2015年9月12日 星期六

開學日推薦!為未來準備十種免費但超高生產力 App


最近從基隆火車站要到台北通勤上班時,又開始看到海洋大學的學生早上排隊搭上前往學校的巴士,才發覺九月了,也是各大學開始上學的日子。我這兩年常常獲邀到各學校進行雲端工作的講座,從幾年前以老師研習為主,到現在開始有愈來愈多學生社團的邀約,或許大家也開始認識到熟練雲端工作的技能,對未來的職場是真的很有幫助的

而說到雲端工作的優點之一,是跟行動工作連結在一起的。因為只有透過雲端服務,我們才能在手機、平板上連結電腦上的工作,運用零碎時間解決關鍵問題、預作工作準備,因此能夠大幅提升效率和生產力。

那麼,在我個人的使用經驗中,有哪些行動 App 是可以大幅提高生產力的呢?今天這篇文章,就想在開學日提供學生們一份推薦清單,以及從我的經驗出發來看他們之所以是關鍵生產力 App 的推薦原因,相信對一般工作者來說也會很有幫助。

這篇文章也可以說是半年前我在電腦玩物分享的「開學日首選!13 種免費雲端服務幫老師學生做好功課」、「2015 年的學生們值得珍惜擁抱的數位能力:方法篇」的行動生產力版本,可以互相搭配閱讀。





最近有一本講「清單控」的新書很值得一讀,我也是清單控,而且深深覺得懂得列出清單對生產力有很大的幫助,一來列清單幫助自己不會漏東漏西,二來列出清單可以知道事情的輕重緩急,三來列出清單可以明確完成任務的步驟,把事情做得更好。

那麼有什麼樣的  App 可以幫助我們在行動裝置上收集瑣事清單、管理輕重緩急,並且提醒我們依序完成呢?我自己雖然是使用 Evernote 來達成這個任務,但如果要推薦給清單控,而且以行動應用為主的話,我目前最推薦的是 Wunderlist 和 Todoist 。

除了他們都有雲端桌面版外,最重要的是他們都很簡潔,所以在行動上迅速就能列出清單,也有很棒的提醒功能,基本使用也都免費,就能達到很高的效率整理。







筆記當然也是非常適合在行動上使用的工具,而如果要推薦筆記 App ,我覺得具備雲端功能絕對是不可或缺的,而這部分像是 Evernote、 Onenote、 Google Keep 都能滿足需求。

但是更進一步的,我們不要只是考慮到眼前的筆記,如果考慮到未來你讀研究所時需要這時候唸書累積的資料?未來出社會後在職場上要累積更多的知識與實力?那麼我們需要的就不只是筆記,而應該是一個個人知識庫,在這樣的淘汰下,行動裝置最有生產力意義的筆記工具就剩下 Evernote 與 Onenote 這兩大選擇。

我在 2015 年 9 月最近新書:「當一個有準備的人:《打開大家的Evernote筆記本》序」裡,便是在闡述這樣的觀念與方法,透過這類行動 App 隨時隨地累積未來的準備,就是工作更有生產力最好的保障。





日曆 App 是最基本的生產力工具之一,但如果善用行事曆 App ,甚至可以直接拿來當做自己的專案管理、夢想執行工具使用,而或許對於學生來說,可以先學會如何管理課表、社團活動、考試進度,善用工具讓自己的時間安排井然有序,在學生時代就成為一個善於自我管理的人。

而在日曆 App 中期時值得推薦的不少,但如果要 Android 或 iOS 都通用的話, Google 日曆與 Sunrise 是兩個免費簡潔的選擇。







所有手機都內建郵件 App ,但是電子郵件的核心不是收發郵件,而是一種任務管理,怎麼精準的掌握自己需要處理的郵件?過濾不重要的信件?排程處理的時間順序?這些都是值得練習的技能,如果可以現在就讓自己處理瑣碎郵件駕輕就熟,那麼以後處理工作上的瑣事也能得心應手。

這時候,我覺得在手機上最適合做上述郵件「管理」練習的工具,就是 Google 推出的免費 Inbox App ,或許電腦端你喜歡功能更完整的 Gmail ,但是行動端練習用 Inbox 管理 Gmail 郵件會更有效率,並且養成如何掌握重點的習慣。







現在的雲端服務的核心都不只是單純的檔案管理,而是一種「人生紀錄」的管理,透過大量的長時間的累積,讓我們隨時可以找回自己需要的回憶或資料,其中最有代表性,值得嘗試的就是照片的管理。

不用再傳輸線備份,把照片自動上傳到雲端,隨時可以打開來回憶,是更輕鬆有效的方式。而在手機上可以創造超高效率的照片自動備份與雲端整理工具,目前值得推薦的就是 Google 相簿與 Flickr 相簿。





未來的工作型態一定會愈來愈朝向雲端協同合作的型態,因為那是減少溝通錯誤、創造高效率溝通管理的最好方式,也是管理文件版本輕鬆有效的方法。這時候我們不如就從學生時代的報告合作開始,練習看看這些雲端文件協作的流程,而其中免費又好用的選擇大概還是以 Google Drive 為主。

透過 Google Drive 的 App ,我們可以在行動中開線上會議、隨時製作簡報,或是管理自己團隊合作的檔案,建立一個最高效率的雲端工作流程。





當然,我們在實際工作上依然離不開微軟  Office 的各種文件格式,而這時候我們只要安裝微軟提供的免費 Office App ,就能在手機上做到有效的文件編輯,解決各種問題。





視訊會議是現在達成團隊合作不可或缺的便利方式,各種社團活動,或是報告合作,都不一定要面對面,只要透過這些視訊會議的免費 App 就能線上開會。

而目前免費視訊會議的好選擇,我會推薦 Zoom 或 Google Hangouts ,前者穩定快速,後者則是回到網頁端也能直接使用,各有優點。







智慧型助理一定會成為未來高科技的生產力工具,無論是使用在汽車、手錶、家電等智能設備,在工作上也會成為一個真正的秘書,而且其實很多功能我們現在就可以應用在真實的生活中。

這裡比起 Siri ,我更推薦大家試試看與行事曆、郵件、行程和世界資訊緊密結合的 Google Now ,將其安裝到你的手機中,讓 Google Now 幫我們排好旅遊行程、蒐集關鍵資訊,享受真正聰明生活的高生產力。







最後,還有三款 App 我會推薦大家可以在現在需要時就安裝來試試看,學習以後一定會派上用場的工作方式,他們分別是 Trello、 Quip 與 Slack 。

雖然這三款 App 的需求各不相同,但是他們都是未來團隊合作型態的先行者,不只是文書協作與檔案合作,而是創意的合作、溝通的合作、任務管理的合作。

這篇文章裡,我介紹的 10 種免費超生產力 App 都是著眼於「未來」的推薦,這個意思是,一方面這是未來職場一定會成為主流的工作方式,在改變前及早學習對我們更有利;另一方面這是值得我們長期使用的 App ,不是裝了玩玩而已,每一款 App 都有成為未來 10 年我們工作主力之一的潛力。

所以,希望這份針對開學日的推薦清單,對學生們展開新的學習有幫助,而或許對剛入職場的朋友,也是一份有參考價值的清單。

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:開學日推薦!為未來準備十種免費但超高生產力 App 

10 則留言 :

  1. 清單很方便
    但是我常會因為看到一大串清單就覺得心煩
    (在這篇文章提到清單可以減輕焦慮但我不覺得@@)
    [文章連結:http://www.businessweekly.com.tw/KBlogArticle.aspx?ID=13399&pnumber=2
    請問站長這有什麼解決的好方法嗎

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    1. 這個要改天另外寫一篇文章專題論述了,因為怎麼列清單確實是要有一些技巧的,或者可以先參考我寫過的:跟更專注的新 Any.do 3.0 學五個最重要時間管理方法 http://www.playpcesor.com/2015/04/anydo-30.html

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  2. 感謝esor大大分享,但是有好幾個,只要Evernote就可以勝任了,呵呵...

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    1. 哈哈,我自己也是用 Evernote 來取代上述大多數需求,不過不同朋友應該以不同喜好,所以就分別推薦了

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  3. 有類似番茄土豆的工具推薦嗎,礙於出產地不想使用 (之前試過某個牛頭角 logo ,但雜了些)

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    1. 我目前還沒發現類似而值得推薦的選擇哩

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  4. 大大我有個小小的技術性問題一直無法解決...
    我的hangouts無法與google drive連動耶? 擴充程式的地方沒有它這個選項
    寫問題信給GOOGLE也沒有得到回覆......

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    1. 不知道什麼時候開始, hangouts 網頁端的 Google Drive 連動確實消失了,變成要分成兩個網頁開啟使用

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  5. Sunrise官方公布,8/31就要停止服務了,之後手機上還可以繼續使用嗎?

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    1. 不太確定是不是就直接停止同步,未來可能要改用 outlook App 了(如果還需要的話)

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