Google Docs 新回溯功能:快速查看上次誰改了哪裡?

我們都知道 Google Docs 有多人協同編輯的功能,可以讓同一份文件由多個人一起負責修改。我自己在工作上很喜歡和作者使用這個功能同步進行文件的編輯。但是,有時候協同合作的人一多,一份文件被多人改動了多次,我要怎麼在下一次查看時快速、準確的知道「是哪些人改的?」以及「他們修改了哪些地方?

一個方法就是要求大家使用 Google Docs 上的追蹤修訂功能:「建議編輯」,但這要建立在大家都願意遵守這個流程上,而且改稿還要經過審核,有時候有點麻煩,不是每種工作流程都適合。

還好,最近兩天 Google Docs 上的「修訂版本記錄」功能進行了更新,在新版的歷史回溯功能中可以更快速回顧「你上一次查看之後」所做的所有變動,並且明確的指示出「是誰」「改了哪些地方」,更方便的解決上面這個多人協同編輯的大問題,一起來看看怎麼使用。




打開你的 Google Docs ,如果這份多人協同編輯的文件在你上次離開後有做了修改,那麼現在在文件上方的「說明」右方,會浮現出「顯示更新的內容」按鈕。

(原本舊版這裡顯示的是上一次誰編輯了這份文件的時間)




其實在舊版的 Google Docs 文件修訂版本記錄功能中,我們一樣可以查看上一次大改動的版本歷史,也可以看到哪些地方被誰改動,這些地方會用特別的顏色標明,我們也可以在這裡還原之前某個時間點的檔案版本。

但是如果要快速看到上一次我離開之後:「每一個人」對「每一個小地方的改動細節」,舊版使用介面就沒有那麼容易與親切,而這就是下面新版 Google Docs 歷史回溯功能要解決的。




在點擊新版「顯示更新的內容」後,會進入一個新的回溯查看介面,透過右上方的上下按鈕,可以一個地方一個地方查看每一處文件的修改,並且可以看到是哪一個人改動的,他的名字會浮現在修改處上方。

而且也會看到他實際改動的所有過程,包含他刪除了哪些地方?新增了哪些地方?來回修改了哪些動作?這比舊版資料顯示得更詳細也更具體。




我之前在電腦玩物介紹 Google Docs 的一個競爭對手:「Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台」後,獲得很多迴響,看起來大家對於協同合作編輯的重視,並且對於合作過程如何更仔細有效的管理的需求,因為 Quip 上就有很仔細的版本修訂記錄。

或許 Google Docs 也感受到了競爭,前幾天推出的「支援聽寫! Google Docs 新增中文語音輸入功能」,或是今天更即時、更聰明的「顯示最近變更」功能,都讓 Google Docs 開始有所進步,也值得大家期待。

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Google Docs 新回溯功能:快速查看上次誰改了哪裡?


留言

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

形色:一秒辨識四千種花草植物,最聰明又有詩意的賞花 App

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

To the Moon 繁中版登陸手機,經典說故事型 RPG 無劇透評析

Smallpdf 線上 PDF 轉檔 Word 與編輯免費全能工具,支援中文

五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載,建立強大無紙化辦公室

我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣

Beholder 當個好人很難,傳承《1984》反烏托邦模擬遊戲心得

Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

YouTube 簡約黑色劇院介面正式推出,立即啟動不需改程式碼