如何找到對我有效的時間管理技巧與工具?只需改變一個關鍵作法



我常常被問到這樣的問題:排了待辦清單還是沒有用,安排好時間還是做不到,到底應該如何有效的做好時間計畫呢?不管運用了什麼時間管理技巧、工具,好像都是一開始有點效果,但很快地就回到原點,還是狀況百出?

是不是我目前使用的行事曆的工具還不夠厲害?是不是我應該找一個更自動化、更能兼顧各種細節的待辦清單工具?是不是我應該先去培養專注力、恆毅力,但這又遇到一個老問題,當我計畫好怎麼練習後卻還是不會去作?

如果你常常在上面各種問題中困擾,或許可以從一個簡單的想法開始改變,那就是:

沒有一種方法或技巧,可以安排好計畫後,就能讓自己照著執行。

那麼要怎麼辦呢?無論什麼時間管理工具與技巧,最後可以變得對自己有效,我認為都是因為經過我們檢視自己的實際工作流程,發現其中的問題點,重新調整自己的流程,然後重複這個循環。(延伸閱讀:為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟




關鍵改變

雖然我自己研究許多時間管理工具與方法,不過當我研究一種工具時,從來不會認為我可以因為使用某種工具就產生改變,頂多可能就是這個工具預設功能可以先幫我解決其中一部份的效率問題,但接著我還需要透過使用過程慢慢調整使用方式,在工具上面設計出自己的真實使用流程。

當我閱讀學習某些生產力的方法與書籍時,我也不會認為自己可以直接套用他的方法就產生改變,而是要理解他技巧的核心後,我還需要自己花時間實踐與調整,變成屬於自己的方法中的一部分。

所以與其說哪一種工具、方法會更有效?或者怎麼排出有效的計畫?我一開始就捨棄了這樣的預設值,反過來說,我認為沒有那種用了就立即有效的工具(這邊指的是建立生產力系統的工具,當然如果只是一個修圖工具那有可能用了就有效),也沒有排了就保證有效的計畫方法。

既然如此,我不如欣然面對那些出問題、卡關的地方,預期會有問題,更仔細的去覺察細部的流程哪裡出狀況,然後修改自己的使用方式、執行步驟,測試看看能否解決。結果可能可以也可能不可以,但不斷重複這個循環之下,反而這件事情還真的就逐步往前推進,生產力也逐步的累積出成果。

讓我用 3 個真實案例,跟大家分享這樣的「問題-修正」循環過程。




案例一:我的晨跑生活習慣案例

很多年前我起心動念想要養成一個晨跑習慣,一開始只是作了一個很簡單的計畫,就是每天早上五點多起床去住家附近的田徑場晨跑。看起來好像有一個待辦清單了,但是當然很難實現。

於是這時候我開始啟動「問題-修正」步驟,我觀察自己每天早上起床後,會因為還要換一下晨跑的衣服、準備一下晨跑的物品,而容易發懶且最後打消去跑步的念頭。於是我決定作一個修正,把準備衣物、物品的步驟移到前一天晚上,讓我第二天一早醒來,就是可以立刻出門跑步的狀態。

這樣幫助我跑了幾次晨跑後,又開始漸漸的懶惰,於是我繼續啟動「問題-修正」步驟,同樣我先觀察自己是在哪些流程、哪些問題中會放棄去晨跑,於是我注意到有時候比較晚起床、早上要出差、前一天晚上很累、天氣飄雨等等,都會成為我今天無法晨跑的理由。於是我繼續修正,除了早上五點出去田徑場晨跑的行動外,我還設計了雨天備案、六點起床的晨跑方式、很累的時候的跑步計畫等等,讓自己每天都有一個彈性的選擇。(延伸閱讀:我們不小心給習慣太多限制,所以總是無法養成習慣

結果這在這樣的「問題-修正」後,我大概維持了快要一年的晨跑習慣,偶爾五點去田徑場跑,有時候五點多去住家附近跑,有時候簡單在社區中庭跑,但每個禮拜起碼可以有五天維持這個習慣。

只是你以為這樣我們就可以一直維持這個習慣嗎?其實也沒有那麼簡單,後來我身體遇到一些狀況,醫生提醒我暫時不要跑步,於是鬆懈一段時間後,這個習慣就慢慢消失了。

當我意識到這樣的情況,這時候我已經不會那麼焦慮,因為之前完成習慣的例子告訴我,只要再次啟動「問題-修正」的方式,就能養成新的運動習慣,而目前我雖然不像當年那樣常常去晨跑,但透過分析新出現的問題,設計新的運動行為,目前也維持很長一段時間內每天起碼進行一項運動的習慣。(延伸閱讀:如何設計有效的生活習慣,從數字思維到目標思維




案例二:我的防彈筆記法寫作任務

今年上半年我在寫作《防彈筆記法》這本書的時候,一開始也有列一個寫作計畫,那時候很想試試看卡片盒筆記法的寫作技巧,於是開始利用 Logseq 寫很多原子筆記。不過這樣執行了一段時間後,我發現自己的資料草稿寫了很多,但正文還是沒有什麼進度。

這時候,我又再次開始「問題-修正」流程,不是卡片盒筆記法無效,而是我還是需要一個有邏輯的大綱來幫我建構出有系統的論述,於是我稍微調整一下,回到 Evernote 中開始建構每一個章節的大綱。

但是後來有了大綱,實際的內容卻還是遲遲沒有進度,即使我安排了每天要寫一篇的進度,而且還空出了時間,卻依然無法推進。於是我繼續「問題-修正」流程,那時候我嘗試了許多不同的行動:

  • 有時候在午餐時間的咖啡館,快速從腦袋擠出一些草稿。
  • 有時候帶著問題去散步,並且一邊把想法寫下來。
  • 有時候找一個朋友進行問答,把思緒理清後快速寫成正文。

這些都是我在那段時間嘗試過的方法:

沒有說哪個方法最有效或無效,但每一次「問題-修正」的實際「測試」,其實都幫我推進了一點點的寫作進度。

而就在這樣不斷的「問題-修正」後,我有一天發現正文不知不覺其實完成了六成,並且回頭一看,整個架構也完整了,只要把剩下的部分補足即可,這時候反而我安排時間計劃去寫作,才真正有動力寫出來。




案例三:孩子的情緒管理

有了生活習慣的案例,也有了工作任務的案例,再跟大家分享一個溝通合作的案例。

好幾年前,我想要跟孩子一起練習彼此的情緒理解、溝通與管理。一開始我很認真地看了很多本正向教養、心理學的相關書籍,整理了很多其中的方法,想要套用到生活中。但是就算正向教養的許多方法論寫得很完整,但直接套用在孩子身上,還是很多地方出現衝突,孩子也不一定就是跟書中所說一樣的反應?

不過,我並不會因此認為是書中有問題,而是我開始自己的「問題-修正」流程。

例如正向教養很強調溫柔而堅定的溝通,要讓孩子知道我理解他的需求,也要讓孩子理解我的需求,彼此找到合作的方式。但是我每次在「孩子情緒爆發時」想要跟他這樣溝通,卻發現他根本聽不進去。於是我開始反思,這裏面的問題是什麼呢?如果孩子在情緒中,根本聽不進去我們說的話,那這樣有沒有可能在「孩子情緒爆發前」,我就能採取正向溝通的方式呢?

從這樣的「問題-修正」出發,為了能快速辨識出孩子情緒爆發前的時刻,我開始練習仔細觀察孩子的表情、需求、動作,結果我發現其實很多事情都是事出有因、有跡可循的,這時候我更能提前的注意到孩子的某些需要與想法,並且在這之前就啟動正向的溝通,而也確實讓許多情緒的衝突減少很多。

我也就發現,原來是我應用的時機不對,孩子都情緒爆發了,說什麼都沒用,說什麼都變成彼此傷害,要不就在情緒之前,要不就在情緒之後,才能有效的溝通合作。

當然,更重要的是,也不可能體悟到這些重點,就會不再有情緒衝突!因為「問題-修正」不會結束。

依然還是偶爾會發生我和孩子間的生氣、難過等等情緒,但也因為前面這樣的練習,我都會認知到這些都會是有一些解決辦法的,只是需要時間,只是需要測試,不斷的重複這個「問題-修正」的流程。




小結

所以,為什麼安排了時間還是無效?寫了待辦清單與計畫還是不會去做?其實做不到是很正常的,但不是有一種什麼方法可以讓我們直接規劃了就做得到,而是要在安排之後,不斷啟動「問題-修正」流程,然後計畫就能慢慢持續推進。

而且,我們也不會因此就找到什麼終極的時間管理方法、技巧或工具,然後從此可以套用去讓所有事情順利完成。就算是同樣一件事情,套用同一種方法工具,還是會發生很多這次做不到的情況。

所以真正的辦法,依然還是不斷的重複「問題-修正」流程,但這樣的循環,其實就是讓事情繼續推進的最佳辦法

而我們也就會因此累積更多成果,有更好的系統(但不會從此一帆風順),有更好的工具,然後下一次的「問題-修正」又變得更好。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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