2015年9月20日 星期日

Excel 記帳雲端進化! Google 表單比記帳 App 還好用


之前我寫的一篇記帳心得:「丟掉記帳軟體與 App ,轉個彎,我養成了記帳的習慣」獲得了許多迴響,很多朋友喜歡我那樣以預算為導向的簡單記帳方式,因為一來更容易養成這個輕鬆的習慣,二來也能達到控制花費與儲蓄的效果。

但是同一篇文章底下有不少朋友留言提到他們也不一定使用記帳軟體或 App ,而是更喜歡從以前到現在養成的用 Excel 記帳的方式,好處是自己可以自由設定欄位,資料自己可以完全掌控,又能用 Excel 做出報表。

那麼,在這個雲端時代與行動時代, Excel 記帳的方法有沒有雲端化、行動版的變種呢?之前看到國外知名教學網站 MackUseOf 的「 Use This Google Form Budget Trick to Control Your Spending 」一文,就提到可以用「 Google 試算表」加上「 Google 表單」,做出自己可以隨時記帳的「雲端+行動」記帳本,效果不輸專業的記帳 App 喔!

2015/10/28 新增:我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得
2015/12/25 新增:Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載
2016/2/16 新增:超簡單網頁表格製作!免語法用 Google 試算表教學




我對於這個方法非常感興趣,於是自己實作了一段時間瞭解其效果與功能,今天這篇文章就來分享我照著實作後重新整理的方法教學:

如何用 Google 試算表與表單,製作出可以行動記帳、雲端同步的帳本?

先來看實例,下圖就是比 Excel 記帳更進化版的 Google 雲端記帳,利用「 Google 表單」設計出類似記帳本的問卷調查頁面,這個頁面無論在手機或電腦上都能隨時開啟使用,快速記錄一次花費。

而所有的消費記錄都會同步儲存在雲端的 Google 試算表中,我們還可以利用「 Google 試算表內建圖表設計功能」統計收支的圓餅圖。

你也想利用 Google 試算表與表單設計出自己獨一無二又快速易用的記帳本嗎?那麼下面我們就來拆解怎麼設計。





  • 從新增 Google 試算表與表單開始

1.
上面我們已經看到最後完成的效果,現在就讓我們一步一步來完成他的製作。

首先,打開你的「 Google 雲端硬碟」,我建議建立一個「記帳帳簿」資料夾來專門儲存以後的記帳表單資料。




2.
接著在這裡先新增一個「 Google 試算表」,這份試算表就像是 Excel 一樣,以後可以儲存我們所有的記帳資料。




3.
但是我們不只想要用 Excel 記帳,我們希望有真的像是記帳 App 那樣簡單易用的記帳介面,這個便捷記帳介面就要用「 Google 表單」來設計

所以進入剛剛新增的試算表,先將這個試算表命名為記帳本(方便以後查找),然後在上方功能列的「工具」中為這份試算表「建立表單」。

透過連結 Google 表單,我們就能用問卷調查表的介面來設計出好用的記帳介面(延伸參考:Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學 )。





  • 建立記帳問題:交易日期、交易項目、消費類別、消費金額

1.
經由上面步驟進入「 Google 表單」設計介面,讓我們來設計幾個經典的記帳問題。

首先增加「日期」問題類型,這讓我們可以快速選擇這筆交易的日期。




2.
接著我們用「文字」問題類型來新增一個「交易項目」欄位,用來填寫這筆消費的實際用途說明。




3.
再來我們利用「單選」問題類型來建立消費類別,例如飲食、交通、娛樂等等,就像所有的記帳 App 那樣,事後就能透過消費類型的統計來分析自己的花費情況。




4.
當然,別忘了利用「文字」問題類型,加上最重要的「消費金額」欄位,這裡就可直接填上消費數字。




5.
我們甚至還可以把這個記帳本改造成更有養成習慣激勵的效果,例如用「評量尺度」問題類型設計「我真的需要這筆花費嗎?」欄位,用 1 到 5 的分數在消費後給自己評分,最後就能統計自己的消費是不是在符合需求的情況下完成。




6.
經過上面的問題設計,很快的我們就用 Google 表單設計出自己的便利記帳單,這時候別忘了還可以利用「不再只有醜醜範本!如何幫 Google 表單美化背景外觀?」來幫表單設計一個好看的問卷介面。





  • 行動記帳本:新增問卷網頁到手機主畫面或書籤

1.
完成了 Google 表單與試算表的設定後,現在我們就可以重複使用這個記帳問卷網頁來輸入自己的消費了!

無論在手機或電腦中,打開剛剛設計好的「記帳問卷」,這時候只要在日期、項目、類別、花費欄位一一填寫,就能快速把一筆消費同步輸入 Google 試算表,要比打開試算表填寫要快速簡單得多。




2.
除了把這個記帳問卷網頁加入書籤外,在 Android 手機裡可以利用 Chrome 的「加到主畫面」功能,把這個問卷網頁捷徑放在桌面上,這樣就真的像一個記帳 App 一樣了。





  • 用 Google 試算表最新探索功能查看消費統計

1.
我們在記帳問卷表單輸入的一筆一筆花費,都會統整到一開始建立的 Google 試算表中,只要打開這份試算表就能看到所有花費。




2.
更進一步的,現在新版 Google 試算表右下方有一個「探索」功能,點擊這顆探索按鈕,就能任意查看每一個欄位相關的統計圖表。

例如打開探索功能後,我點擊「消費類別」欄位,就可以看到這段時間我在哪一個類別上花費最多的統計圖,這是不是就跟一般記帳 App 沒什麼兩樣了呢?




3.
而剛剛設計的「我真的需要這筆花費嗎?」,也可以在探索功能中直接統計出目前的平均分數,看看自己的消費是不是更偏向「真的需要的花費」。





  • 建立長期追蹤樞紐分析表

1.
如果你是一個對統計圖更認真的記帳者,還可以在 Google 試算表中圈選需要的欄位,然後打開「資料」選單裡的「資料透視表」。




2.
這樣一來可以開啟新的 Google 試算表分頁,讀取剛剛圈選的欄位,建立自動統計分析的樞紐分析表,以後就能隨時查看自己最關注的帳目統計。

這真是一個自由、簡單的記帳方式,最棒的是資料完全自己掌控與同步,又能在所有平台使用,只要透過 Google 試算表就能記錄與統計分析,而透過 Google 表單更是可以建立類似一個記帳 App 那樣的行動記帳介面。

或許你用膩了一般的記帳 App ,那麼不如來試試看這個比 Excel 記帳更加雲端化與行動化的 Google 記帳方式吧!

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Excel 記帳雲端進化! Google 表單建立行動帳簿教學


87 則留言 :

  1. 之前都只是用試算表來記帳,有表單輔助好像更好用了,雲端再進化

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  2. 作者已經移除這則留言。

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  3. 擔心會不會所有時間的資料都混在一起,沒法不同月份分開、相互比較~
    還是說選不同月份就會自動分到不同分頁呢?

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    1. 其實在 Google 試算表中你會有很多彈性去做任何月份、時間區段與不同項目資料之間的比對,利用我文章最後所說的樞紐分析表,或是簡單圈選範圍的圖表分析都可以做到喔

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  4. 請問這個表單有辦法離線輸入嗎?不是隨時都有網路
    之前都直接開試算表app,發現esor大介紹這樣使用方式好吸引人啊~
    立刻就像完整記帳app一樣了

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    1. 表單的方式不能離線輸入,但還是可以像你說的,在離線時直接開離線的試算表填寫內容。

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    2. 可以用google日曆或其他日曆app(好處是查帳快速,比如我會查車輛保養及理髮的時間),或者google keep也能離線筆記等有空再整理

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  5. 哇這超酷,謝謝Esor分享!
    我覺得可以拿來記工作室的花費和帳款收取流水帳,畢竟手機打開表單再找到正確欄位編輯有點麻煩,用表單來速記應該方便許多

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    1. 這個方向去想的話,表單其實可以做出很多「介面」

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    2. 的確是這樣,我覺得打翻我對Google表單原本使用方法的印象...
      想到庫存的進貨或是出貨也可以先快速用這個填寫一下
      用在要多人共用的表單上還不錯!

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  6. 看到這篇文章,兩眼都發亮了!!!!!太實用了!!!!立刻來製作自己的版本!!!!謝謝電腦玩物

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    1. 這個方法的好處就是每一個人都可以設計自己的版本!

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    2. 有同感, 已建立自己的版本~謝謝!Esor

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  7. 您好:
    有依照Esor的分享設定,方便許多。
    但是不是再請教要如何設定小計或總結
    就是有結算的功能
    謝謝

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    1. 我文章裡的探索功能可以幫你自動計算總結喔

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    2. 您好
      再次請教是否能設定
      支出、收入、轉帳等金錢流向功能
      在同一個工作表裡
      謝謝

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    3. 用不同的表單選項來設定,只是不知道是否滿足你想像的需求與操作

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  8. 作者已經移除這則留言。

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  9. 雲端 excel 的一個問題,似乎沒辦法設密碼?

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    1. 基本上這個試算表是只有你私人可以瀏覽的。 問卷表單的網址也只有你自己知道。

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    2. 這跟在自己電腦上的 excel 檔案是一樣的道理的,檔案只有我自己知道放哪裡,電腦也是我的

      但為什麼還要設密碼,就是怕萬一某天被別人拿到或路過看到隨便就打開了~~ (也許看到雲端檔案列表,就可以一個個點開)

      金錢總是比較私密的資料,我在本機端的 excel 還是會設密碼保護,同理,也希望雲端能設密碼,才會安全

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    3. 不曉得這問題GOOGLE到現在為何還沒有發現,如同Rocky所說,如果電腦被他人使用,或帳號被入侵,雲端上的東西就被一覽無遺了,可以讓使用者在文件多加一次密會更好

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    4. 基本上帳號會被入侵 再加一次密也不是十分有效
      Google現在的做法是使用認證登入(手機app or 簡訊)
      如果你怕帳號不夠安全可以使用認證登入

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  10. google工具真的非常好用 完全可以擺脫app有很多不相干步驟的困擾
    我之前本來想幫公司用問券功能設計領取贈品的紀錄表 但就是卡在無法鎖定權限 問了google的朋友也無解
    真的很可惜!!

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    1. 權限這一點確實沒有比較細致的設定

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    2. liqform 軟易雲端表單系統,目前有提供表單讀取允許碼,限制表單觀看與填寫權限功能。
      針對投票、票選還有自定投票人帳號密碼功能。
      不知道您的鎖定權限指的是什麼樣的流程?
      歡迎到我們的網站聯絡我們,我們可以幫忙看看能不能提供協助。
      https://www.liqform.com

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  11. 親愛的Esor Huang,

    今年發現電腦玩物Blog以後,真是大大拓展我的數位工作知識!非常喜歡您Blog的風格,甚至養成了天天(期待)閱讀新文章的習慣:)
    謝謝您的認真分享。

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    1. 很高興你喜歡,希望以後繼續支持

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  12. 或許也可新增一個滿足感評分

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  14. 作者已經移除這則留言。

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  15. 請問只能用google的雲端硬碟嗎? 如果是dropbox也可以嗎? 謝謝

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    1. 這個方法只能用在 Google 雲端硬碟

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  16. liqform 軟易雲端表單系統,讓您不需要再表單與excel切換管理資料,完全整合在單一系統中,提拱給大家參考。
    記帳表單範本,可以選用此範本,可以設定前台不公開,單純在後台管理資料。
    https://www.liqform.com/sample/j79bgfuy

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  17. 作者已經移除這則留言。

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  18. 請問有收入-支出=餘額的表單嗎?
    還是要分別設計表單才有辦法?

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    1. 我研究了一陣子後,覺得好像還是要另外建立

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    2. liqform 軟易雲端表單系統,數學運算項目欄位 功能發表,
      目前可以滿足 收入-支出=餘額 的表單設計,歡迎測試使用,
      詳細說明與教學請參考下面網址,謝謝。
      https://www.liqform.com/article/42

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    3. 如果改變習慣,輸入金額用正數與負數呢?是否就可以看出支出與收入以及餘額

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    4. 可以利用filter公式回傳收入跟支出的項目,再分別加總相減

      https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zWHmLB2W4M8KQhvtdyuvKtezqGvmaxck3tqMz-LLNS8/edit?usp=sharing

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  19. 每次設定「交易日期」都會卡住一會,有人有這個困擾嗎?(我的手機是htc m8) 除了這點外,真的取代了我之前用的記帳軟體了。

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    1. 目前確實會有這個問題

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    2. 了解,那就忍一下,看看之後google表單會不會有改進,謝謝。

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  20. 哇,真的很好用,謝謝你,解決了我長期的困擾!

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  21. 您好
    看了這篇使用的文章之後
    有一個新的想法想要請教

    我們公司的請假單是一個word檔案
    如果要用電腦輸入資料,必須要一直調整格式,我覺得很麻煩
    看到您的方法,想請教能不能把word的空格當成表單的題目
    填完表單後就直接產生一張已經填好的請假單呢?
    還是說要從表單→試算表→文件合併列印
    這樣的順序處理會比較可行嗎?

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  22. 其實還是有點麻煩XD
    推薦「隨手記」,有網頁版也有APP
    圖表分析和分類設置和模版都不錯用

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    1. 來試試看是否有多人共用

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    2. 請問能夠輸出成excel檔案嗎?

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  23. 遇到一個問題就是GOOGLE好像只能拉取1000筆資料的總和
    不知有沒有辦法解決
    http://i.imgur.com/rtNx0ZK.jpg
    就是我想拉超過1000之後橘色字就會變成黑色讀取不到資料

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    1. 這一點我倒是還沒有試到,我目前會每個月結算後把之前的資料拉到其他分頁封存整理

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    2. 我想得到解套的方式也是這樣0.0

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  24. 你好
    想請問一下如果希望它是一個月一個報表要怎麼設計呢?
    是每增加一個新的工作表就要重做一個google表單嗎?

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    1. 我就是很單純的在試算表中把上個月資料剪貼到新分頁,這樣原本分頁就空出來可以繼續記錄新資料

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    2. 喔喔~!原來如此
      感謝你~!!
      BTW這個blog真的好多內容好有趣

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    3. 很高興你喜歡,歡迎常來

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    4. 可以試試用 query 指令,下 sql 語法去查詢

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  25. 探索功能那邊一開始錯了喔,
    他是消費類別欄位裡面的項目「計數」,
    比方說今天消費一次交通100元、一次飲食50元,
    他會算成各50%(各一次)而不是交通66.6%飲食33.3%,
    所以無法「看到這段時間我在哪一個類別上花費最多」,
    大大可能誤會了。

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    1. 感謝提醒,這邊似乎是我一開始誤會了

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  26. 我現在有拉數值的總合作一個總表
    公式舉例=SUM(A1:A3)
    現在遇到問題我使用表單輸入一筆新資料 公式就會跑掉變成 =SUM(A2:A3)
    然後新的數值是在A1這樣會很麻煩我還要看公式是哪裡出了問題然後修改
    沒辦法及時知道現況

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    1. 經測試後為公式設定好後 輸入的第一筆資料才會這樣
      第二筆開始不會也就是說公式設定好後,KEY第一筆資料時要特別注意公式有沒有跑掉
      第二筆開始就不會了

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    2. 如果希望公式每次都抓A1的資料,把公式改成=SUM($A$1:A3)就可以了。
      有'$'的地方,會固定,不會隨著欄位增加。

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  27. 作者已經移除這則留言。

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  28. 請問表單有辦法設計成選擇不同的選項後,把結果存到不同的試算表裡面嗎?

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  29. 您好,感謝分享,想請問為什麼照說明方式圈選了欄位,後點選了資料,再點選了資料透視表後,新彈出的視窗都只有空白表格呢?

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  30. 請問excel表做好了
    也在表單->編輯表單
    但是做完excel是excel,表單是表單
    表單的不會跑到exel裡面。
    反而表單做完又出現一張表格,是表單變表格,
    希望表單輸入的能連結到我自己收支的excel表格

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    1. 請依照我的步驟,是從「工具」裡的「建立表單」去新增這個試算表的表單喔

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  31. Apple手機用Safari開此表單也可以加到主頁喔!

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  32. 推薦一個雲端記帳服務
    黃金眼 讓你看清未來的財務收支風險
    記帳、預警、提醒、理財、收支規劃
    有支援 多帳本、多人共管機制
    https://www.moneye.co/

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  33. 作者已經移除這則留言。

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  34. 想請問欄跟行的位置能對調嗎?!目前表單回覆後"行"是(問題)商品名 而"欄"是(回答)數字 要如何讓表單回覆的EXECEL表變成欄是商品名 而欄是數字

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  35. 你好喔
    我做好表單後,點開進去表單頁面,左上角有個黃色框框「要求編輯權限」,請問這個要怎麼使他不見啊?不好意思,這留言區塊不能貼圖片給你看。

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  36. 請問: 這方法在中國適用嗎? 那裏是無法使用Google的服務的

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  37. 你好,完成了表單與試算表,第一筆問卷填寫完成後,資料有同步到試算表,但之後填寫的的資料卻無法同步到試算表,是哪邊沒設定到嗎?

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  38. 您好!在輸入金額的地方,有沒有辦法設定只設定輸入數字呢?

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  39. 感觉这种方式不止适合拿来记账,也可以用来写「晨间日记」或者「九宫格日记」

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  40. 我最近是用這個來記錄電表,監控耗電情況

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  41. 請問要如何設定探索裡面顯示的圖表類型?
    我想要消費類型可以顯示圓餅圖
    但只能選擇插入圖表 再修改為圓餅圖
    無法直接於探索裡面顯示圓餅圖

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  42. 想請問
    這種表格方式能夠包含 銀行戶頭的領存錢嗎?

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  43. 好酷喔!創意思考最佳代表!!!(ps. 我也非常喜歡轉個彎那一篇的概念)

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