一個 Google 通訊錄管理技巧，讓專案協同工作更輕鬆

在最近一次 Google 雲端工作術課程中，有學員詢問我一個問題：「如果每一次想要在 Google Drive、 Google 日曆上把文件或行程共享給不同專案的不同同事群組，有沒有不需要一個一個把對方的郵件加入，而可以更快完成團隊協作的方法？」

這當然是可以做到的！例如我最近正在和 A、B、C 進行甲專案，又同時和 B、D、E 進行乙專案，當我要跟他們協同合作時，只要一個步驟就可以把檔案共享給甲專案的成員，或是把會議邀請分享給乙專案的成員，不會搞混，也不需要一個一個人拉入。

這個方法非常簡單，只要我們使用 Google 通訊錄管理所有聯絡人，那麼在聯絡人裡根據專案需要幫聯絡人加上標籤，就能讓我們在 Google Drive、 Google 日曆與 Gmail 中快速共享資料給不同團隊成員。

下面就讓我來實作這個步驟流程，並提供一個我設定聯絡人群組名稱時的小技巧吧！



1.
我平常都用「 Google 通訊錄」來管理所有聯絡人，除了方便在電腦、手機透過 Google 同步且備份外，一個很大的原因就是像下面這樣可以在 Google Drive、 Google 日曆、 Gmail 中方便進行團隊合作。

首先，為了最近專案協同合作的方便，我會在 Google 聯絡人中依據最近專案來新增需要的群組，在新版介面中，點擊左方群組清單裡的「新增群組」。

延伸參考：立刻啟用 Google 聯絡人搶鮮版：九個必看通訊錄功能

2.
然後根據目前需要的專案，設定一個群組名稱，而且我通常會在這類專案群組名稱開頭加上一個「`」符號，例如下圖中的「`電腦玩物Google課程小組」。

為什麼？因為方便以後搜尋，等等試給大家看。

3.
接著在 Google 聯絡人管理介面中，進入剛剛設立的群組標籤，透過右下方的新增按鈕，開始把需要的聯絡人加上這個群組。

4.
或是直接找出已經在通訊錄的聯絡人，直接把聯絡人加入某個群組標籤中。

這裡的群組其實都是「標籤」的概念，也就是一個聯絡人可以被同時加入不同的群組中，這就方便做專案的管理了。

5.
在 Google 聯絡人裡依據專案建立好群組，接下來在其他 Google 服務要跟特定專案的成員協同合作，就簡單多了。

例如我在 Gmail 中，想要寄送一封郵件給某個專案群組的所有成員，只要在收件者欄位搜尋群組名稱，找到群組，就能一次加入所有成員。

延伸參考：Gmail 如何幫專案郵件自動分類？自動畫重點顏色？

6.
在 Google 日曆中想要發送會議邀請給某個專案的所有成員，也不用每次都一個一個新增，只要在 Google 通訊錄建立好專案群組，這時候直接搜尋群組，加入所有成員即可。

延伸參考：10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統

7.
在 Google Drive 要共用資料夾與文件時也一樣，無論同時跟多少不同的專案團隊合作，只要在 Google 通訊錄建立好群組，要隨時跟不同團隊共用都很簡單。

延伸參考：Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案

而且我前面設計的「群組名稱開頭加入一個特殊符號」，這時候就會發揮搜尋效果，因為我不可能記住所有群組的名稱，但我只要在共享欄位輸入「`」，也就是我設定的特殊符號，那麼所有專案群組自然就列出來了！我只要選擇需要的加入即可。

透過上述的 Google 聯絡人整理技巧，就可以幫助我們在 Google 雲端辦公室協同合作時，更輕鬆更簡單，推薦大家也這樣管理看看。

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