2014年10月23日 星期四

Inbox by Gmail 來自 Google 10年淬鍊的郵件智能革命

Gmail 在 2004 年推出,到現在 2014 剛好十周年,在這十年磨一劍的時刻, Google 淬鍊從 Gmail 裡吸取到的經驗,推出「 Inbox by Gmail 」,想要讓已經有三四十年歷史的電子郵件擺脫古老沉重,變得更加聰明智能。

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電子郵件,對你來說是不是一個工作上的大問題?混亂的收件匣裡夾雜著重要的工作交辦?到底是干擾還是督促的新郵件提醒?很多人認為電子郵件古老而沉重,但不能不承認即使到現在為止,透過 Email 溝通重要工作任務,仍然會是比圖個一時方便的即時通還要更有效率的方法。我在電腦玩物便分享過不要輕率用即時通方便取代郵件重要的確認意義:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率

如果你長期關注電腦玩物的文章,也會發現我多年來持續的分享自己如何改造郵件工作流程的心得,包含之前我從自己的個人觀點出發,去解讀 Google 執行董事長 Eric Schmidt 的郵件整理技巧,也包含下面兩篇電腦玩物上真正針對 Gmail 工作效率提升的教學:


我的方法是,把 Gmail 改造成時間管理、任務排程系統,因為這是電子郵件真正的價值所在。

所以,今天 Google 發布了一個我非常感興趣的重要新服務: Inbox by Gmail 」,一個全新設計的 Google 收件匣,目標是「聚焦在你真正的重要任務上」,透過「智能化」的方式幫你自動完成郵件整理,並且提供「更聰明」的工作排程功能,看起來能夠更好的實現我前面提到的將郵件改造成時間管理系統的想法。




目前看起來「 Inbox by Gmail 」 是一個獨立的服務,而不是直接取代你的 Gmail ,但是「 Inbox by Gmail 」 裡面的郵件內容主要來自於你的 Gmail 電子信箱,你也可以在「 Inbox by Gmail 」 上用 Gmail 帳號完成一樣的郵件收發與管理。

Google 官方介紹:An inbox that works for you

在「 Inbox by Gmail 」 全新的介面上,我們將可以獲得一種結合時間管理的智能郵件整理方式,下面我會針對目前 Google 展示的功能一一做介紹。

是的,我也尚未實際使用過「 Inbox by Gmail 」 ,(2014/10/23 更新:我已經拿到「 Inbox by Gmail 」邀請,並開始試用,後續會再撰文分享實際使用心得)但是已經展示出來的特色讓我十分期待,現在「 Inbox by Gmail 」 已經開放大家申請測試,擁有網頁端、 Android 與 iPhone App ,你只要獲得邀請就能試用。






「 Inbox by Gmail 」  打出的口號是,遇見你全新的收件匣。

Google 說這個新服務是來自於他們從 Gmail 使用者身上學到的使用經驗,希望能夠用這樣的一個智能服務,幫助使用者在郵件管理上真正聚焦重要的事情。





我一直提到智能服務的部分,在我看來,「 Inbox by Gmail 」  除了有全新的介面、有優秀的整理外,其中技術性最關鍵的強化則是類似「 Google Now 」的智能助理,只是這一次這位 Google 智能助理要幫你整理的是郵件。

你的這位虛擬秘書將會自動幫你做好工作與生活的郵件分類,自動提示你重要的郵件內容,依據你郵件裡的需要主動提供給你額外的資訊協助,例如你郵件裡提到要訂餐廳,這位助理會幫你加上電話號碼!

也就是讓我們把郵件整理的繁瑣工作,交給「 Inbox by Gmail 」這位智能秘書  ,而我們可以空出更多時間去處理真正重要的任務。






  • 1. 自動整理不同需求的郵件

去年, Gmail 上已經推出「自動分類收件匣」的功能,而「 Inbox by Gmail 」 把這個功能加以延伸,你的郵件將會自動分類成工作用途、購物用途、旅行用途,讓你的收件匣不再混亂,能夠在正確時刻做正確的事。

你也可以自己建立新的整理分類原則,「 Inbox by Gmail 」 會學習郵件處理方式,就像一位真正的秘書一樣,讓自動郵件整理愈來愈符合你的需求。





  • 2. 主動摘要郵件裡的關鍵內容

「 Inbox by Gmail 」 的主畫面看起來像是一個社群塗鴉牆,為什麼不是傳統的郵件標題清單呢?因為「 Inbox by Gmail 」 會自動摘要出每封郵件裡的重要內容,直接在資訊牆上提供你重要訊息,甚至讓你不用進入郵件就可以立即反應。

就像一位秘書所能做的,也不過就是跟老闆報告郵件裡的關鍵資訊吧!

如果這封郵件是一個餐廳訂位訊息,那麼在「 Inbox by Gmail 」 資訊牆上會直接摘要出餐廳的照片、訂位時間,以及前往餐廳的導航按鈕。如果這封郵件來自朋友的照片分享,就會直接摘要出裡面的照片內容。





  • 3.「聰明的」建立你的待辦任務

「 Inbox by Gmail 」 也超越傳統郵件信箱的基本作用,很多人使用電子郵件的目的是交辦重要任務,那麼「 Inbox by Gmail 」 就讓自己也提升為一個待辦清單的時間管理系統。

這可以說是多年來和 Gmail 加在一起的「 Google 工作表」,終於以一種更加智能化的方式完全融合到 Gmail 郵件系統中。

怎麼說呢?除了可以幫已經收到的郵件設定任務提醒外,甚至可以直接在「 Inbox by Gmail 」  中新增一個單純的任務,所謂的 Inbox 收件匣,收集的不只是你的郵件,也是你所有的待辦清單。


而且在「 Inbox by Gmail 」 新增任務時,我們可以直接輸入類似「我想訂餐廳」,這時候「 Inbox by Gmail 」  會主動建議你常去的餐廳,讓你直接選擇想要訂位的店家,而且當你選擇一家餐廳後,「 Inbox by Gmail 」  還會自動加上餐廳電話、營業時間。

也就是說我在新增一件任務時,我可以最簡單的輸入目標,「 Inbox by Gmail 」 會像一位盡心盡力的秘書一樣把所有跟任務相關的資訊自動附加到任務上。





  • 4. 提醒與延後提醒,聚焦在今日的任務

郵件處理中,延遲提醒是最重要的手法。

而在「 Inbox by Gmail 」裡, Google 正式幫 Gmail 加上的延遲提醒的功能,讓重要但不是今天要做的郵件或任務,暫時先移出清單,等到時間到達時再出現。

我們也可以看到「 Inbox by Gmail 」 收件匣的顯示方式是聚焦在「今天要做的事情」,這也是我認為最好的郵件整理方式。





  • 5. 當然, Google 的 Material Design 全新介面

「 Inbox by Gmail 」的介面也完全採用 Google 提出的 Material Design 設計,在網頁、 App 上擁有一致但有彈性的操作流程,有清楚的預覽圖展示重要郵件內容,甚至在摘要裡直接提供你需要的反應按鈕,用顏色區分不同類型工作,而右下方的大大按鈕則讓你新增郵件與任務。

右上方的搜尋,則讓你搜尋所有的工作與聯絡資料。





  • 小結:

在電腦玩物的「一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略 」一文中,我分享的是如何利用 Google 各個服務搭建一套雲端工作的最佳化流程,而其中核心的「任務處理中心」就是 Gmail 。

今天推出的「 Inbox by Gmail 」,讓這個核心任務處理系統更加強大、聰明,我十分期待可以早日實際試用,到時候也會和大家分享真正用過後的心得。

而有興趣的朋友,別忘了立刻上「 Inbox by Gmail 」 申請測試喔!



27 則留言 :

  1. 這個與mailbox使用上有哪些差異,可以簡單說明一下嗎?謝謝。

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    1. 簡單的說, Mailbox 只有這篇文章第 4 點的功能,而 inbox 還有其他第1、2、3 點智能化特色。

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  2. 简直不能再赞,谷歌最近的系统革命非常给力啊!!

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  3. 智能?台灣用語不是智慧嗎?

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    1. 台灣如果講智慧應該會說「智慧型」,我覺得智能也是台灣用語啊^^ 請參考多元智能條目:http://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%A4%9A%E5%85%83%E6%99%BA%E8%83%BD%E7%90%86%E8%AB%96

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  4. 不好意思,請問能邀請我加入嗎?有點等不及了~^^

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    1. 目前看起來還沒有開放一般人發送邀請的功能(有聽到討論是近日才會開放)

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    2. 原來還沒開放,謝謝囉

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  5. e-mail 跟一堆玩樂的年輕人有啥關係?? 以為是看到 Line / Facebook 的廣告...

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    1. 總是會跟另外一部分需要的人有關係的^^ 那就好啦^^

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    1. 目前看起來還沒有開放一般人發送邀請的功能(有聽到討論是近日才會開放)

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  7. 原來還沒開放一般人發送邀請啊,那只能先向官方申請了,真想玩玩看…

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    1. 是的,目前只能先向官方申請

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  8. 剛試用的一些看法

    1. 我立刻把手機的Gtask刪除了

    2. 桌機板的inbox爽度更強大

    3. 似乎標籤的概念 有些轉變 希望版主可以介紹一下

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    1. 標籤變成 Bundle 的集合概念,我正在寫實測XD

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    2. 跪求要求asmagic2645@gmail.com

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  9. 桌面版 InBox 是不是只能用 Chrome?
    InBox 和 Gmail 同時操作 email 會亂掉嗎?

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    1. 是的,桌面版目前看起只能用 Chrome,
      Inbox 和 Gmail 同時操作不會亂掉,因為是即時同步的

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  10. 何時會開放機構用戶呢?(Google for business 的 users)

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  11. 回報:看到版大的文章之後就寄出申請函,今天收到可以使用的回函,間隔大約十一、二天。

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  12. 作者已經移除這則留言。

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  13. 請問桌機使用inbox 有些信件長度很長,以往舊的gmail有 "[訊息部分被剪輯] 檢視整封郵件" 可點擊超連結打開全部信件內容,但現在inbox找不到方法打開信件了~

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    1. 應該可以看信件完整內容,通常在最尾端左方會有一個小按鈕

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    2. 謝謝您的回應~目前在尾端左方沒有看到任何的按鈕,幾位同事也遇到一樣的問題,蠻離奇的~

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