例如之前推出更適合工作、展示簡報的全新線上簡報工具: Sway 。

這些你可能沒有發現的新微軟,其實也證明了雲端、行動的工作流程是大家努力的未來趨勢,而在這兩年的追趕中,微軟目前已經小有成果,傳統我們以為的 Office、 Outlook ,甚至是即將推出的 Windows 10 ,可能未來都將有全新的工作方式。

無論是還習慣舊版微軟工作方法的朋友,或是之前拋棄 Office 等工作方法的朋友,下次當考量工作效率的改造時,新微軟的新工作術,都已經是我們值得考慮的選項之一了。

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:這 10 個免費的新微軟工作術,和你想的不一樣!




5 則留言 :

  1. 感受得到 Microsoft 在雲端方面的努力,
    但Microsoft 壟斷市場好一段時間了,個人主觀是儘量使用微軟以外的方案。
    我也有使用 OneNote 紀錄筆記,不過還是使用 Evernote 作爲紀錄筆記的首選。

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    1. 當然,以我個人實際情況來說,我也是使用 Evernote 為主要的筆記工具,這裡面也有我具體的判斷原因,因為 Evernote 和 OneNote 有不同的取向,所以無礙於一定也有一群人會非常適合使用 OneNote

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  2. 2,3,4都有在用
    Onenote則因為一些原因改用Evernote了

    微軟要繼續加油
    尤其是行動端
    曾經用過3,4個月的windows phone
    很可惜的是office功能不夠完整
    onenote用起來也不順手
    希望微軟這一波轉型能夠成功
    期待windows 10帶來的改變

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    1. OneNote 在行動版上真的還有很大的改進空間。

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  3. 微軟還是缺乏細膩。給人感覺很雜亂。
    用了付費版的office 後,很想講F開頭的文字

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