2014年10月4日 星期六

我解讀 Google 執行董事長 Eric Schmidt 九條郵件規則

上一週,看到 TIME 時代雜誌網站發布了一篇文章「 9 Rules For Emailing From Google Exec Eric Schmidt 」,裡面分享了 Google 執行董事長 Eric Schmidt 在他的新書中提到的,自己在 Google 工作生涯裡慣用的九條高效率郵件規則,認為善用這九條郵件規則,可以提高我們的工作生產力。

長期閱讀電腦玩物的朋友,一定知道我對「郵件管理」也很有自己的心法:
曾經我也是「信箱擠爆」的受害者,在電子郵件缺乏管理流程下,不僅信件雜亂,也影響了我使用郵件處理任務的速度、心情,帶來沉重繁瑣的工作壓力。

不過在善用 Gmail 功能,並且加入我自己的管理方法下,目前我的郵件系統不僅不再雜亂無章,甚至還可以成為我自己的任務、時間排程系統,這在之前電腦玩物文章裡也有分享。所以,同樣是長期關注郵件管理的使用者,今天我想趁著分享 Google 執行董事長 Eric Schmidt 九條郵件心法的機會,從他的心法,加入我自己的想法,與大家一起討論。








  • 規則一、快速回應郵件
  • 我的註解:不要拖延最簡單的瑣事,讓工作更快進入下一步
Eric Schmidt 說他認識的優秀工作者,都有快速回信的習慣。這是什麼意思呢?印證我自己的工作流程,我認為「快速回信」可以有兩個層面的意義。

第一個意義是「不要拖延最簡單的瑣事,如果說有一件事情只需要 30 秒鐘來完成,那麼接收到任務的當下就立刻執行完畢是最好的做法,如果還要把這件瑣事納入你的時間表、延遲到後面執行,這會額外的浪費你的許多時間,並且增加累積的負擔。

許多郵件的回應,正是這種「最簡單的瑣事」。如果只是答覆問題還要延後處理,就會讓自己的信箱愈來愈亂,並且時間排程也會開始累積不必要的雜務。

而延伸到第二個意義就是「總是讓工作進入下一步,掌握工作進度的最佳狀態應該是「一直流動的」,也就是總是保持進入下一步行動,並且這個下一步行動最好是交給別人,讓自己成為一個等待對方回應者。

什麼意思呢?例如當對方詢問一個任務應該如何執行時,即使我還無法完整的回答,但我可以先回應對方是否我們先彼此收集基本資料,並約好一個時間交換資料。也就是找出「當下可以立刻做的下一步行動」,並且作為郵件回應,讓這封郵件不是停滯在那邊,而是總是進入正在行動的狀態。

從上面兩個層面來看,「快速回應」,確實是讓整個郵件系統,甚至是整個工作系統動起來的最關鍵步驟,所以我們也花最多篇幅來討論。




  • 規則二、乾淨簡潔的寫出你的郵件
  • 我的註解:郵件是任務傳遞系統,不是聊天系統
Eric Schmidt 說寫郵件不要像是寫作文,應該要條列重點,乾淨俐落,讓對方清楚且有條理地知道任務是什麼?要做什麼?要回應什麼?

我自己在寫郵件時也有這種習慣,我最喜歡把希望對方做的事情明確的「條列出來」,這樣對方可以一一打勾確認是否都有回應到。而不要用文章描述的方式,或是夾雜在不同的對話內容中,這會讓對方也無所適從。

這也是之前「我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率」文章裡,我認為不恰當的使用即時通交代任務,反而會傷害工作效率的原因。




  • 規則三、清空收件匣
  • 我的註解:讓你的郵件清單真的就是待辦清單
這一點也是我自己多年來在電腦玩物寫了許多文章推廣的重要郵件管理策略:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法

清空郵件箱不是為了看起來乾淨舒服(雖然也有這個附帶好處),而是因為我把收件匣想像成自己的「待辦清單,我不會把已經完成的事情還留在清單上干擾,我希望更快的一一把清單上的任務完成,在這樣的想法下,我才去執行清空收件匣的動作。

於是我每次打開自己的信箱,看到的就是「未完成的重要任務」,我只要一一執行即可。當然,這個過程別忘了善用 Gmail 內建的自動過濾功能,把雜務郵件一開始就移出收件匣:Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法





  • 規則四、處理郵件依循後進先出原則
  • 我的註解:適當的延遲不是壞事,等待別人提出下一步
有些任務、有些郵件真的無法當下處理,或者自己無法理出頭緒,這裡 Eric Schmidt 提出了一個 LIFO 原則(後進先出),並且他說有些事情會自然有別人回應處理。

暫緩」、「延遲」,也是一種時間管理的重要策略不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力):「完美主義不一定會讓結果完美,有時放棄完美主義,做得愈少反而愈有力量,不一定要試著去做完所有事情,才能專注在真正重要的事情,無論是生活或工作上擁有更多彈性可以喘口氣,反而會讓我長久保持生產活力,享受每件「留下來」的任務,並且完成得更好。」

在郵件處理中,遇到這種必須暫緩的郵件,也不需要硬要花時間去完成它(這樣反而變成時間浪費),先依循前面的快速回應原則表達我收到了的訊息後,就可以將郵件壓後處理。

但是這裡的關鍵是「壓後處理」,這和不處理只是擺在那邊讓自己反覆擔心不一樣,所謂的「壓後處理」也是一種處理,只是這種處理是我決定不處理而已!




  • 規則五、把自己當成資訊中繼站
  • 我的註解:不要讓任務傳遞停滯在自己手中
這一點其實呼應了我在規則一分享的自己的想法。郵件是一個工作傳遞的流動系統,所以它的本質應該是一直流動的,要讓工作保持進展的方法,就是無論如何都要讓工作繼續流動,即使我目前還沒有找到最好的方法。

Eric Schmidt 說他每天工作結束前,會檢查看看郵件裡有哪些可以轉發給其他人繼續跟進、執行的,這就是讓整體工作保持運動的最好辦法。




  • 規則六、確認你自己為什麼要使用密件副本(bcc)
  • 我的註解:讓團隊一起跟上工作進度
無論是 cc (郵件副本)或 bcc (密件副本)都是電子郵件系統長久以來的內建功能,只是真的善用的人不多,誤用的人倒是不少。其實 cc 與 bcc 可以讓郵件成為一個最簡單的團隊專案管理系統

Eric Schmidt 提到的是如果有一個任務透過郵件傳遞給下一個執行者,這時候需要讓專案管理經裡跟進這個進度,就可以 cc 給他,這樣回信時他也能跟進進度。但是如果這時候單純這個任務需要也同時知會另外一個客戶,但那個客戶只要知道到這個步驟就好,這時候就可以善用 bcc 。

兩者靈活運用,在交代任務、傳遞資訊時就能更加清楚簡單。




  • 規則七、不要在郵件裡吼叫
  • 我的註解:郵件是工作系統,不是聊天發洩情緒的地方
書面文字很難適當地把所有的想法、情緒都表達得十分準確清楚,所以我自己也只會在郵件裡傳達「準確的事情」,而不會傳達模糊的想法,所謂準確的事情就是一條一條對方可以具體回應是與否等答案的任務。

而模糊的想法可能是我的感受,我需要讓對方了解的靈感,或是額外的情緒,這時候真的當面說、電話說都是比較好的方式。




  • 規則八、如何讓自己的郵件後續好追蹤?
  • 規則九、如何幫重要郵件添加關鍵註解?
  • 我的註解:也可以用 Google 工作表或 Evernote 來完成。
規則 8 與 9 我覺得 Eric Schmidt 提到的不是觀念,而是技巧,而這些技巧解決兩個需求:
  • 1.發出去的郵件,一段時間後我要追蹤進度。
  • 2.下次找到這封舊郵件時,我要記得當時的執行步驟。
統合來說都是「事後方便追蹤」的需求,而在我的工作流程裡,除了 Eric Schmidt 提到的自己轉寄這封郵件給自己來當作追蹤外,我也會建議可以試試看兩種工具:
  • Google 工作表:把郵件加入 Google Tasks ,設定日期提醒、添加註解。
  • Evernote :把郵件複製到筆記本,添加日期提醒,添加筆記說明。
善用輔助工具,也可以讓自己的工作更順暢。

看完 Eric Schmidt 的九條郵件規則,以及我的個人心得註解,不知道大家是否也激發了自己的其他郵件管理方法呢?歡迎一起留言討論,讓我們的郵件管理更有效率。

4 則留言 :

  1. 很好用的方法。
    另外,其實大多數公司,特別是愈大的,會因為考量資訊安全,不可能同意讓員工使用特別對於像是 Google, Dropbox, Evernote 等網路硬碟或文件分享的服務,除非公司自建,自己管理。

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  2. 感覺不錯 ~ 下周來試試看

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