2013年2月22日 星期五

Google Drive 文書之外幫你解決辦公室的10大問題教學

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Google Drive (雲端硬碟)」不只是一個檔案同步服務,更因為結合了原本的 Google Docs,也是線上編輯文件、試算表、簡報的文書處理平台,加上雲端協同作業的功能後更顯得強大,這部份我在之前的「Google Drive 雲端硬碟、文書協作平台 一個月後使用心得」一文中,有深入分享了自己的使用心得。

但是,「 Google Drive (雲端硬碟)」可以做到的事情遠遠不止於文書處理、檔案同步,只要善用 Google Drive 可以「外掛」其他 Web App 的機制,那麼你就可以把 Google Drive 完全當成一個辦公室工作系統來使用

舉幾個我常常用到的例子:我可以從 Google Drive 直接把 PDF 傳真到客戶的實體傳真機印出,我能夠在雲端硬碟裡用類似 Photoshop 的工具修圖,我還能直接把雲端硬碟中的各種檔案進行轉檔。這些動作全部可以在 Google Drive 中完成,幫助你滿足辦公室裡那些文書處理之外的需求。

2015/5/8 新增:Google Drive 超工作術:16招雲端硬碟變最強辦公桌



到目前為止,我完全轉換到 Google Drive 進行檔案同步、文書處理(當然裡面有部分是依賴單機的 Office 軟體)的時間已經大概有快九個月左右,在更長的使用經驗累積後,今天要來分享這段時間的最新心得。

這篇文章的重點,主要集中在文書處理之外,其他可以利用 Google Drive 雲端完成的 10 種辦公室裡常常發生的工作需求



如何幫 Google 雲端硬碟增加功能?

想要利用 Google Drive 雲端硬碟直接進行傳真、修圖、合併 PDF 等作業,就必須在線上雲端硬碟裡「連結」相應的 Web App。

方法很簡單,進入「 Google Drive (雲端硬碟)」,點擊左上方的〔建立〕,但不是新增一般文件,而是點選「連接更多應用程式」。

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接著會看到專屬 Google Drive 的應用程式清單,只要點擊連結這些 Web App,就能讓「 Google Drive (雲端硬碟)」多出各種需要的辦公室應用,而且大多數的瀏覽器都適用,並非只能用 Google Chrome。

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平常要怎麼使用這些已經連結的應用程式呢?

更簡單,在雲端硬碟裡的某個檔案上點擊右鍵,選擇【選擇開啟工具】,就能看到其他應用方式,例如將這個檔案傳真、將這個檔案轉檔等等。

雖然本質上是利用第三方的 Web App 來完成,但這樣的使用體驗就好像所有的動作都在 Google Drive 中進行一樣,而事實上所有的檔案也真的都是由 Google 的雲端硬碟所管理的。

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那麼,有哪些應用程式值得一試,又可以滿足哪些特殊需求呢?這就是下面要開始推薦的 10 種 Google Drive 延伸應用程式。

(附註:大家只要在你的 Google Drive 應用程式清單中,找到下面介紹的連結應用名稱,加以授權,就能使用下列功能。)



一、在 Google Drive 傳真

我通常會在 Google Drive 裡勾選某份 PDF ,然後透過上述方法,直接選擇利用 HelloFax 傳真,只要輸入對方的傳真機號碼,就能順利傳送。

依據我的使用經驗,中文 PDF 從來沒有出錯,內容都能順利的在對方的傳真機上列印出紙本,而台灣的傳真機號碼也都能很快的傳送成功。貼心的是不論傳送成功還是失敗, HelloFax 都會提示你。

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二、在 Google Drive 簽名文件

如果有 PDF 文件需要我簽名,或者我需要傳送某份 PDF 文件給對方簽名,而且情況允許數位簽名的話,這個動作就能直接在 Google Drive 裡完成。

同樣的只要在 Google Drive 中找到需要簽名的文件,點擊開啟 HelloSign 這個外掛工具,就能完成簽名的動作,並且簽名文件就同步保存在我們的 Google Drive 雲端硬碟中。

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三、在Google Drive用Photoshop修圖

  • 連結應用:Pixlr Editor
這是一個我使用機率最高的應用,當我需要修改某張圖片時,不管是潤飾、調整大小、裁切,甚至是更進階的圖層操作,我都直接在 Google Drive 網頁端找出需要修圖的圖片,啟動這個「 Pixle Editor」直接完成。

「 Pixlr Editor 」擁有非常類似「傳統版」 Photoshop 的介面,功能上也都能滿足一般工作者的需求,更棒的是直接在 Google Drive 雲端啟動,速度比起真正單機版的 Photoshop 還要快,修改完的圖片一樣存在你的雲端硬碟裡。

就跟你在實體硬碟中修圖沒有兩樣,只是更快速更簡單!

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四、在 Google Drive 幫圖片加特效

PicMonkey 算是一個頗受好評的線上修圖工具,它主要的用途是簡單的照片特效濾鏡套用,和前面走 Photoshop 風格的 Pixlr Editor 有所區隔。

當我把照片同步到 Google Drive 後,有時候為求方便,也會直接在雲端硬碟裡開啟 PicMonkey 幫照片套用特效。

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五、在 Google Drive 剪輯影片

Google Drive 上其實還有其他更專業的影片剪輯工具可以使用,但我自己沒有這方面的需求,所以只是玩玩「休閒型」的影片剪輯而已。

我只要把儲存在 Google 雲端硬碟裡的影片,直接開啟到 Magisto 工具裡,就能幫忙自動剪接、自動組合、自動配樂,變成一部有模有樣的微電影,可以拿來當做家庭影片的應用。

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六、在 Google Drive 中製作流程圖

Cacoo 是我本來就常常推薦大家使用的一個中文版線上流程圖繪製工具,拿來畫版面草圖也很合用。

而透過 Google Drive 的應用連結,我可以直接在 Google 雲端硬碟裡新增我的流程圖檔案,例如 Cacoo 編輯,但整合在 Google Drive 管理,更加方便。

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七、在 Google Drive 中合併 PDF

  • 連結應用:PDF Mergy
有些時候你在本機電腦不一定很容易做到的事情,反而在 Google 雲端硬碟裡可以非常簡單的完成。

例如當你想要合併多個 PDF 檔案時,只要把同步到 Google Drive 的 PDF 一一勾選後,選擇 PDF Mergy 來合併,還能調整合併順序,快速又方便。

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八、在 Google Drive 進行檔案轉檔

  • 連結應用:DriveConverter
對於把各種檔案轉成你需要的格式曾經讓你很頭痛嗎?

在 Google 雲端硬碟上只要連結這款 DriveConverter 應用,遇到需要轉檔時就把檔案開啟到 DriveConverter 中,便能快速完成轉檔,支援的格式包含音樂檔案、影片檔案、文件檔案的各種格式互轉。

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九、在 Google Drive 上播放音樂專輯

  • 連結應用:DriveTunes
你把自己的音樂檔案同步到了雲端硬碟,那麼可不可以在其他電腦線上收聽,並且像是單機電腦一樣的體驗呢?利用這個 DriveTunes 就能輕鬆做到。

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十、用 Google Drive 製作線上問卷調查

最後這個應用,則是你可以直接利用 Google Drive 內建的表單功能,來製作線上問卷調查,還能製作成統計圖表,快速又方便。

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  • 小結:
你可能會問,上面許多也都有獨立的 Web App 應用,不能到各自的線上工具網站去使用同樣的功能嗎?

當然可以,只是關鍵在於使用流程上的區別。經由 Google Drive 做到了一件很重要的事情,把你的電腦檔案與這些線上工具無縫的整合在一起
  • 1.你可以在「任何電腦」打開線上 Google Drive 完成上述工作,即使那台電腦沒有安裝你的慣用軟體(例如 Photoshop )。
  • 2.所有 Web App 以 Google 雲端硬碟為中心組成辦公室作業系統。
  • 3.所有 Web App 編修的檔案都在 Google Drive 裡同步保存。
不是發散的要你各自去不同線上工具使用,也不需要你在硬碟安裝各種軟體,經由 Google Drive 的整合,我們只要打開瀏覽器,進入雲端硬碟網頁,就可以完成「非常多樣化」的辦公室檔案編修與管理需求,不只是檔案同步,也不只是文書處理了。

28 則留言 :

  1. Youtube管道取得的音樂,可以上傳到Google Drive嗎?

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    1. 是檔案都可以^^ 就是一個檔案同步硬碟~

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  2. 但是 ... 流星音樂不是有版權?

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    1. 當然,你同步什麼檔案就是你自己要負責的,但工具本身會幫你同步所有檔案

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  3. 感謝分享~ 剛剛用了你介紹的應用程式跟Gantter甘特圖進度管理!真的不用多下載程式就可以線上編輯!

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    1. 甘特圖那個工具我也正在研究

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  4. Google Chrome各種功能都很好用,是否可以使用Chromebook了呢....@@

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  5. 請問有什麼方法可以用本地端程式編輯 雲端硬碟內的google文件檔...

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  6. 這篇文章超實用
    寫的簡單易懂又詳細
    感恩!!!

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  7. 我+了一些應用但不能從「建立」那直接看到(Drive Converter不行)
    是應用原本就不行嗎還是我需要設定甚麼嗎?(但cacoo可以)

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    1. 有的會直接出現在建立清單,因為那些可以建立新文件。


      其他的則是你要先指定文件後選擇更多應用程式,才能指定要使用那些外掛。

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  8. google driver 有辦法,別人直接寄檔案至我的Google driver嗎?

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    1. 不行,但它可以用 Dirve 分享檔案給妳

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  9. HelloFax 裡面阿 電話格式您是怎麼填寫的?

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  10. Android手機的Google drive 的中文檔名,
    下載後都變成了底線,例如"___.pdf"。
    請問如何處理?

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    1. 這暫時沒辦法,但應該還是可以開啟

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  11. 線上處理文件,不會有隱私走漏的問題嗎?
    請問是否有什麼規範呢?

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    1. 一定都有規範,但這可能要看各自雲端工具不同的設定,這邊預設都是私密儲存在 Google Drive。

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  12. 為何現在Pixlr Editor搜尋不到了呢QQ

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    1. 剛剛看還有,在這裡:https://chrome.google.com/webstore/detail/pixlr-editor/icmaknaampgiegkcjlimdiidlhopknpk?utm_source=chrome-app-launcher

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  13. 請問GOOGLE文件為什麼沒有中文的字體可以選,我的字型都是英文的,不知道有辦法增加嗎

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  14. 最近不停拜讀您的文章,沒想到google drive居然這麼好用!
    但是想確認一下,這些功能在手機上的google drive app是不是還沒有支援?

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    1. 是的,這部分要在網頁端使用

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