EP 10 如何發現問題、拆解問題、找到解決問題方法?



時間管理最重要的不是安排時間,而是如何有效地完成一件事情,而在這樣的過程中,如何解決那些卡關、阻礙與干擾,其實才是決定時間管理是否有效的關鍵。甚至有時候如果沒有發現問題、不知道如何拆解問題,當然也不知道如何設定解決問題的方案時,就算排出再厲害的時間表或計畫表,最終還是會變得一團混亂

當有些朋友開始意識到原來找出問題這麼重要時,接著下一個層次就會意識到,自己好像很不會(或很不願)找出自己的問題,就算感覺有問題,但怎麼確定這是好問題,以及怎麼找到解決問題的步驟呢?

今天這篇文章,就來聊聊如何發現問題、拆解問題、找到解決問題方法?這是從我和趙胤丞老師一起合作的 Podcast 節目:「高效人生商學院」中「 EP10 如何在一件事情上找問題有效拆解?」轉化而來,不過不是逐字稿,而是我自己重新消化吸收後的分析。




如何讓自己具備問題意識?

如果我們平常覺得要從工作生活中找到問題時,卻覺得自己沒有問題意識,什麼事情看起來都沒有什麼問題?這時候要怎麼辦呢?或許換個角度講,如果日常執行過程中沒有出現什麼焦慮感,那麼倒也不用刻意找問題,畢竟我們也不需要刻意去挑自己毛病。

而反過來說,如果我們沒辦法第一時間看出問題所在(這很正常,後面就會發現,大多數問題本來就很難第一時間看出來),那麼或許可以從自己心情的覺察做起。

例如我有感覺到某種焦慮或擔心嗎?或是感覺到好像需要某種進步的煩惱?或是某件事情確實感覺到挫折、低落?這些心情其實就是告訴我們這件事情上有問題需要解決,這時候才需要去找出問題在哪裡。

我在時間管理課程中也常常這樣提醒大家,當我們想要設定目標時,比起好像人生各種領域都「硬要」設定一個目標,還不如先看看自己內心正在焦慮、擔心、疑惑、挫折、煩惱的是什麼,從那件事情開始設定目標,往往才會是最好的目標。因為這個目標源自於某種我真實需要解決的問題,而為這樣的問題設定出成果,通常就會是最有價值的成果。
  • 硬要設定目標:理財目標、家庭目標、休閒目標、自我實現目標、工作目標等等。
  • 從心中真正的擔心設定目標:感覺到自己可掌控的時間好像一直常常虛度而覺得焦慮,那麼開始設定一個可以創造價值(理財)的斜槓興趣(自我實現、休閒)目標,這時候往往這樣的目標更不會浪費時間、更專注,最後也更有成果。
或許我們有問題需要解決,只是這些問題一開始往往是變成我們心中的焦慮、挫折、擔心等等的心情

這些心情不是負面的,背後其實代表著我們可以解決問題而更進一步的機會,當我們意識到除了情緒之外,背後還有具體的問題可以解決。我們就可以從自己的心情上去觀察,當我們有了一些感覺卡關的心情時,或許就是我們可以去發現問題的地方。




如何拆解出具體的問題所在?

前面提到發現問題可以從觀察自己的心情開始,但舉例的時候又提到可以從心中真正的擔心來設定目標,不是要講解決問題嗎?為什麼要提到設定目標?因為,

這是同一條貫穿的邏輯,沒有設定出包含自己擔心的具體目標,也不可能找出真正的問題

具體的問題所在,就體現於自己的現況與自己的目標的差距,而非某種事情、某個概念有什麼共通問題。同一件事情可能對不同的人來說有不同的問題,因為每個人的現況都不一樣,而每個人想要達成的目標也不一樣。

如果只是在事情、概念上找問題,是永遠找不到的。這也就是如果看一些別人的成功、失敗案例,以為我跟著他去解決問題就好,結果發現好像他們那些方法無效,其實這時候不是他們的方法無效,而是我只是在事情、概念上找問題,卻沒有先分析自己的現況與自己的目標。

分析現況、設定自己的目標,其實才是拆解出具體問題的兩個關鍵步驟。你也會發現我們總是需要一點時間去釐清現況,更需要一點時間去設定自己真正要達到的目標,所以前面才說,本來就很難第一眼就看出問題所在,就算感覺好像看到問題,也可能往往不是真正值得解決的問題。

舉個例子,有朋友來說自己的問題是與主管不合,想要問問應該怎麼解決?但其實這時候要定義的不是怎麼解決的辦法,而是「與主管不合」是不是真正的問題所在?就算是,具體要解決的問題是什麼?有哪些?

所以下一步,我們可以先了解現況。可能這位朋友在與主管相處過程中真的有不少衝突,也讓這位朋友很焦慮,但回到真實現況來說,具體是哪些事情上產生了這種焦慮呢?經過一些自我觀察分析後,或許發現可能是在加薪問題上我不同意主管的作法,以及在分配工作時我認為自己總是被交付過多工作等等。

那麼再下一步,我們就要設定自己到底想要達到的目標是什麼。這時候不是很模糊的主管變得很好溝通合作,而是要從前面的現況中發展自己具體要往上推進的目標成果。可能是我期待主管能夠讓我和某位同事獲得一樣的薪水(或者某個具體的薪水),可能是我期待主管能夠一個月內交付給我的工作量集中在某幾個我真正負責的領域。

於是,我們可以開始分析「現況」與「目標」的差距是什麼?那就是我們真正需要解決的問題。例如我現在的薪水和目標差距是每個月平均大概有2000元落差?我要用什麼辦法去換得這2000元落差呢?我可以和主管怎麼談去獲得這2000元的落差呢?我目前有哪些成績證明我值得這多2000元的落差呢?

也可能具體問題是我現在每個月都會多出兩到三件不在我預期範圍的困難任務,這時候就可以分析這裡面具體的差距是什麼,是什麼原因導致會多出這些任務?如果這些額外任務重要到只有我能負責,有沒有辦法讓我原本做的工作減少一些?還是這些額外任務也往往可能有其他人可以分擔?這些額外任務有沒有可能成為我前面想要達到的加薪目標的談判籌碼呢?

經過這樣幾個層次的分析,我們就從「我與主管不合」這樣模糊的問題、感覺,轉換成「怎麼談到我想要的加薪額度?」、「怎麼跟主管討論哪些額外任務可以分配給他人?」、「怎麼跟主管討論調整我原本工作量?」後面這些,相對才是具體可以被解決的問題

如果是在「我與主管不合」的層次上解決問題,這時候因為我們對現況、目標都沒有明確定義,往往會有許多誤會,或是去套用很多所謂溝通術之類的技巧,然後發現怎麼做都沒有用。但其實不是那些方法沒用,而是我們還沒有拆解出具體的問題而已。




如何找到解決問題的方法?

在現況與目標之間的差距,其實可以看到更多解決問題的角度與策略,發現具體推動問題改變的步驟。甚至有時候看起來好像無解的問題,也能找到一些解答。

例如很多時候,我們可能覺得「問題是在他人身上」,像是前面與主管不合其實就是預設問題全部在主管身上,但如果從那樣的問題入手,最後往往就是攤開兩手放棄。問題確實也會在他人身上,但往往也有一些問題是在自己身上,是我可以去解決的

例如再舉一個簡單例子,我發現自己工作流程中前一步的同事往往丟給我許多錯誤資料,導致我花很多時間整理時間而專案就被拖延,我認為問題都在前一步的同事身上,所以我雖然很痛苦但也沒有解決辦法。這時候如果透過前面現況與目標的拆解,或許我設定自己的目標就是「拿到前一步同事提供的格式正確的資料統計報表」,以此出發,或許我可以做的是擬出一份自己需要的正確格式給前一步同事(別忘了,我認為我需要的正確格式,對前一步的合作對象來說不一定預設就知道),他發現我真正需要的格式後,說不定問題就被解決了。

這裡有三個層次的拆解:
  • 我現在是怎麼做的?我又期待自己未來可以怎麼做?而這中間的落差就是可以拆解問題的地方:我期待對方給我格式正確的資料統計表,
  • 從對方總是給我錯誤資料,所以導致我延誤的痛苦心情,轉化成想辦法讓對方給我格式正確資資料。
  • 於是我試試看具體告訴對方我需要的資料格式,這就是解決問題的具體步驟。
無論如何,我們嘗試推進改變問題的一兩個步驟,事情就會開始改變。




如果看到問題點,卻想不出我可以做什麼步驟怎麼辦?

接下來我們可能還會遇到當知道具體問題點是什麼時,卻不知道具體解決問題的步驟是什麼?也就是無法簡單的解決解決問題的步驟與方法,這時候怎麼辦呢?這裡提供四個小技巧給大家參考。


  • 技巧一:有了具體問題點,去詢問其他人、其他書的方法來追尋答案
這時候與其晾在那邊,要不要想想有沒有人可以請教?有沒有書可以看?有沒有課可以上?很多時候我們把問題限制在自己身上,覺得我想不出來就做不到,但其實外面世界可能還有很多作法,只是我還不知道。

關鍵在於,我要先透過前面方法分析出自己的具體問題點,甚至在初步嘗試後還是卡關,然後才去學習、詢問,要不然只有模糊問題的話也請教不出所以然。


  • 技巧二:先寫下具體問題點,放在心中
如果心中有問題但沒有答案,那就先把問題點寫下來就好,把問題具體的現況與目標的落差好好的描述出來。寫下來。這時候他們就會在我心中留下錨點,當我在做其他的事情時,就會在其他情境中產生靈感、產生解決辦法的想法。

有時候當下硬要想出解決辦法,反而會浪費掉很多時間。但也不是放掉這樣的問題,而是具體寫下來,留在心中,帶著一點點焦慮與擔心,醞釀一下,當遇到其他可能相關的事情時,就會產生解決的想法。

不過關鍵還是在於,有先透過前面的步驟拆解、設定出自己的具體問題,並且煩惱過,這樣前述情況才會發生。


  • 技巧三:持續改善就好,先做可能不是最好的解決辦法
事實上絕大多數事情可能都沒有所謂最佳解決辦法,而我們會在解決問題的方法上卡關,有可能是我們腦袋裡一直局現在要找到最佳解決辦法,一勞永逸的辦法,於是反而怎麼想都想不出來。

為什麼在前面討論的案例中,Esor和胤丞好像總能想要一件事情的問題與解決辦法呢?

有可能是我們想的並非是每件事情的最佳解決辦法,而只是在想:「現在的我到底能做到的什麼」而已。

大多數人在解決問題時,在想的是一次解決的完整解套辦法,但這樣一定想不出來。我們可以練習轉換成「持續改善」的想法,只要想到現在的我可以做的一兩步驟的小改善就好。這也呼應覆盤的思維,一開始我們的起心動念就是先做一兩個可以做的改善步驟,但這樣就能刺激接下來的三四步步驟,我們只要每天覆盤,就能持續改善。解決問題也是這樣。(延伸參考:很難養成覆盤、每週檢視習慣?三個有效步驟,一個關鍵心法


  • 技巧四:追問問題的本質,拆解目標與現況
如果經過上述步驟,還是覺得找不到問題的解決辦法,那麼要不要回到確認問題的流程,再次分析現況、設定目標,拆解現況與目標之間的差距呢?因為有可能我們現在要解決不是最本質的問題,還有更好一點的問題問法。

有時候解決不了問題,不如先問問題的本質,有時候問題的本質可能反而比較好解決。

例如我常常講的整理資料的方法,一開始我面對的是工作上的資料太破碎,我們想到的問題是如何去整理資料,但找了很多工具、技巧,最後發現花了很多時間,資料還是沒有整理好。

這時候不如再次回到現況、目標,去重新追問問題的本質。我是希望從此別人給我的資料再也不破碎嗎?這好像沒辦法,我自己都常常分散的給他人資料。我是希望整理出一個超厲害的資料庫嗎?仔細想想好像也不是,我真正的目標其實就是完成任務而已。

重新設定目標,那麼完成任務目前遇到的問題是什麼呢?就是在完成任務的行動流程中常常不知道下一步要做什麼、下一步需要的資料在哪裡?於是我重新發現,真正要解決的問題是建立一個任務的執行流程,並根據任務的執行流程來整理我原本破碎的資料。(這樣的整理技巧,歡迎參考我的新書:《防彈筆記法》關心的讀者、特殊的性格,與想解決的生產力問題

這就是透過追問問題的本質,去找到可以解決問題的更好辦法。




小結:

不過,還是要避免有一定要找到最佳問題、一定要想出最佳解決辦法的思維,因為或許那樣的想像在真實世界中是不存在的,問題一直因為現況、目標的改變而不斷變動,解決辦法也是。

所以可以換個角度想,不是發現問題與解決問題,而是「持續改善」,在改善過程,其實就是發現問題、解決問題的流程,我們是要改善問題,而不是解決問題,讓自己處在一個改善的流程,其實就是在解決問題的流程。

這是在「高效人生商學院」的「 EP10 如何在一件事情上找問題有效拆解?」中,我和趙胤丞老師一起討論出來的解決問題方向,也分享給各位朋友參考。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

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