2016年8月24日 星期三

JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學,比 Slack 更適合中文用戶


JANDI 一定不想被稱為只是繁體中文版的 Slack ,不過這其實是我 2015 年初見他時的第一印象。

在去年(2015年)介紹了「 Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道」之後,就常有讀者來信詢問,想把在國外如日中天的團隊溝通神器 Slack 導入自己團隊,但往往卡在全英文的介面上,這時候如果要尋找類似工具:

那麼這個來自韓國開發,但在台灣有本地團隊營運,整個介面與功能都有繁體、簡體中文支援的「 JANDI 」確實是很棒的選擇

從 2014 年誕生, 2015 年進入台灣市場到現在 2016 年, JANDI 這個雲端團隊溝通平台也不斷進化,發展出了屬於自己的特色,除了相較 Slack 有更完美的中文支援外, JANDI 在介面上更符合東方的鮮明色彩風格,對台灣用戶更親切,有線上中文客服,免費版的功能又硬是要比 Slack 多一點點。





0. LINE 之外,為什麼還需要一個高效率團隊溝通平台?


而相較我們現在常用(但有時效率很低)的工作通訊合作工具,例如 LINE Email ,號稱可以讓工作溝通更有效率的 JANDI ,則是更適合「團隊內部大量討論」、「專案訊息分流與指派」的平台,他具備下面這些優點:

  1. 你可以為每個團隊各自建立不同團隊討論平台,團隊成員無上限。
  2. 在團隊內可以開不同議題頻道,讓公私對話分流,讓不同專案討論分流。
  3. 討論時有星號、公告、指名、問卷等功能,可以做為任務的派任與提示。
  4. 訊息中可以插入檔案共享,單一團隊平台免費容量 5GB 。
  5. 具備強大且支援中文的訊息搜尋、過濾,免費版可搜尋最近15,000則訊息。
  6. 和 Google Drive、 Dropbox、 Google 日曆與 Trello 等雲端工具整合,可在溝通平台上協同合作。
  7. 有網頁版、電腦軟體、手機 App ,可跨平台使用。

除了英文版的 Slack ,這樣的中文團隊通訊平台目前還有像是「號稱 LINE 企業版: ChatWork 中文版專案即時通平台」這樣的選擇,不過今天就讓我們聚焦來好好介紹一下 JANDI 。





1. JANDI 是繁體中文版


很多人都跟我說想在團隊導入 Slack ,但結果不是每個團隊成員都能接受英文介面。

而 JANDI 有完整的繁體中文、簡體中文、日文、韓文與英文介面,讓所有團隊成員都能接受,甚至跨國使用也方便。





2. 你可以在 JANDI 建立或加入多個團隊平台


你可能需要一個辦公室團隊溝通平台,還有一個 A 專案的團隊常常討論事情,為了辦一個活動臨時又需要另一個新的團隊討論區,這時候都可以在「 JANDI 」很方便的開設新團隊,或是加入其他人開設的不同團隊。

每一個「團隊」都可以擁有獨立專屬的溝通平台,而你可以同時管理與加入多個團隊



當你在「 JANDI 」加入多個團隊後,有一個很棒的設計是:

在每個團隊裡,你可以是不同的人,擁有不同的名稱、職稱、頭像。

例如我在 A 團隊裡是站長,在 B 團隊裡是編輯,在 C 團隊中是顧問,這時候我可以在不同團隊設定自己不同的職稱。



當你建立一個團隊後,可以一一輸入對方信箱,邀請成員加入你的「 JANDI 」團隊。也可以直接公告一個網址,進入網址的人就可以註冊「 JANDI 」帳號並加入你的團隊。

為了讓感興趣的朋友也可以立即試試看「 JANDI 」的各種功能,我開設了一個公開的團隊讓大家一起玩玩:

你可以進入「https://www.jandi.com/landing/#/seed/R3ucsQvc」這個網址,就能加入我的「電腦玩物」團隊,在裡面跟大家交流與測試。

或許如果大家都有興趣繼續留在團隊裡討論的話,這就當成電腦玩物的讀者交流區也不錯。





3. 在 JANDI 建立不同的議題頻道,讓討論分流


這類服務最大的好處就是,在同一個團隊群組中,還可以建立多個討論頻道,讓討論可以分流,才不會不同專案的問題擠在同一個群組討論,也不會公告、聊天、任務分派都混在一起。

在「 JANDI 」中這些討論頻道稱為「議題,如下圖所示,我可以建立多個中文名稱的議題,根據不同專案來分類,或是把相同議題收納在一個資料夾中。



當新增一個議題(討論頻道)時,可以選擇:

  • 公開議題:所有團隊成員可自行加入
  • 私人議題:僅開放管理者邀請的成員

這樣又可以在一個團隊平台中,更嚴謹的區分出公開討論、私密討論,讓專案小組可以用「私人議題」說悄悄話。



在設定議題(討論頻道)時,可預設新成員自動加入,也可讓成員自行加入公開頻道。

如果你剛加入這個團隊,可以到議題清單上方的「更多議題」按鈕,看看有沒有你尚未加入的公開議題(當然私人議題你是看不到也無法加入的,只能被邀請)。



如果加入一個公開議題後,發現討論內容和自己無關,也可以隨時在討論區右上方選擇「離開議題」。

或是覺得某個議題太多閒話,也可以隨時「關閉這個單獨頻道的通知」。

可以看到,透過議題分流討論,區分公開私密,讓「 JANDI 」這樣的服務可以比 LINE 更有效率的管理團隊裡的溝通。





4. 設定有趣的頭像,有趣的聊天貼圖


前面在說到建立自己獨特的團隊身分時,大家應該可以看到「 JANDI 」別出心裁地提供了很多卡通化的個人頭像可以直接套用。

除此之外在聊天時的表情符號,「 JANDI 」也採用了類似 LINE 的有趣貼圖風格,這也和 Slack 等服務有所區別。





5. 訊息可以發布為公告!


在不同議題頻道討論時,你還有很多功能可以好好利用,幫討論做出更有效的管理。

首先你可以在某則訊息旁邊點擊[...]按鈕,選擇[發布公告]。



這時候這則訊息會變成整個討論串最上方的一張「公告卡片,所有進入討論頻道的人都能立即看到。

我很喜歡「 JANDI 」這個功能,比 Slack 的 PIN 更直接,也幫助進入討論串的人不會錯失最重要訊息。





6. 幫自己的重要訊息打星號


而如果是單純我自己認為的重要訊息,我可以在某則訊息「打上星號」,這樣以後可以從右上方的過濾功能裡,直接過濾出整個團隊平台上所有的星號訊息。

這個「打上星號」的動作是個人性的,也就是我打上的星號,其他團隊成員不會看到,是用來做我自己的訊息標註用途,讓自己不要漏掉一些重要訊息。





7. 找到他人指派給我的訊息任務


你可以把「 JANDI 」上的訊息看做任務,當你要把某個訊息任務指派給他人執行、提醒他人專注時,可以利用「 @對方名稱 」的方式完成。



而我可以利用右上方的[@]過濾功能,過濾出整個團隊中所有指名給我的訊息,這樣我就不會漏掉跟我有關的重要任務。





8. 在訊息中插入檔案或雲端檔案


「 JANDI 」也可以當作協同合作平台來使用,我們可以在討論串中插入檔案來共享,針對檔案進行討論,或是插入來自 Google DriveDropbox 的雲端硬碟檔案。



插入檔案後,點擊檔案可以在右方預覽,或是在右方面板進行針對這個檔案的單獨討論。





9. 在討論串中進行問卷調查


我們在團隊討論時常常要進行一些投票表決,在「 JANDI 」裡可以直接使用內建的「問卷調查」功能來滿足這個需求。

直接在訊息中建立一個簡單的問卷,然後讓所有團隊成員進行投票,當所有成員都完成投票後,還會自動統計並通知大家結果。





10. 過濾與搜尋,找出你需要的訊息


當你的團隊平台溝通愈來愈多時,你已經不太可能從翻找討論串來找出重要訊息了,這時候如果要查看某些討論內容時,可以使用右方強大的搜尋與過濾功能。

在「 JANDI 」中可以過濾出所有插入訊息的檔案、過濾出提到你的訊息、過濾出你標註的星號、過濾出問卷調查,或是直接用關鍵字在不同議題頻道中搜尋,對中文內容也有很好的搜尋結果。





11. 除了議題頻道,也可以私訊


另外當有些私密的事情不想在議題頻道裡講,你也能利用「 JANDI 」內建的私訊功能,直接跟特定對象傳訊息,就像即時通一樣展開私密對話,其他團隊成員都不會看到。





12. 利用 JANDI Connect 連結第三方服務


Slack 強大之處是幾乎所有雲端服務都可以連結到討論中使用,在這一點上「 JANDI 」雖然沒有同樣強大的功能,但也有「 JANDI Connect 」可以連結內建的幾個第三方服務。

包含把 Google 日曆連結到某個「 JANDI 」議題頻道,只要有新的行程就會直接發佈到頻道中。

或是把 Trello 專案看板裡最新的卡片自動發佈到「 JANDI 」頻道。



你可以利用「 JANDI Connect 」做很細部的設定,例如哪個行事曆要自動發佈到哪個頻道,什麼時間要提醒等等。



這樣一來,就像下圖一樣,「 JANDI 」的議題頻道也可以當作日曆與看板的更新通知





13. 跨平台使用 JANDI 


「 JANDI 」同時具備電腦版軟體、網頁版、 App 版,所以基本上隨時隨地都能使用。

如果你需要一個高效率的團隊通訊平台,想改進不同專案的溝通流程,讓公私分明,讓訊息更容易找到,重要訊息不漏失,並且還能一邊溝通一邊協同合作,那麼像是 Slack 與 JANDI 這樣的工作平台是值得考慮的選擇。

而中文版的「 JANDI 」,加上有趣親切的介面,也有日漸完整的功能,或許是對台灣用戶來說更適合的團隊溝通服務喔!

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15 則留言 :

  1. 請問原先在Slack已累計許多資料,可以移轉到JANDI嗎?

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    1. 好像沒有看到這樣的轉移功能哩

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  2. 對中南部稍具規模的企業來說,Mail + Line 就已經是最新科技了,要想轉變真的很困難...

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    1. 其實也不一定要轉換,就是有各種不同的方法,大家各取所需,能解決問題就好。即使像 Slack 或 JANDI 比較高科技且有效率,但如果回到人員還要教育訓練,有些人員可能不熟悉雲端工作等問題,或許時間成本上也不一定符合效益。

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    2. 什麼最新科技?!我還有主管不會用mail的勒!拿這篇的JANDI給他他應該會以為我使用了黑魔法。

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  3. 用過一段時間Jandi之後還是回到Slack了...

    對於目前多人協作溝通的 slack jandi chatwork都試用過
    還是會覺得擁有全球使用者數最多的平台還是比較好的優先選擇,包含bug、效能還有其他整合資源等等

    當然不排除如果有像chatwork一樣,有針對國人企業特別優化的功能絕對是好的


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    1. 好奇 chatwork 特別優化的功能是什麼?

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  4. Google Space 可用在團隊工作嗎?

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    1. 最近我也發現 Google Space, 有好用之處嗎?還不知如何運用

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    2. Google Space 看起來比較像是小型的論壇或討論區,適合針對零散問題或主題下拉出討論串,可是團隊工作可能需要一些更嚴謹、更持久的討論管理、訊息搜尋、訊息提示功能,這樣來看的話其實不是那麼適合

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  5. 我們公司已經很習慣用skype,也可以做到分群組的功能
    這兩者有甚麼主要的差異嗎??
    過去skype的搜尋功能很差,資料量一多就很容易迷航,現在也大幅改善了
    差別目前感覺就是一些小功能(投票,第三方服務),還有沒有甚麼根本的使用差別呢??

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    1. 如果本身已經在即時通系統中做好群組管理,那可能還有個功能是 JANDI 這類服務比較強的,就是討論時有星號、公告、指名等功能,可以做為任務的派任與提示,這樣才不只是討論,而是真的在團隊管理與協作。

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  6. 請教一下,如果跟Vmoso的差異在那邊?不知有沒有機會做一個比較?

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  7. 請問Jandi串連Trello的話,除了更新通知,有其它功能嗎?比如說,將Jandi對話直接加到Trello的卡片中。
    另外,Jandi connect其它軟體,是只能在電腦版上面操作嗎?
    謝謝

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