2015年6月23日 星期二

號稱 LINE 企業版: ChatWork 中文版專案即時通平台

每一個團隊都想要一個更有效率的討論平台,尤其當你溝通的主要目的不是聊天打屁,而是任務的執行,那麼比起那些有趣的通訊功能,或許職場上更需要的是建立「討論過程-->工作清單」的任務轉換流程:

在我們討論的正熱烈時,可以把討論串裡的每一個重點訊息一一轉換成有期限、有負責人的任務,這樣會不會是團隊裡更好的專案工作方式呢?

之前我在電腦玩物曾經介紹過的國外知名團隊溝通平台「 Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道」就是要解決類似的問題,不過 Slack 目前還沒有中文版,不少台灣讀者看了該篇文章後,都希望我介紹一個類似的中文服務,其中有讀者也來信推薦了今天要介紹的「 ChatWork 」。




ChatWork 」是一個日本開發的團隊專案通訊平台,多年前已經推出台灣中文版,其免費版對於小團隊來說已經夠用,可以解決常常需要開會討論、傳訊確認的職場工作者的溝通麻煩,省下我們在繁瑣的開會、郵件、電話、即時通裡浪費的時間,讓討論真正變成執行任務流程:

因為 ChatWork 對我來說最大的特色就是可以把每個群組討論串中的重要訊息直接建立成任務。

也有人稱呼「 ChatWork 」為企業版的 LINE ,比起 LINE 難於管理、公私難分,「 ChatWork 」運用在團隊上可以做到根據專案彈性分流討論群組,並且建立每一個專案群組的工作任務待辦清單,真正符合團隊溝通的需求。

延伸閱讀,更多團隊專案管理工具:





  • 1. 「 ChatWork 」中文版(台灣版)

雖然我個人更偏愛 Slack 的簡潔、流暢與便於管理的過濾功能,不過中文版的「 ChatWork 」確實看起來更加親切。

任何人都可以在「 ChatWork 」網站上建立免費帳號,並且使用其基本的功能。





  • 2. 和每個團隊成員交談,傳送檔案、視訊

進入「 ChatWork 」,然後把團隊成員也邀請加入你的「 ChatWork 」團隊平台,大家就可以在「 ChatWork 」中進行傳訊互動,可以視訊通話,還能傳送檔案,傳送的檔案統一儲存在團隊的雲端空間統一管理(免費版「 ChatWork 」有 5GB 檔案空間)。





  • 3. 免費版可以開 14 個專案討論群組

在「 ChatWork 」中我們可以依據團隊正在進行的不同專案、不同工作需求來開設不同的討論群組,免費帳戶下最多可以開設 14 組群組,每個群組可以讓不同的團隊人員加入,保持團隊中討論的分流與不同專案間的私密性。





  • 4. 把每個群組討論串中的重要訊息建立成任務

而「 ChatWork 」最大的特色,就是可以直接在討論串中把某一則重要對話直接變成「任務」,這在工作溝通傳達上很有幫助。

例如我正在跟主管討論某一個進度的執行方式,討論串中某一則訊息提到一個大家覺得不錯的解決方法,於是主管可以把這則討論訊息「直接標示」為任務,可以設定任務的負責人、到期時間,而所有設定為工作任務的訊息都會出現在右方的專案群組待辦清單中。


這是一個很不錯的設計,工作上如何完成一件事情的過程中常常需要討論,而當討論到必須付諸執行的任務時,「 ChatWork 」可以把這則訊息直接標註成任務,並且建立屬於這個專案的時間與清單提醒,這很符合常見的工作溝通流程需求。





  • 5. 獨立管理工作任務清單

如果在「 ChatWork 」的不同專案群組裡有不同的任務,會不會造成找不到任務的情況呢?這時候「 ChatWork 」設計了一個統整的工作任務清單,點擊右上方的任務收件匣就可以開啟,在這裡我們可以查看所有群組中快要到期的任務,並且把任務標示為完成。





  • 6. 「 ChatWork 」App 版

除了可以在任何瀏覽器直接打開網頁版來使用外,「 ChatWork 」也提供了 Android 與 iOS App 版本,可以讓我們在手機上接收團隊的群組討論,或是查看從即時通討論串裡標註出來的任務清單。

「 ChatWork 」當然在使用上還有許多值得探索的細節,不過我覺得它最大的特色就是「從即時通裡建立新任務」的設計,當我們工作上常常在討論溝通的過程中交待彼此工作、確認執行方法時,不如就把這些訊息直接轉換成待辦清單,這相信對某些團隊的運作方式來說可以節省許多步驟,值得需要的朋友試試看。


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