在經典的時間管理矩陣中,如何克服壓力處理重要又緊急的事情?



經典的時間管理矩陣,用重要、緊急四個象限分類任務,每個人都知道應該要做重要的事情。但是面對許多重要又緊急的任務,往往讓我們壓力更大,更不想做:

  • 第一象限:重要又緊急
    • 臨時但又要求快速完成的郵件、即時通
    • 重要專案的臨時意外
    • 拖延到截止期前的重要任務
  • 第二象限:重要不緊急
    • 長期專案
    • 個人目標
  • 第三象限:不重要但緊急
    • 瑣事
  • 第四象限:不重要不緊急
    • 打發時間的事

我們都知道,以第二象限的事為優先,要事第一的原則,會帶來更大效益。但實作時會遭遇的最大問題就是,如果第一象限:「重要又緊急」不解決,往往焦頭爛額之餘,我們也可能沒有心思去推進第二象限的事情。

那麼,面對大量重要又緊急的任務時,可以用什麼具體步驟來處理他們呢?今天這篇文章,幫大家整理四個可行作法。




01. 找出簡單可行的下一步行動,立即開始不拖延

  • 愈重要緊急的任務,壓力愈大,有困難的壓力,又有時間的壓力,但這些情緒會讓自己更無法「立刻開始」這個任務。
  • 偏偏重要又緊急的任務更需要立刻開始。
  • 這時候,我們可以先拆解下一步立即可行的行動,幫助自己卸下壓力:
    • 聚焦可行的下一步行動,讓進度推進10%,壓力就減少10%,任務也就愈來愈容易。
    • 看到完整行動清單,減少疑惑與焦慮的時間浪費,更容易開始專注推進任務。
  • 可參考延伸教學:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟




02. 利用覆盤系統,輕鬆省時重現上次最佳流程

  • 一個重要又緊急的任務,常常需要花時間統整資料,或是確保行動步驟不失誤,但這樣反而無法立刻開始重要又緊急任務,於是又更加焦慮。
  • 但有時候重要又緊急的任務是重複出現的,如果之前第一次做這個任務時,有留下行動清單、資料整理的覆盤筆記,那麼下次只要搜尋找出上次的任務筆記,就能更專注在重現上次的行動流程即可。
  • 所以建立有效的覆盤系統,就可以幫助自己在處理那些重複出現的重要又緊急任務時,節省大量時間,自己也更有信心去完成。
  • 可參考延伸教學:




03. 利用進攻行事曆,在重要不緊急的時候先推進階段性成果

  • 有些時候,重要又緊急的專案或任務,是因為在重要不緊急時,我沒有先推進進度,慢慢的未完成的任務愈接近交付時間,就變得重要又緊急。
  • 這類型的任務,如果透過提前保護時間,提早推進進度,先完成階段性成果,就減少進入重要又緊急的事情的數量。
  • 愈多重要又緊急的事情,代表我們缺乏選擇的彈性,因為全部都要做。減少這類任務數量,就能幫助我們找回更多彈性。




04. 確認價值,不多做

  • 還有一些時候,問題在於這件任務真的這麼重要嗎?真的這麼緊急嗎?一個被交付的任務,當然都說是重要又緊急的,但是如果我們可以有一個專案流程,就可以判斷這個任務是不是可以排在未來哪個流程再做就可以。
  • 也有些時候,我們對重要的定義還不夠清晰,這時候因為重要又緊急而讓我們急於馬上去做,但很有可能是多做或做錯,反而浪費時間,也讓更多事情反而變得更緊急。
    • 當時間急迫,過度緊張,我們會容易先做看起來最直接,但價值最低的事情上。
  • 所以,雖然感覺事情重要又緊急,還是應該花一點時間,判斷目標真正要完成的成果是什麼?判斷目標現在最有效益的行動是什麼?
  • 事情會從即時通、郵件、電話中湧現,通知出現時都可能感覺緊急,但有可能不重要,或者不是真正的緊急。如果我們有目標系統,那麼就可以比較明確的判斷什麼時候處理最恰當,也不怕忘記處理。
  • 可以參考延伸教學:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?

在時間管理課程中,常常有朋友問我,如何處理那些「重要又緊急」的事情,而上述就是我自己實踐的四個處理辦法。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友,還可進一步參考:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:在經典的時間管理矩陣中,如何克服壓力處理重要又緊急的事情?

留言

  1. 復盤,是重新(再一次)在棋盤上把對弈過程擺一遍,檢討改進。「覆盤」是個大白字,建議這麼常使用的專業用語,能夠用字正確。感謝站長。

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    1. 感謝您的提醒,其實這個用字我也有點糾結,之後會特別注意

      刪除

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