2015年5月4日 星期一

夠用才是更好用! Google 繪圖解決團隊協作圖表需求


之前雖然在電腦玩物中介紹過一系列強大的線上圖表製作工具,像是特別適合設計專業流程圖的:「 Draw.io 」,或是擅長畫出實用心智圖的:「 Coggle 」,還有設計網頁、軟體介面的專職工具:「 MockPlus 」等。

但是,我也常常說:「要依據自己的需求等級選擇夠用就好的工具。」就像如果我只是想要裁切一張圖片,與其打開 Photoshop ,不如用小畫家就能解決,這樣的工作流程裡其實節省了開啟大軟體可能耗費的效能與時間,節省了學習自己用不到的專業功能的時間。

那麼,如果你畫流程圖、畫心智圖、畫網頁原型圖,或是畫任何圖表的需求沒有那麼多、沒有那麼專業,但偶爾要用到時,或許一個「夠用就好」的圖表製作好工具,就是我們平常已經習慣使用的 Google Drive 中內建的「 Google 繪圖」。




  • 夠用,更好

夠用就好的工具使用哲學下, Google 繪圖正是這樣一款線上繪圖工具。

它完全免費,內建基本的圖表線條符號,包含一系列的流程圖圖案,讓我們在繪製圖表時可以簡單搬移組合自己想要的圖形,也能插入表格、連結,或是插入圖片。


要畫出本文第一段提到的流程圖、心智圖、網頁原型圖都是沒問題的,而且操作很簡單,只是可能沒那麼好看。

並且,所有利用 Google 繪圖產生的繪圖檔案,全部都儲存在 Google Drive 雲端硬碟中同步,還能透過 Google 雲端硬碟離線功能,在離線時編輯使用。

想要知道更多 Google 雲端硬碟功能,請延伸閱讀:活用 Google Drive 雲端硬碟 12個激發工作潛能技巧教學





  • 特別適合雲端協同合作

但除了基本夠用的繪圖功能之外,「 Google 繪圖 」一個值得使用的最大特色,就是非常方便的「雲端協同合作」。

除了可以透過 Google Drive 共享檔案機制來共享繪圖檔案外,還能開啟邀請對方協同編輯的功能,這時候就能讓團隊之間進行圖表的合作討論。

「多人協同合作圖表」可能是比多人協同合作文件更迫切的需求:

  1. 當團隊之間要討論某個產品的原型?
  2. 要討論這次海報的版面設計?
  3. 要討論如何修正工作流程圖?

這時候比起華麗的繪圖工具,我們更需要的是「便利的即時討論」。

而「 Google 繪圖」就是「便利的即時討論」的最佳選擇,一方面我們可以多人同時在一張圖表上不同地方進行即時編輯,可以透過內建即時通討論。


另外一方面,我們還可以透過「註解」工具,在每一個圖形、流程、表格的位置上留下註解。

利用註解,我可以交代夥伴處理某一處圖表問題,或是針對某一個環節特別提出意見,讓團隊之間更容易進行圖表修正。





  • 在 Google 文件、試算表、簡報中插入繪圖

另外,就跟 Office Word 裡也有內建圖表製作工具一樣,這個「 Google 繪圖」同樣整合在 Google 雲端硬碟的文件、試算表、簡報當中。

當我在編輯 Google 文件時想要插入一張流程圖,當我在製作 Google 簡報時想要插入一張心智圖,這時候都可以選擇利用「 Google 繪圖」即時製作並插入。





  • 轉出成 PDF、向量圖、 圖檔與發佈到網路:

最後, Google 繪圖製作完成的圖表可以下載成各種常用檔案格式,也能發佈成網頁,或是內嵌到自己的網站中,非常便於後續各種使用。





  • 小結:什麼時候適合使用 Google 繪圖?

在現在有這麼多種的專業線上圖表設計工具(參考:懂設計更有競爭力!職場必學10種免費線上設計軟體),我們為什麼要選擇陽春一點的 Google 繪圖呢?

我主要的考慮有三點:

  • 1. 很多時候真的只是要畫簡單的圖,夠用就好。(比起其他專業設計工具, Google 繪圖更好上手)
  • 2. 特別需要雲端多人協同合作的時候, Google 繪圖有強大的即時多人編輯、討論、註解功能。
  • 3. 在使用 Google 文件與簡報臨時需要插入圖表,用 Google 繪圖就不用跳出軟體。

所以,如果你平常已經是 Google Drive 雲端硬碟的使用者,遇到臨時的繪圖需求,或者說某些工作上比起漂亮的圖表,「你更需要的是」多人協同合作圖表的功能,那麼別忘了你已經擁有 Google 繪圖這個簡單的免費工具。

目前唯一我覺得可惜之處,就是 Google 繪圖還不能在 Google Drive 的 App 中進行行動編輯,如果以後可以像「DrawExpress Diagram 真手繪流程圖心智圖免費軟體」那樣在行動裝置上繪圖,一定可以有更多利用彈性。

Google 繪圖線上版

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