簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆

2016 最新版：Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理

前一陣子 Google 日曆 App 進行了一個小型但關鍵的更新，那就是在 Google 日曆中加入了待辦清單提醒功能：「Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析」，這看起來好像只是多了一個任務鬧鐘，但其實不然，這個小功能將給 Google 日曆帶來兩個關鍵改變：

• 1. 不再只是行事曆，也可以當待辦清單。
• 2. 與 Google Keep 筆記、 Google Inbox 信箱同步整合。

而這樣一來，讓我最近開始嘗試利用 Google Keep、 Google Inbox（ Gmail ）、 Google 日曆三大 Google 免費而實用的服務，串連起一套可以跨 Android、 iOS、網頁端的時間管理、任務管理系統。

這個系統還滿符合 GTD 的方法與精神，操作起來也很簡單便利，並且融合在我們日常的郵件、日曆工作流程中，兼顧了效率與好上手的優點。

下面我就從一個實際的時間管理流程，來看看這套 Google 系統的幫助。

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1. 簡單實用的任務收集箱：

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時間管理的第一步，就是收集日常待辦的任務與瑣事，先把事情收集起來，我們才能一一進行排程與處理。

而在這個 Google 時間管理系統中， Google Keep 就是用筆記來收集雜務， Google Inbox 則用 Gmail 郵件來收集別人交代的任務。

跨平台、流暢、易用的特色，讓我們可以輕鬆的利用 Google Keep 去拍照、錄音、手寫、打字收集各種生活與工作上想到、看到的待辦任務。（教學：Google Keep 再添手寫手繪筆記，讓你在照片畫註解）

而 Inbox 會快速幫郵件做摘要，還可以在郵件裡寫上「待辦行動」，讓每一個郵件任務化。（教學：不只收信！ Google Inbox 才是最佳旅遊行程規劃軟體）

2. 在收集箱裡過濾不重要任務、找出重要任務：

接著，時間管理的第二步就是在收集箱中分類重要、不重要的任務，從而找出我們真正要行動的焦點。

在 Google Keep 裡，我們可以利用「標籤」、「顏色」等功能，快速把重要的任務標示出來。（教學：如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?）

而 Google Inbox 更聰明，他懂得自動分類郵件，凸顯重要信件，讓我們快速找出重要的任務。（教學：Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！一個月心得）

3. 把重要任務排程到每日、每週待辦清單：

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經過 Google Keep 與 Google Inbox 過濾出重要的任務後，我們可以分別在 Google Keep 或 Inbox 中幫筆記、郵件加上時間提醒，這時候就是把重要任務進行時間排程。

（附註：要讓 Google Inbox 中延遲處理的郵件，依據延遲的時間出現在 Google 日曆 App ，那麼必須先在 Inbox 中用圖釘釘選這封郵件，然後輸入待辦事項，這樣後續設定時間，才會出現在日曆中）

而且現在來自這兩個服務的任務排程會同步到 Google 日曆 App 中，於是我們可以統一在 Google 日曆 App 管理會議行程、待辦任務，日曆就能當作統一的時間管理中心。

更進一步的，因為 Google 日曆還懂得「自動延後今天沒有完成的任務」，這樣一來就能利用 Google 日曆更輕鬆去建立每日待辦清單，甚至規劃每週待辦清單。

4. 番茄鐘工作法：

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有了任務收集箱、可以過濾重要任務，又能把任務加入每日排程清單，這樣一個時間管理系統就已經完成了。

而如果還可以補充什麼，大概就是補充在 Android 上的 Google 鬧鐘吧！

因為這個「 Google 鬧鐘」可以預先建立不同的倒數計時任務，所以你可以用「番茄鐘工作法」的規則，建立 25 分鐘工作任務、 5 分鐘休息任務，用 Google 鬧鐘就能執行番茄鐘。

5. Google 時間管理系統的優點

以上，就是我們現在可以透過串連 Google Keep 筆記、 Google Inbox 信箱、 Google 日曆三個服務，所建立起來的時間管理系統，它的優點包含：

• 非常簡單易用，介面清爽，運作流暢。
• 完全免費。
• 最直覺，因為建立在原本的筆記、郵件、行事曆流程中，而不需額外使用其他軟體。
• 跨平台雲端同步。

最好的時間管理系統，無非就是利用自己最熟悉的工具開始時間管理，例如我個人會直接使用我最熟悉的 Evernote 進行專案時間管理一樣（延伸閱讀：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理）。

而對於大家更熟悉的 Google 郵件系統、日曆系統、筆記服務，如果可以直接整合成時間管理系統，那麼應該會有所幫助，你也開始嘗試這個最新的 Google 任務管理系統了嗎？

最後，至於現在我怎麼區分 Evernote 與 Google 系統上的時間管理呢？其實很好區分， Google 的時間管理偏向當日、當周的排程清單，而 Evernote 上則是整個專案進度的管理，先初步這樣解釋，後續有機會再用更深入文章與大家說明。

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