值得小團隊測試！ Dropbox 企業版功能開放免費使用

Dropbox 雲端硬碟同步服務最近的改進腳步確實加快許多，尤其在「工作需求」功能上的進化，增加了許多真的對中小企業團隊工作很有幫助的功能，例如下面三個新設定就非常值得好好利用：

• Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛
• 比分享更好用！ Dropbox 推出向任何人請求檔案功能
• 共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新

聚焦在「雲端辦公室」的 Dropbox 改革最新一步，則是把原本只能在「 Dropbox 企業版」使用的團隊專案協作功能，下放到讓免費版、 Pro 付費版用戶都能使用！

如果你在學校、創業、中小企業團隊中想使用 Dropbox 合作，但又還不到購買比較貴的企業版的程度（每月每個用戶 15 美金，最少 5 位用戶），那麼現在一般的免費版、付費版（每月9.99美金）就能做到企業版中的團隊管理方式。

企業版的團隊管理功能，和 Dropbox 一般版中的共享資料夾有什麼不一樣呢？

• 1. 你可以同時擁有一個個人 Dropbox 帳號、一個和團隊共用的 Dropbox 帳號（一個人可同時登入兩個 Dropbox 帳號，可以一起同步、一起整理）。
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• 2. 團隊 Dropbox 帳號可以與其他團隊成員連結，共同擁有一個所有夥伴共享的團隊資料夾，裡面的檔案所有團隊成員共用，可以當作企業 FTP 的概念。
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• 3. 團隊成員之間可以建立各自的專案群組，用專案群組的方式快速跟整個群組共用資料夾，不用再每次一個一個人名加入。
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• 4. 可以設定更嚴謹的共享資料夾權限，例如設定這個資料夾不允許分享給團隊之外的其他人。

也就是說原本你在 Dropbox 免費版、一般付費版中擁有的只是個人的共享檔案功能，但是現在就算在免費版中，你也能嘗試 Dropbox 真正針對小團隊的企業管理功能。

下面，就讓我們一起來試試看。

• 1. 建立公司團隊名單，共享團隊資料夾

打開你的 Dropbox 網頁版，應該可以在左方看到一個新增的「團隊」項目，這就是原本在企業版中才有的團隊管理功能。

你可以直接點選頁面中的［建立團隊］，用你目前登入的 Dropbox 帳號當作團隊管理員帳號，開始建立自己的團隊合作流程。

幫你的團隊取一個名稱，然後邀請你的公司夥伴加入一起［建立工作團隊］。

Dropbox 的「團隊管理」和一般共享資料夾的不同就是「以人為主」，我們在「團隊」功能中把真正的工作夥伴加入，或是把離開的工作夥伴剔除，那麼之後所有共享的資料夾與檔案也會做出相應的變動。

是從人的角度來管理團隊，這樣更輕鬆簡單。

啟動「團隊」功能後，也會新增一個「工作團隊資料夾」，以後所有加入團隊的成員都可以共用這個資料夾裡的所有檔案，例如你可以把公司報表、行政文件、通用聯絡資料等都丟在這裡，所有公司夥伴就能看到。

• 2. 建立不同專案的群組，方便分組共享不同資料夾

接著，在一個團隊底下，每個成員還可以根據自己的專案開一個一個新的小群組，例如我的新書專案只要跟設計與行銷共用即可，不用跟整個公司的人共用，我就可以在「團隊」建立一個新的群組，然後把已經在公司團隊成員中的設計與行銷加入。

接著我可以在共享資料夾時，選擇直接把這個資料夾分享給已經建立的專案群組。例如我的原稿資料夾直接分享給新書專案群組、我的素材照片資料夾也可以直接分享給專案群組。

優點是我在共享資料夾時不用一個一個輸入對方郵件帳號，因為已經在一個團隊裡的群組中，只要直接共享給群組即可。

• 3. 之後加入團隊或群組的人，可以一次獲得之前共享的資料夾

更棒的是，或許之後有新的同事加入我們這個新團隊，或是有新的成員需要加入我們這個群組，我都只要在「團隊」管理頁面的人事管理中將他加入與分組，那麼前面我們共享過的資料夾他也會立即獲得共享權限。

這就是以團隊的人做為管理中心的優點。

• 4. 管理員主導！可以設定團隊內更嚴謹的共享權限

更進一步的，開啟團隊功能後，我們可以更嚴謹的設定資料夾的共享權限，當打開某個共享資料夾時，可以點擊［變更設定］，讓這份資料不會因為共用而外流。

因為我們可以鎖資料夾只能邀請其他已經在團隊名單裡的成員加入，甚至不允許把檔案分享給團隊之外的人。

例如分享檔案連結時，其他人就算獲得連結，但如果不是團隊成員也無法查看這個檔案。

• 5. 可以同時連接個人帳戶與團隊用帳戶

最後就是當啟用團隊功能後，你可以同時登入兩個 Dropbox 帳號，一個是個人帳號，一個是團隊帳號，方便你區隔生活私人或團隊工作的管理。

不過也不用擔心轉換團隊帳戶後自己原本 Dropbox 裡的檔案是不是都會被所有團隊成員看到，這是不會的！你的檔案還是預設只有你私人看到，只有進一步針對資料夾開啟共享功能時，才會開始把檔案共享給團隊成員。

對於一般個人使用者來說，不需要開啟 Dropbox 的團隊功能。但是如果妳是使用在真正主要工作用途，工作團隊之間需要更有效率的檔案共享與管理，那麼現在這個 Dropbox 免費版與付費版都能使用的團隊功能，或許可以讓你省下企業版的花費，值得需要的團隊測試看看。

另外，也不要錯過最近 Dropbox 重新舉辦獲得免費 25 GB 空間兩年的活動：贏得 Dropbox 25 GB 免費空間！大專盃活動再次開跑。

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