時間管理Q&A:從安排行動到引誘行動,5種設計不強迫計畫技巧



最近連續上了好幾堂一整日的時間管理課程,在課程中也分析了許多學員的時間管理案例,其中有一個我常常會提出的回饋問題是:「安排出行動後,有沒有想過自己如何才會真的去執行這樣的行動?」例如有朋友想要養成持續練習英文的習慣,設計了一個行動是每天背10個單字,看起來好像很合理,但有一個問題是,我怎麼確保自己真的會背到10個單字?

很多時候或許我們安排好了一套看起來合理的行動計畫,結果最後這個計畫卻不會去做。因為做好計畫,跟我要去真正動手執行計畫之間,有一個雖然不遙遠,但不一定跨得過的距離,這個距離就是讓我願意啟動、不得不啟動,甚至很想啟動的誘因。我們可能安排了行動計畫,卻忘記幫自己設定「啟動的誘因」




也有一些時候,我們把啟動的誘因誤以為是某種很崇高的目標,例如我如果好好練習英文可以幫工作加薪,所以我每天會去背那10個單字。這有時候有效,但更多時候我們面對工作上的疲累、雜亂時,這種崇高卻遙遠的目標,其實我們很容易就輕輕放下、視而不見,最後他們就無法成為激勵自己每天去背10個單字的誘因。

那麼,所謂「啟動的誘因」是什麼呢?他是當下行動上的一點小小的具體設計,不一定要是什麼崇高目標,反而可以更有效的幫助我們推進需要的行動。例如,我想要每天背10個單字,加上一個行動是在手機安裝一個打開螢幕就要背一個單字的 App ,或是在筆記本首頁貼上今天要背的10個單字(一打開就看到),或是跟朋友做好約定每天晚上互相考驗彼此背好的10個單字。

在時間管理的流程中,雖然目標、願望也很重要,不過有時候他們很遙遠,如果要真正採取當下行動,或許也可以思考看看設計一些小小的「啟動的誘因」,這樣或許我們不用逼迫自己,也不用每天激勵自己,也不需要靠自己的意志力,就能每天推動這些行動計畫。

接下來這篇文章,就跟大家分享我們可以在行動上設計哪些「引誘的行動」,讓我們不只是安排行動,而是真正透過誘因的設計,產生一個不需強迫自己的待辦清單。




1. 建立約定

人與人之間最能彼此產生動力,如果我想要養成早起習慣、閱讀習慣,或是想要開始改變飲食、運動流程,不如跟朋友、家人做一個小小約定,這時候採取行動的機會更大,也更容易採取行動。

例如我之前分享過的「有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載」,幫我拆解出自己每天只要先做一個小運動的行動清單後,雖然看起來簡單可行了,但為了提高達成率,我就跟老婆、小孩約定要一起實踐這個小小運動行動清單,並且每週看看結果來彼此獎勵

甚至在工作上我還喜歡這樣做,例如要做一份重要報告,我會先拆解出做這份報告的多個小行動:準備資料、索取資料、列出重點、建立大綱、撰寫開場、製作分析圖表、寫出結論等等,看起來行動已經相對簡單可行,但為了引誘我啟動,我就跟主管約定兩天後要先給他確認大綱(約定中間的行動),這個約定就引誘我趕快採取前期那些準備行動。

建立約定要有效,有一個關鍵是「行動我做得到」。

也就是我們先把行動拆小,或是挑選一個中間階段我能力所及的行動(做出大綱),然後建立一個約定,就能發揮很強大的引誘行動效果。




2. 刺激動力

再小的行動都可能需要一點刺激與動力,才能讓我們更不容易拖延去做。但就像前面所說的,比起遙遠的目標,這些刺激與動力其實可以設計成當下具體的付出或收穫。

例如好幾年前,有一段時間我決定要開始控制飲食熱量,我拆出了很具體的計算卡庫里、調整飲食的步驟,但是為了讓這些步驟真的可以被實現,當時我多做了一個引誘行動,就是我去下載了一款計算卡路里的付費 App ,並且當下付出相對高價的年費。這時候,因為我「已經付出」了一筆金額,他成為當下一個很具體的刺激動力,讓我開始在接下來好幾天中去推進計算熱量的行動。(參考:如何有效?我從這款瘦身App 領悟的把事情做到的訣竅

要注意的是,這樣的刺激動力也不會長久,不過我也只需要他在啟動階段作用即可。

當我真的因為這樣的刺激動力去計算熱量一兩個禮拜,這時候身體其實已經產生改變,而這樣的改變就會讓我覺得做這件事情有成果,於是這樣的成果累積成為下個階段的刺激動力。




3. 誘惑綑綁

我們都知道困難的任務很難吞下一口氣完成,於是我們把困難任務拆解成幾個小步驟,但要啟動第一個小步驟,有時候也不一定像想像的那麼簡單。

不過既然我們已經拆解出了困難任務中的一個小小步驟,如果直接啟動還是沒動力,要不要試試看跟自己喜歡的行動一起做呢?

例如我把寫一篇課程心得拆解成很多個小步驟,其中有個小步驟是列出幾個課程中印象深刻的關鍵字,今天晚上我很想追劇,那麼我要不要利用追劇的時間來同時發想這幾個課程關鍵字,讓撰寫課程心得的任務往前推進一步。

又或者我很想多閱讀一點書籍,我拆出一個小步驟是可以聽電子書來取代更難進行的直接閱讀,那麼我可不可以利用通勤時、開車時來聽一小段電子書,這樣打發了某段時間,也推進了某個要做的任務。

把一個原本無法啟動的小行動,跟一個原本喜歡啟動(追劇),或是一定要啟動的行動(通勤)並行。

這稱為誘惑綑綁,而往往就是啟動誘因的好辦法。(延伸閱讀:工作愈忙愈要遊戲化拆解任務,不需用大道理逼自己去做




4. 看出必要

一個人要啟動一個行動,如果不是休閒娛樂的行動,那麼通常需要有一個必要的理由。

為什麼我一定要現在寫大綱?為什麼我一定要現在整理一下數據?設計行動誘因,就是幫自己增加那麼必要的理由。

但有一種理由不需要特別設計,那就是好好把某個困難任務要解決的問題、需要採取的行動拆解出來,往往看到一大堆需要採取的行動,對我們來說就是現在必需要開始做的理由。

例如一個禮拜後要交一個報告,如果我只看到這樣,可能不覺得現在有必要啟動行動。但如果我拆解出這個報告有10個行動需要做,那麼只剩下7天的我,就有一個迫切的理由,需要今天起碼採取一個行動。

很多時候,把一個任務好好拆解出需要的行動清單,這份清單本身就會是最好的看出迫切性的誘因設計。




5. 感覺可行

但是,前面每一種引誘自己行動的設計都有一個前提,就是我先拆解出一個任務中可行的簡單一步一步行動。這是我們設計的誘因有效、無效的必要因素。

例如我知道下禮拜要交報告,我直接跟同事約定如果下禮拜沒有準時交就要請他吃飯,看似好像有某種誘因設計,但往往最後會拖延還是會拖延。如果你也有類似情況,這是我們誘因設計不夠的問題嗎?不是的,這是我們的行動拆解不夠的問題。

回頭看看我在第一個誘因「建立約定」當中的拆解,我們不是要約定交報告這件事,而是要約定完成大綱這個行動,為什麼?因為這個行動感覺更可行,而且驗證時間更近、更短,同時具備可行性、迫切性,這才是一個我真正有誘因去做到的設計

所以要設計引誘自己去行動的誘因前,別忘了先拆解行動,一個太過困難的任務設定,有再多誘因,我們也很有可能覺得反正做不到,乾脆放棄。(延伸閱讀:固定時間邊界:不是問工作需多久時間,先問我想花多少時間




小結:

我們或許懂得拆解任務的行動,懂得安排行動清單,但我們也要意識到,有行動清單不代表會去做行動清單,這時候,加上一點點誘因設計,才是引誘自己行動的有效時間管理方法。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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