2016年3月30日 星期三

Google Drive 雲端 PDF 編輯轉檔簽名傳真完全攻略


「 PDF 」是目前工作上流通文件、保存文件、簽核文件的常見格式,在單機軟體時我們可以使用像是「 Adobe Reader 」或「 UnityPDF 」這類免費軟體,幫我們閱讀、編輯、合併分割 PDF 文件,那麼當雲端工作時,有沒有辦法做到一樣的事情呢?

本身已經可以在網頁端直接處理文件與圖片的 Google Drive (參考:Google Drive 超工作術:16招雲端硬碟變最強辦公桌),如果也能在 Google Drive 網頁中處理 PDF ,解決編輯、簽名、傳真與轉檔等問題,那麼一定更加方便。

而事實上當然是可以做到的,有些是 Google Drive 內建功能,有些需要安裝一些外掛,今天這篇文章就幫大家做一次完整攻略。




1. 完成 PDF 傳真


常看電腦玩物的朋友,應該都知道 Google Drive 是一個可以安裝應用程式的雲端作業系統,所以這部分操作我就直接跳過,不熟悉的朋友則可以參考:「Google Drive 文書之外幫你解決辦公室的10大問題教學」。

第一個技巧是,當你需要傳真 PDF 文件到對方的傳真機時,你可以透過在 Google Drive 安裝 HelloFax 這個雲端應用,從網頁直接把文件發送過去,自己不需要一台傳真機,也能準確把文件傳送到對方的實體傳真機。

而且台灣的傳真機號碼也都能正確支援,詳細教學可以參考:「網路傳真機,如何在 Google Drive 快速完成免費雲端 fax?

google docs fax-03




2. 完成 PDF 簽名


當工作流程上需要簽名的 PDF 文件透過 Google Drive 同步過來時,我可以在網頁上直接打開 Google 雲端硬碟裡的 PDF 檔案,線上完成簽名,並且把檔案同步回去。

要做到這個完全雲端簽名的流程,可以參考:「HelloSign 免列印掃描直接在 Gmail 郵件文件內完成簽名」,在 Google Drive 安裝 HelloSign 這個應用,就能達成需求。

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3. 進行 PDF 中文註解


當拿到一份 PDF 公文草稿或設計草圖,需要在上面畫註解時,如果不安裝單機的 PDF 編輯軟體,也可以直接透過 Google Drive 雲端網頁中的註解應用來解決問題,完全線上化處理。

有此需要的朋友請參考之前「雲端文書推薦:專業俐落 DocHub 免費 PDF 線上編輯」 一文,利用 DocHub 這個免費應用,就能直接編輯 Google Drive 內的 PDF 。

並且 DocHub 免費就能支援 30MB 與 100 頁以內的 PDF 檔案,可以多人協同合作,可以在 PDF 中註解、簽名、畫線、填表,檔案也保持私密,更重要的是他的註解功能支援中文輸入!

甚至有讀者回饋, DocHub 插入的文字註解內容,可以在 Google Drive 與 Evernote 等服務裡直接用搜尋功能找到。






4. 解決 PDF 合併問題


當然還有一些 PDF 合併工具可以安裝在 Google Drive ,但是如果需要合併多頁面的 PDF 時,我會建議繼續使用「 DocHub 」。

因為它不僅可以合併兩個以上的 PDF 檔案,還可以自由改變裡面每一的頁面的順序,可以說是最強大的合併工具。




5. 解決 PDF 分割問題


那麼如果遇到想要分割 PDF 頁面時怎麼辦?雖然 DocHub 也能做到類似效果,但必須一頁一頁把不需要的頁面刪除,留下需要的頁面,流程上有點麻煩。

這時候可以在 Google Drive 搜尋安裝「 Sej.da 」這個雲端應用,他擁有強大的 PDF 分割能力,可以指定頁面進行快速切割,例如 1-10 頁、 11-15 頁、 16-30 頁分成三份。





6. 滿足 PDF 轉 Word 需求


說到 PDF 轉 Word ,那麼當然是要在 Google Drive 安裝「PDF 轉 Word 線上 Cometdocs 完美的中文版面轉檔」,這應用是我目前看過的眾多類似工具中,可以將中文版面 PDF 最完美轉檔成可編輯 Word 檔案的工具。






7. 滿足文件轉 PDF 需求


如果是要將 Google Docs 編輯的線上文件轉成 PDF 呢?那就更加簡單,只要在 Google 文件編輯畫面左上方的「檔案」裡選擇「下載格式」,下載成 PDF 即可。

最近甚至支援直接下載轉檔成電子書 EPUB 格式





8. 把網頁轉存 PDF


我們有時候會想要把網頁目前版面或資料完整的儲存下來,這時候把網頁轉成 PDF 檔案是個不錯的選擇,而這個技巧是讓我們可以直接把網頁轉存成 PDF 後直接存入 Google 雲端硬碟,這樣就可以利用上述工具進一步雲端編輯。

方法很簡單,使用 Google Chrome 打開網頁,點擊右上方選單裡的「列印」,在列印設定畫面左方的「目的地」,選擇「儲存到 Google 雲端硬碟」,這樣就可以用 PDF 格式,把網頁轉存到 Google Drive 。





9. 紙本文件掃描成 PDF


最後, Google Drive 也可以幫我們把紙本文件,用拍照掃瞄的方式,存成 PDF 檔案。只要安裝使用「 Google Drive Android App 內建高解析度紙本文件掃描 」,就能完成掃描成 PDF 的動作。

搭配以上的功能或延伸應用,就可以把 Google Drive 打造成一個有用的 PDF 雲端作業平台,可以協同合作 PDF 編輯、可以完成 PDF 簽核流程、可以轉檔、可以掃描,讓 PDF 作業更有效率的完成。

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7 則留言 :

  1. 回覆
    1. 是因為這篇文章比較沒有詳細解釋每個技巧的前因後果的關係嗎?

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    2. 我覺得我看得懂,倒不是每個技巧的前因後果
      所有的主題是圍繞在Google Drive與檔案如何變成PDF上

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    3. 我也都看得懂啊,謝謝esor 大

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  2. 覺得很有意思,找時間試試看!

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  3. 覺得很有意思,找時間試試看!

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  4. 很棒!值得試試,謝謝!

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