如何讓郵件、即時通不再雜亂干擾?我的三個工作習慣



最近課程中,無論是針對青年的職涯訓練,或是時間管理方法,都被詢問到一個類似問題:「整理郵件、即時通等碎片的工具學會了,但我們也想知道 Esor 實際上怎麼管理郵件、即時通的完整工作流程。」這是一個很棒的問題,工具的功能是一回事,但運轉這樣的工具背後,有沒有什麼關鍵的使用習慣呢?

有可能正是這樣的工作習慣,才能真正確保郵件、即時通成為工作助力,而非讓工作更加雜亂、干擾。

郵件、即時通的管理功能,基本上在電腦玩物中都已經分享過:

今天這篇文章,分享在職場工作時,對我來說,最關鍵的三個處理郵件、即時通習慣。




一,快速、完整、一次性的處理流程


雖然職場上的雜事真的很多,有時候充滿不可控因素(別人丟給我的凌亂雜事),但起碼,我會想要去避免自己把雜事搞得更加雜亂與干擾。(可參考:突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流

而面對往往是各種雜事源頭,總是把任務切割得破碎的源頭:郵件、即時通與類似工具,我自己有一個多年來的關鍵習慣,最簡單容易做到,但幫助也最大。

這個處理郵件、即時通的習慣是 3 個小原則組成:

  • 快速
  • 完整
  • 一次性

先說結論,這個習慣的流程是:

我每天會固定早上、下午各打開郵件、即時通一次,一旦打開就會完整檢視當下還沒檢視過的內容,並且針對每一條內容做出快速的判斷或決定。

「快速」,快速判斷或決定的意思,就是利用郵件、即時通的功能(可參考本文前段所附的教學文章),「快速決定」這封郵件是要跳過不處理?延後到某個時間處理?放入專案系統等到正確流程再處理?還是當下就能快速處理?我不要花很多時間「處理每一封郵件」,這樣反而會耽誤到許多更重要的工作,所以當我打開郵件、即時通,我不是真的要在上面花很多時間,而是要「快速做決定」,判斷有沒有真的緊急重要的事情,其他的事情就放入之後的工作流程。

「完整」,完整檢視當下還沒檢視過的內容,意思是只要打開郵件、即時通,我就會把當下還沒判斷過的內容,全部判斷一次,不會只看一半、不會只看一點點(請注意,我這邊強調的是判斷,而不是我會去回每一條訊息)。以即時通為例,不是說我會認真讀每一則訊息,而是大多討論串我可能就是打開來瞄一眼,發現跟我無關或不重要就跳過,但也讓未讀提示清空。這樣做,就「不會有一直想打開郵件、即時通的衝動」,也「不會漏掉關鍵訊息沒處理到」。

「一次性」,不一定是幾次,但也不是沒事就打開來確認,我根據自己的工作節奏與需要,設定成早上、下午各一次,結合上述的快速、完整的習慣,通常每一次大約花費我 30 分鐘(郵件加上即時通)。但這樣一來,郵件、即時通有集中處理的時間,不會漏掉要事,但也不構成工作的干擾。

雖然郵件、即時通中,對方什麼時候傳東西給我是不可控的,但我自己的處理時間則是可控的。

如果說我每一封郵件、每一則訊息都要花時間去處理,那麼工作就會被這些別人傳來的訊息拖著跑,所以我要先「快速判斷」、「決定什麼該處理」。但是如果我東處理一則、西處理一則,每次就處理我想處理的,反而會漏掉重要訊息,所以我要「完整判斷未讀訊息」。每一次打開郵件、即時通的動作本身都要花時間,都會轉移我們的工作注意力,所以我「設定好一次性處理的時間」。




二,任務化管理,而非雜事管理


因為我自己對郵件、即時通的工作習慣,是快速、完整、一次性,所以通常不會即時去看。既然如此,當我要傳送郵件、即時通給其他人,要交代任務時,我也預期他不需要馬上去看。

這是一個非常非常重要的習慣,也就是我預先排好自己的專案、任務流程,「提早」用郵件、即時通跟對方溝通任務重點,讓對方也有足夠時間來回應、來排入工作流程處理。

而不是說,我等到事情非得馬上現在處理時,我才傳送郵件、即時通給對方,希望對方立刻回應,然後又因為對方未讀、已讀不回而著急。

就算工作上遇到一個緊急、臨時問題,但因為這個工作我有先排好時程,問題還有足夠處理時間,所以我今天傳送了一則訊息給對方,希望他處理,但其實對方最晚在明天處理好,都還來得及。

我也會這樣對待自己接受到的各種雜事,前面所說的快速判斷,其實主要就是快速決定這件雜事應該放入專案的哪一個流程中,而非當下處理:

  • 我自己先有專案系統,先劃分出任務,並排出流程、時程。
  • 任何郵件、即時通訊息,都是判斷這些雜事屬於專案、任務系統中的哪一部分。
  • 這樣才不會混亂,也才真正不會遺漏,並且會在最好的時間處理該處理的事情,而非全部卡在一起處理。

所以我很常出現的工作流程都是,快速回應郵件、即時通訊息給對方,跟對方說明因為這件事情是屬於專案、任務中的哪一部分,那麼是不是在哪個一流程、哪一個時間前處理完成即可。讓對方知道我接收到了,也讓對方知道我排入流程了,並且爭取對自己更好、更充裕的處理時間。

其實,很多時候過多的、切碎的郵件、即時通,都是因為專案、任務系統沒建立起來,所以只好想到什麼丟什麼,在混亂上製造混亂。起碼我會要求自己要這樣做:我自己要建立起專案、任務系統,當我要傳送郵件、即時通給對方時,就盡可能好好一次把任務交代完整、把時程說明清楚,讓對方不要混亂。(可參考:工作愈忙愈要避免零碎溝通,用即時通工作的3個節省時間技巧




三,讓自己不需要回到郵件、即時通處理


當前面已經快速、完整、一次性的瀏覽過郵件、即時通,並且做好應該放入哪個專案、任務系統後,基本上,真正處理這些雜事的過程,就再也不需要,也最好不要回到郵件、即時通上。

因為郵件、即時通的本質就是破碎的,是接收訊息的工具,但不是好的處理任務工具。在上面處理工作,會非常花時間,而且非常容易失去專注。想想看,當我打開郵件、即時通,想要處理之前一件重要工作、找之前某些資料,這時候,那些新郵件、新訊息會不會造成分心?會不會我一回神,又處理了幾件雜事,但原本那個重要的任務還沒開始做?

所以當我在郵件、即時通接收到任務交代,我一定是排入自己的專案管理系統中,訊息裡交代的重點就直接整理到專案系統中,訊息裡傳送的檔案、資料也同樣當下整理到專案系統中。讓自己之後處理,「只會在自己的專案系統處理」,而不需要再次打開郵件、即時通處理。

我自己是用 Evernote 來建立這個整合碎片的專案流程,但是當然用什麼專案工具都可以實現同樣的工作習慣。




結論:


這就是我的三個最關鍵的郵件、即時通處理習慣:

  • 快速、完整、一次性:
    • 做判斷,而非處理。不遺漏要事,但只在特定時段處理。
  • 任務化管理,而非雜事管理:
    • 排入專案流程,非常追著雜事跑,當我要傳送訊息給他人時也會盡可能以完整任務、提早時程來安排。
  • 讓自己不需要回到郵件、即時通處理:
    • 接收完成,就整理到專案系統,因為打開郵件、即時通是容易分心、又花時間找資料、更容易遺漏的。

當然,不同的工作環境,你或許需要調整一下上面的習慣。但大原則我相信都是通用的。

無論職場還是生活,一定充滿了各種看似雜亂、干擾的臨時瑣事,如果不要讓自己變成追著時間跑,那麼先建立好自己的工作習慣,設定好自己的專案系統,讓自己知道如何去推動有價值的事情,那麼自然相對容易處變不驚。也歡迎參考我自己建立這套人生專案系統的新書《時間管理的 30 道難題》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何讓郵件、即時通不再雜亂干擾?我的三個工作習慣

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