Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理


在寫完前面兩篇 Evernote 整理術後,很多朋友問我:你告訴大家要善用「標籤」來做多層分類,要用「目錄清單」來分類筆記,那我們的「記事本」要用來幹嘛?


就我個人的經驗來看記事本最好的用法不是用來分類,而是用來管理。

分類和管理是不同的,「分類」是說我們幫任務與資料找一個存放位置,方便以後找到:管理」卻是我們建立一個可以順暢工作的流程,一個高效率的作業情境

而 Evernote 記事本對我來說最好的用法就是用在「管理」上,今天就要跟大家揭開我目前完整的 Evernote 整理架構,我個人可以說只用了「八本記事本」來整理所有的個人筆記,其他多出來的分類記事本則是為了跟工作同事和家人朋友共用,而不得不區分出來的(因為共用記事本的基礎是要先分類出一個記事本)。




一,先來看看我的完整記事本架構:


如下面那張圖所示(可在電腦玩物網站上點開,查看完整大圖),你可以先看到我依然維持多年前我提倡的「依據行動流程」的堆疊分類方法(參考:Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜),不過我現在更簡潔,堆疊只分成:

  • 行動現在:執行中與準備執行的任務筆記
  • 準備未來:資料庫,未來會用到的參考知識
  • 封存過去:執行完成的任務筆記




然後我個人主要的記事本其實就是 8 個,依序放在上面三大堆疊中:

  • 收件匣:剛收集到的新任務還不知道放到哪個流程好,或還沒讀而想要稍後閱讀的資料,都先放在收件匣,還有我的「每月子彈筆記任務清單」也放在收件匣。

  • 01工作任務:所有執行中與準備執行的工作任務筆記,例如某幾本新書專案的所有任務,辦公室行政流程上的個別任務,準備公司開會的筆記等。

  • 02生活任務:所有執行中與準備執行的生活任務筆記,例如我的沖泡咖啡研究,我的旅行計畫,我的運動健身計畫,我想吃的餐廳我想去的景點等。

  • 03部落格任務:所有執行中與準備執行的部落格任務,包含所有待寫的文章主題,所有講座課程的規劃。

  • 04第二大腦:所有工作上或生活中的參考性資料都放在這裡,包含某本書需要的參考資料(而非任務),所有靈感與心情記錄筆記,所有讀書與電影心得,所有部落格完成後的文章草稿大綱也放在這裡。也就是所有跟未來「刺激靈感」和「連結知識」有關的資料都放在第二大腦。

  • 05重要的放棄:所有必須停止或失敗的重要專案筆記,放在這裡。

  • 06工作封存:所有在「01工作任務」完成的筆記移到這裡。

  • 07生活封存:所有在「02生活任務」完成的筆記移到這裡。

至於你看到圖中的其他記事本(有多個人頭圖示的),都是「我和他人合作共用」的記事本,例如一起進行某本新書專案,一起規劃旅行, Evernote 是小型合作非常便利的任務與資料共享工具,但為了共用合作,只好分出記事本。

要不然,我自己的記事本就是上面這 8 個!用最少的記事本就能完成高效率「管理」。




二,不是「分類」而是「管理」,用「行動情境」來建立記事本:


我們先把觀念轉過來, Evernote 是很好的專案管理與人生管理工具,所以不要一直執著在「分類」,我一直追求的都不是所謂的最佳分類法,而是「最佳管理法」。

東西有沒有放在整齊的位置不重要,資料有沒有嚴謹的分類不重要,那重要的是什麼?重要的是我的整理有沒有辦法「引導我去行動」,指引我提升工作與人生的方向?建立未來的順暢行動流程?

所以我的那八個記事本是如何思考的呢?其實就是根據我的工作與人生的「行動情境」來建立!



首先第一層情境是所有的筆記都可以分成:正在做與準備要做的,已經做完的,還有真的是參考資料的,所以有了我的「三大堆疊」。

接著第二層情境是我思考每天24小時是怎麼過人生的?從行動情境去思考管理的意義。

而我的情境無非就是要在辦公室上班,要照顧家庭生活,要推動我個人的夢想(部落格),既然如此,其實我只需要三種記事本:「工作,生活與部落格」,當我到辦公時是只要打開「工作任務」記事本就能完成所有工作,當我回到家裡或週末時專心打開「生活任務」記事本來完成任務,當我每天早起後就是打開「部落格任務」來寫一篇文章或準備講座,這樣是不是更專注?

只是說任務會分成未完成與已經完成,所以當「工作任務」裡的任務完成了,就把筆記移動到「工作封存」記事本即可,於是有了對應的封存記事本。



至於「第二大腦」與「重要的放棄」,那是因為會有很多參考性資料,非任務的零散想法心得,這時候需要一個「第二大腦」幫忙儲存,以後才能從中激發靈感(參考:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法)。

而「重要的放棄」是因為人生中一定有些現在怎樣都無法完成的事情,那就先放到未來,有一天準備好了再來完成。




三,行動情境最精確,也是待辦清單,也是專案管理流程:


你可能會問,難道不用根據每個專案來分類記事本嗎?全部混在一個「工作任務」記事本好嗎?

我是這樣思考的:

我們的人生與時間難道是可以完美切割成很多專案的嗎?無論我做 A工作或 B 專案,不都是我這一個人要做的,我每天 24 小時待在辦公室裡的 9 個小時不就是要做辦公室的重要工作,難道還能很完美的切割成每個專案兩個小時?

所以我以「行動情境」來做最概括但其實也是「最精確」的區分。

我的每一天一定是可以很好的切割成工作,生活與部落格三大情境,因為我會出現在三個不同的地方,那麼其實只要知道我在某個地方或時段該做什麼事情就好,例如到辦公室,只要打開「工作任務」記事本就可以完成所有工作。

這樣是不是更精確?絕對不會有不知道記事應該放到哪個記事本的情況,因為我們自己可以決定,也應該自己決定:「我要在哪種情境完成這則筆記任務?是要在辦公室完成?書房寫部落格?還是未來的參考資料?就放入相應的情境記事本。

這時候情境記事本其實就是我們的「錦囊」,進入該工作情境時打開這個錦囊,裡面就是準備執行的「待辦清單,我只要專注完成它們即可。



而我 8 個記事本從執行到封存的排序,其實就是專案管理流程,而且是「我的整個工作與人生的專案管理流程,在準備做,正在做,未來做和終於完成的過程中,一步步推進我們的成長。




四,記事本用來管理,標籤用來分類,目錄清單用來排程,別忘了還有搜尋!


所以我的完整 Evernote 整理邏輯是這樣的:


  • 1. 先看看搜尋找得到嗎?可以搜尋的不需分類

我會先思考用關鍵字丟到 Evernote 裡搜尋,是否可以找到相關資料,例如我要找「義大利麵」食譜,我丟「義大利麵」關鍵字可不可以找到?可以,那我就不需要額外建立一個分類,因為搜尋更快更有彈性。(參考:Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記

這是第一步,我喜歡資料扁平化,盡可能先用搜尋找到,這不僅是快,而是「搜尋的彈性」可以幫我們創造出意想不到的連結,那麼超越分類的特殊靈感整合都會在搜尋裡找到。

例如搜尋時同時找到我的電影心得、讀書心得、網頁文章針對某一共同主題的想法,你一旦分類反而就失去了這樣的重組可能性。



  • 2. 利用標籤「分類」專案或行動

情境記事本當然也有其侷限,有時候除了管理外,我們還真的需要分類一下,例如區分出「重要的、緊急的」任務,或是區分出「每一個專案的相關資料」。

這時候我會運用「標籤」來進行我們一般所謂的「分類」。

所以在我的情境記事本分類法中,雖然行動時大多以情境的待辦清單為依歸,但如果需要找到某一個特殊專案的資料,例如想找「打開大家的 Evernote 記事本」這個書籍專案當初執行的所有任務細節,我只要進入「打開大家的 Evernote 記事本」的標籤就能瀏覽。

這裡可以參考我的標籤分類方法:



  • 3. 用目錄清單輔助「排程」

而當需要更細緻的整理或排程時,就動用「記事連結的目錄清單方法」,這部分可以參考前一篇的方法:
例如我的「工作任務記事本」裡有 A 專案的所有任務,但我會建立一個 A 專案的目錄排程筆記,筆記裡連結所有的子任務,並且依照專案進度排序,這則 A 專案的目錄排程筆記放在「工作任務記事本」中,並且加上「重要」的標籤,我就可以方便開啟並以其為準。



  • 4.  用記事本建立工作情境流程

於是最後「記事本」的作用就是展開我的整個人生工作的情境,建立大方向流程,讓我可以管理好整個工作與人生架構即可。




五,最少記事本的優點:


除了上述的方法可以讓 Evernote 中的記事本、標籤、記事連結與搜尋等功能完美搭配,組成一個高效率整理方法外,「最少記事本」的原則還有一些額外優點,我最後補充如下:

  • 不用煩惱分類擺放位置:分類太細,我們就常常發生有些資料不知道放在哪裡好的窘境,事實上很多資料是多個專案都需要的,這時候用「標籤」來分類,才能讓同一則筆記可以連結多個專案分類。

  • 不會忘記分類方法:分類太複雜,最後自己也會忘記當初怎麼分類的,或是被自己的分類搞到很煩,所以分類愈簡單愈好。

  • 容易搜尋,統一搜尋:我實際的經驗告訴我,當我要找一個辦公室資料時,直接到未完成的「工作任務」或已完成的「工作封存」找,會非常明確,找得更快。但如果要進入一個一個專案的記事本找,會找得很慢,會搞不清楚資料放在哪個專案。

以上,透過「 Evernote 整理三部曲」的系列文章,我完整的分享了我自己最新的 Evernote 筆記管理方法,其中最核心的是:分類是次要的,行動與管理才是優先的。

希望對大家有幫助,也歡迎大家一起來留言討論你的整理方法,不限於 Evernote ! Onenote 也可以,讓我們一起互相啟發。

最後,如果你看完文章解說還意猶未盡,或是還有很多想要跟我討論的問題,甚至希望我帶領大家一步一步完成這套整理流程,歡迎來報名參加我即將在近期再次開辦的「 Evernote 知識管理與專案管理方法課程」喔!

延伸閱讀相關文章:

Evernote 整理三部曲系列文章:
  1. Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構
  2. Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法
  3. Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理

留言

  1. 一直看站長的文章,在電腦玩物第一次接觸Evernote,一直參考你的文章,應用在自己的Evernote。每次看站長的文章,對我怎樣管理生活和使用Evernote都會有新的啟示和想法。
    多謝你的不斷進步,令我知道很多事情可以繼續進步!

    回覆刪除
    回覆
    1. 感謝你的鼓勵,只要我們持續進步,就相對不怕任何的變動^^

      刪除
  2. Windows新板的記事本好像不能自動排序,也沒有像以前這種總覽記事本的清單⋯

    回覆刪除
    回覆
    1. 我在windows 上的記事本還是可以自動排序哩,就跟在 Mac 上看到的一樣。另外確實 windows 版 evernote 取消了總覽記事本的功能(雖然我幾乎不會打開記事本總覽,都是在左方清單中直接選擇,這篇文章是為了讓大家一次看到才這樣抓圖)

      刪除
  3. 感謝異大無私深入分享!
    雖然用了Evernote好幾年,也參考了異大不少的整理方法,
    可是現在用起來,筆記分類還是有點亂,沒有異大那麼井井有條。
    看了這篇之後,心裏又有些想法了,希望可以在筆記整理方面貼近異大的水平。

    回覆刪除
    回覆
    1. 別這麼說,我也是在不斷的修正改進中

      刪除
  4. 那麼, 在工作時是否要不斷把"準備未來的東西"搬到"行動現在", 工作完成後把一堆資料搬到封存過去, 這樣搬來搬去不累人?

    回覆刪除
    回覆
    1. 資料與生活瑣事,物品,有哪一項不是流動的呢 ^^

      刪除
    2. 「流動」是我覺得人生整理一個很重要的本質,所以整理方法上我也體現了這個本質。

      不過您提到的困境其實在實作上不太會造成困擾,
      首先「第二大腦」裡大多是靈感與資料性內容,這些內容我不會流動,我就是在某個專案需要時在那則資料加上那個專案的標籤,但筆記還是在「第二大腦」中,這樣還可以看到一則筆記同時被多少個專案使用。

      「重要的放棄」如果有一天可以移動到行動現在,那是很感動的一件事情,這樣的移動本身就具有儀式性。

      至於完成工作後把完成的任務移動到[工作封存],這很簡單啊,因為我有設定標籤,選擇那個專案標籤,把裡面的任務一次全選移動到工作封存即可(有時候我也會完成一件任務就把改筆記移動到工作封存,這也是一種確認完成的動作)

      刪除
    3. 請問,那在什麼時候會刪除第二大腦內的記事呢?如果都不隨著封存專案時也把第二大腦的記事刪除,第二大腦的記事是不是會愈來愈多,難以整理?

      刪除
  5. 我的用法有些不同:
    我針對不同主題,建立不同的記事本。而我用標籤來控管「行動」,如待辦、下一步、追蹤、稍後閱讀等等。也就是我是用標籤來執行「流程」。所以,我也就沒有所謂的「封存」記事本。

    當然,每個人用evernote來執行的「功用」、「內容」不同,所以在操作或分類上就會產生滿大的差異。不過主要精神,都是為了讓自己可以更清楚、更有效率的運用自己這第二大腦。

    回覆刪除
    回覆
    1. 這種彈性其實是 Evernote 最棒的特色之一

      刪除
  6. 我剛按照你的方法重整我的整個筆記本, 現在我大部份的筆記都在"第二大腦"裡面(有千多則), 它們之間沒有了資料夾看到便害怕, 怕有些筆記會被煙沒, 從此再也找不到. 第二大腦裡面的筆記應該用標籤來分類, 是嗎?

    回覆刪除
    回覆
    1. 可以根據專案(例如演講需要的參考資料)或計畫(例如閱讀心得)的需求,來增加標籤的分類。

      但我覺得更重要的是回想自己實際的使用情況,你以前會怎麼使用這些資料?你以後想要怎麼使用這些資料?例如有時候我想要找一個靈感或組織一個想法,這時候混合的第二大腦統一搜尋,反而對我更有利。

      但如果我想要一次找出所有的閱讀心得,並瀏覽自己讀過的書,這時候就要在閱讀心得加上標籤。

      刪除
  7. 我未整理前就是有太多標籤, 弄得雜亂無章. 你有多少標籤呢? 如果只有八本筆記但有百多二百標籤的, 似乎有點本末倒置.

    回覆刪除
    回覆
    1. 很有道理,即使是標籤也不應該分類太多,我的整理三部曲的第一篇就是談標籤,這篇文章中我也有提到,第一原則是可以搜尋就不要分類:http://www.playpcesor.com/2016/03/evernote-3-1.html

      我算了一下,我目前有 98 個標籤,其中有 60 個是我八九年來負責的「專案」,每個專案我都會有一個標籤,例如「 201507 打開大家的 Evernote 筆記本」,其餘的 38 個則是行動目的的標籤,例如GTD管理,欲望管理等

      刪除
  8. 請問, 如果我建立了記事本 A行動現在 B準備未來 C封存過去, 但不知何故把次序搞亂了, 如何恢復排序成A B C?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我文章裡說的 A行動現在 B準備未來 C封存過去 是「堆疊」不是記事本喔

      至於次序搞亂,這部分我有點想像不出來情況,因為理論上這是自動排序的,可否有圖片參考?

      刪除
    2. https://drive.google.com/file/d/0B8nOhnV4B7JwdU5hdjdjRFhIX3M/view?usp=sharing

      如果圖中A和B位置交換了如何變回正常?
      請問圖中A,B,C是記事本還是堆疊?

      刪除
    3. A B 是堆疊,但這部分照理說是自動排序的,應該無法改變其順序

      刪除
    4. 因為用中文, 所以你把所有記事本都加編號A,B,C或01,02,03, 為了能自動排序?

      刪除
  9. esor大,根據您的方法,自己也記錄了許多日記,現在將這些日記放置到“C.封存過去→06生活封存”筆記本內,並且貼上“日記”標籤。這麼理解有問題嗎?謝謝。

    回覆刪除
    回覆
    1. 沒有問題,我也是類似的使用方法
      這樣做的好處是生活封存裡還會有其他生活裡完成的任務,這樣有時從生活封存整個記事本來瀏覽回顧,可以看到生活全貌
      但如果單獨想看日記,還有一個日記標籤可以單獨瀏覽

      刪除
  10. 看完閣下的3部曲, 我立即把自己兩個Evernote帳戶都提升到專業版(現在年繳有50%折扣), 打算成為一個重度使用者.

    回覆刪除
    回覆
    1. 這對我提出的整理方法來說是很好的鼓勵^^

      刪除
    2. 繼續努力. 但我始終未有信心把工作和個人事務用一個帳戶運作, 感覺會很亂, 所似仍保留分別使用兩個帳戶.

      刪除
  11. 請問esor大大,
    在名片資料的部分在這邊,您是利用標籤分類還是名片簿分類?
    在這會是被歸類在過去封存嗎?還是準備未來的堆疊當中呢?謝謝您!^^

    回覆刪除
    回覆
    1. 名片的部分,我會把所有跟通訊聯絡相關的筆記,都加上一個「名片簿」的標籤,以後如果想聚焦找出某個人的聯繫資料,就可以透過這個標籤然後下關鍵字搜尋。

      然後每張名片筆記可能是在不同專案過程中產生的,例如我製作 B 書時,拜訪了甲乙丙三個人,那麼這三個人的名片筆記上不僅有「名片簿」的標籤,也會有「B書專案」的標籤,如果我以後要回顧 B 書專案時,也能找到這三個人的資料。

      至於這幾則名片筆記的記事本,通常一開始會在「工作任務」,等到專案完成,或者會議結束後就統一移動到「工作封存」

      刪除
    2. 謝謝esor大大,解釋的超清楚,也非常感謝您的分享喔!^^

      刪除
  12. 您好,追蹤您的文章已經多時了,也在前一陣子正式升級為專業版用戶!
    這都要感謝您的文章,讓我有所啟發!這篇也是我一直需要的文章!
    但我實際操作下來,有些小疑問:
    請問封存和第二大腦資料夾該怎麼劃分呢?
    因為我覺得好像所有的東西都可以放在第二大腦,是不是我的分類需求還沒有那麼高?
    所以我是想問:esor為什麼不把他們都放在第二大腦?而要再分出封存呢?
    是因為日後分年份封存用嗎?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我的劃分是這樣的:
      第二大腦:參考資料,例如一個想法、部落格文章的草稿、網頁剪貼的文章、讀書心得等等
      封存:完成的任務筆記,例如工作上執行完成的一個行政任務、完成一個專案的所有任務筆記等等

      刪除
  13. 我瞭解了,謝謝您的回覆!
    不過如果完成的專案也有可能啟發「未來」用,那不是也符合第二大腦的定義嗎?
    不過我有想到以後就搜尋所有記事皆可!
    可能我太執著您的定義,失去了彈性,況且每個人最適合的方式都會些許不同!
    謝謝您的回覆,我會繼續支持您的!

    回覆刪除
  14. 非常有启发,非常感谢!

    回覆刪除
  15. 一定是這樣的,Evernote 整理的特色就是彈性與流動

    回覆刪除
  16. Wonderful blog! I found it while searching on Yahoo News. Do you have any suggestions on how to get listed in Yahoo News? I’ve been trying for a while but I never seem to get there! Many thanks.
    tanki online 3 | 2048 online

    回覆刪除
  17. Hi 站長,
    新年快樂! 最近想到一個情況喔,
    從您的共用記事本裡看到很多日本遊記的記事本^^,考量旅遊常會需要多人共同編輯記事的情況,
    想問一下,您會不會有每次去日本,都會去同一個點的情況呢?

    例如2014與A朋友群規劃京都,新增一個共用記事本跟2014出遊目錄,
    然後建了一則"清水寺"的筆記,紀錄了規劃及後來去過之後的心得;

    到了2015年,與B朋友群再遊京都,又新增另一個共用記事本,
    而這次還要再去清水寺,但2014時是用共用記事本,
    您應該就沒辦法再用2014那則清水寺筆記丟到2015共用記事本中了,
    您只能用記事連結到您"2015規劃總目錄記事"了是吧?
    但B朋友群是否就遇到狀況,無法看到您2015目錄中連結到2014那篇的清水寺記事呢?

    目前針對這情況是,複製原來2014清水的記事,然後複本到2015的共用記事本中,
    並在2015的那則清水寺記事裡面保留2014清水的內容當做"封存",然後針對2015的旅遊做構思跟行動,

    不知道站長針對這情況有沒有什麼建議或想法呢?

    回覆刪除
  18. 前天開始無法登入...大家有這問題嗎?

    回覆刪除
  19. 玩物大,想請問您會用evernote來收藏電腦網頁、資訊、知識文章嗎?因為這樣會複雜化一些搜尋時的精確度,還是會用其他軟體來儲存呢?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我會用 EVERNOTE 來整理需要的知識文章,但一定是有某些明確的使用目的我才會收集,然後將其轉化成任務,納入某個專案的整理流程中。我會在筆記上做行動任務清單、加上標籤,屬於資料性的筆記我會統一放在一個記事本,這些做法可以讓搜尋時更有效率。

      刪除
    2. 非常謝謝您的回覆,很受用

      刪除
  20. 可以教授如何用evernote學外語嗎?不知道如何開始建立筆記

    回覆刪除
  21. 我看了站長的文章,也想把目前的筆記做封存的管理,但卡在一個地方:我把屬於某客戶的筆記都貼上同一個標籤。現在想把某些已完成的任務放到封存。但每次點開此標籤時,那些已封存的還是會出現。可以只看到未封存的任務嗎?

    回覆刪除
  22. 看完了三部曲,發現我要學習的地方還很多啊!不過好在我有方向了,感謝您的文章,非常認同您說的:

    「東西有沒有放在整齊的位置不重要,資料有沒有嚴謹的分類不重要,那重要的是什麼?重要的是我的整理有沒有辦法「引導我去行動」,指引我提升工作與人生的方向?建立未來的順暢行動流程?」

    資料分類的目的在於連結過去與未來,為了分類而分類只會陷入無盡的迴圈罷了,您的分類方式讓我受益良多,謝謝!

    回覆刪除
  23. esor,子彈筆記妳存放在哪裏,工作還是生活

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期