用 Google 表單設計九宮格晨間日記教學:問卷自動轉特殊文件


我之前試過用 Google 表單問卷製作自己的「家庭記帳 App 」,效果非常好。最近我又延伸了一個想法,想要用 Google 表單來輕鬆填寫每天的晨間日記,但重點就是填寫完的問卷,有沒有辦法變成漂亮的九宮格晨間日記格式呢?

Google 表單問卷收到的答案,有沒有辦法照著我編排好順序的試算表欄位輸出?或是這些答案有沒有辦法輸出成其他文件、簡報等格式?」這也是我在電腦玩物上常常收到讀者來信詢問的問題,而這樣的需求確實常常發生。

例如我用 Google 表單設計了班上同學的個人資料問卷,有沒有辦法每個同學在問卷填寫完自己的資料後,就「自動」把幾十份文卷答案「輸出」成一份一份格式精美的學生個人資料文件呢?

延伸來發想,像是活動問卷填寫後需要製作參加者名牌與講義、報帳表單填寫後需要製作成發票,有沒有「自動輸出」的方式,讓 Google 表單答案「自動轉換」成特殊格式文件?




當然有這樣的外掛工具!這就是今天要介紹的「 Form Publisher 」,顧名思義,就是把 Google 表單的問卷填寫內容,自動發布成我們需要的特殊設計格式!可以用 Google 文件、試算表甚至簡報來設計我們需要的輸出格式,非常的強大。

而今天我就用自己最近嘗試的:

「用 Google 表單設計晨間日記問卷,方便在手機快速輸入日記,但又能自動輸出成九宮格晨間日記文件格式。」

來做一次「 Form Publisher 」的使用示範。(讀者還提供了一個好建議:可以透過這個設計,讓讓員工填工作日報表。)

如果你對活用 Google 表單有興趣,那麼還可以參考下列文章:




1. 建立晨間日記問題表單


讓我一步一步來說明,首先先用 Google 表單建立你的晨間日記問題表單,把你每天寫日記想問自己的問題寫進去。

你當然可以(也應該)自由設計想要的日記欄位,也不一定真的要用九宮格,但如果你想試試看九宮格晨間日記,也歡迎下載我下面用共享資料夾分享給大家的模版,可以直接複製後修改使用:「電腦玩物的九宮格晨間日記模版資料夾」。

我的晨間日記題目,先從這是哪一天的日記?這一天是不是什麼特殊日子?兩個問題開始。然後列出八個我每天想要問自己的問題,這樣就可以圍繞出一個九宮格。



其中有三個問題我利用了自己最近介紹過的「KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」,問了自己關於每天要保持、有疑問、想嘗試的三個行動是什麼?






2. 安裝 Form Publisher 外掛,連結問題表單


先把 Google 表單的問題建立好,然後安裝Form Publisher 」外掛(可點擊此連結直接安裝)。

安裝完成,你就可以在Google 表單右上方的外掛按鈕呼叫「 Form Publisher 」。

「 Form Publisher 」是很強大的商務工具,可以把表單內容轉成文件、簡報等自行設計格式,他的免費版每月可以輸出一百份文件,如果是做教室的資料表、晨間日記,都是夠用的。





3. 外掛連結文件範本, 建立晨間日記文件格式


在我的晨間日記問題表單中啟動「 Form Publisher 」,就會詢問我要「連結到哪一份文件範本」,可以新建,也可以連結之前的範本。

範本就是表單內容想要輸出成什麼樣的文件格式,就用範本設計好,以後就能照著輸出。

例如你要用來做學生資料表,就要建立好學生資料表的範本。我這邊要用來輸出成九宮格晨間日記,就要設計好九宮格的晨間日記範本。



「 Form Publisher 」的文件範本可以用 Google 文件Google 試算表 Google 簡報來設計。



怎麼設計?非常簡單,就像我下圖呈現的這個範本:「電腦玩物的九宮格晨間日記模版」一樣,我可以讓表單答案一一插入九宮格中。

唯一的語法就是利用 <<表單裡的題目標題>> ,來安插每個題目回答要插入範本的哪個位置,至於其他的格式、顏色、大小、位置,還有其他預設的文字內容,全部都可以自己設計。

下圖中你可以看到我就是把晨間日記表單的問題,一一安插到我想要他們填入的位置而已。



就這樣,在「 Form Publisher 」外掛中連結了問題表單、連結了文件格式範本,這樣就成功了,可以進行下一步。






4. 建立晨間日記要儲存的資料夾


下一步中,「 Form Publisher 」會詢問以後有人填寫表單後自動輸出的文件要儲存在哪裡?我們幫他安排一個儲存資料夾即可。





5. 選擇要輸出的晨間日記標題


然後最後一部,就是要設計輸出後的文件標題等細節,輸出的文件標題可以根據表單回答的特殊內容來自訂!語法如下:

  • <<Template Title>>  使用表單範本標題
  • <<Increment>> 自動增量數字
  • <<題目名稱>> 該題的回答內容當標題
  • <<Date>> 填寫日期

例如我可以設計成每一個自動轉出的晨間日記文件標題,都是日記的日期與特殊紀念日。





6. 填寫表單,輸出成晨間日記


好啦!這樣就設定完成了,之後你可以試試看填寫這份表單。



一填寫完成,就會發現 Google 雲端硬碟指定的資料夾中,多出了一份晨間日記文件。



打開這份晨間日記文件,就看到依據我設計的格式,回答的內容準確的安插在各自位置中了!





7. 事後設定


你也可以隨時回到表單右上角的「 Form Publisher 」外掛中,重新修改設定,或是暫停自動輸出等。





8. 行動版也可以使用


這樣設計好的晨間日記表單,在手機上也能填寫,而同樣的填寫完成後,就會在 Google 雲端硬碟自動產生一則九宮格晨間日記。

這是一個示範,你還可以思考看看,利用 Form Publisher 自動把表單轉成特殊文件的功能,還可以滿足哪些你工作與生活上的特殊需求?

而如果你也想用表單來寫晨間日記,那麼歡迎直接取用我的範本資料夾裡的內容作參考:「電腦玩物的九宮格晨間日記模版資料夾」。

延伸閱讀相關文章:

安裝「 Form Publisher 」外掛

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:用 Google 表單設計九宮格晨間日記教學:問卷自動轉特殊文件


留言

  1. 這個方法很好,可以讓員工填工作日報表了。
    謝謝Esor老師分享。
    祝新春大吉!

    回覆刪除
    回覆
    1. 是阿,我後續應該也會利用這個外掛,多設計一些可用的表單轉文件範例

      刪除
  2. 謝謝Esor老師分享
    這功能太方便!
    用線上文件寫晨間日記
    by An

    回覆刪除
  3. 想問一下第五點裡面的"Save generated file URL"、"Save increment"這兩的選項功能是做什麼用的!?看不懂

    回覆刪除
  4. 請問有後續整理可以把每天的九宮格日記合成一份檔案管理的好方法嗎?這樣每天一份,累積幾個月或幾年的檔案數好可觀~

    回覆刪除
    回覆
    1. 我也想知道如何合併在同一個檔,而不是一直生成新的檔案。

      刪除
    2. 那時我也尚未找到好方法

      刪除
  5. 這個外掛程式少了最後我想要的步驟,就是合併列印完成的PDF自動Mail給填答者。
    在YOUTUBER發現另一個Google試算表的autoCrat外掛程式,
    可以達到合併列印後,寄出合併列印的文件(PDF/DOC)給特定對象或填答者,
    還可設定寄出的時間(馬上寄出/批次),分享一下。
    https://youtu.be/Y78Rr7iw3MI

    回覆刪除
    回覆
    1. 剛發現Simply Send這個表單外掛也可達到同樣效果,謝謝Esor老師分享。

      刪除
  6. 您好! 我在製作表單到了最後一直無法完成,它顯示了
    "Cannot write in spreadsheet You've setup Form Publisher to write in your response Spreadsheet, but we could not found the timestamp column of your sheet. Please follow our documentation"
    請問這個狀況,我該怎麼處理呢?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我也是遇到同樣狀況
      依照外掛提供的說明成功了
      https://support.form-publisher.com/hc/en-us/articles/213252309-The-URLs-in-my-spreadsheet-responses-are-missing
      1.編輯表單中->"回覆"按excel的符號
      2.選取整個A欄(timestamp)->工具列"資料"->"已命名範圍"
      3."新增範圍"-> 第一格要填FormPublisherTimestamp[FORM_ID]
      [FORM_ID]請找編輯表單"問題"那頁的網址
      (例如: https://docs.google.com/forms/d/[FORM_ID]/edit)
      要把dash都刪掉!!!!貼在FormPublisherTimestamp後面
      4.儲存後再回外掛那邊就可以了

      刪除
  7. 你好,依照你的範本測試後,跟YOU一樣,在製作表單最後都會顯示"Cannot write in spreadsheet You've setup Form Publisher to write in your response Spreadsheet, but we could not found the timestamp column of your sheet. Please follow our documentation" 。依照官網support方式設定,嘗試用word或excel都一樣,請問,該怎麼處理?

    回覆刪除
  8. 今日要安裝時,系統回覆「系統已暫時停止這個應用程式的「使用Google帳戶登入」功能」
    這個應用程式尚未經過Google驗證,因此無法使用Google登入功能。

    回覆刪除
  9. 站長,檔案似乎被移至垃圾桶了。

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

個人知識管理的時間平衡心法,忙碌中我如何維持高效率輸入輸出

5 條「這時候,不要做」清單打破無意識行動模式的低效率循環

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

ChatGPT DALL-E 3 的7個特殊 AI 繪圖應用教學,勝過 Midjourney