養成習慣、執行任務遇到瓶頸怎麼辦?寫防彈筆記為何可幫助改變



最近接受一個採訪,被問到一個問題:「從求學到就業、發展出斜槓工作,同時開始經營家庭,請問您的時間管理術在不同階段是否曾碰過瓶頸需調整的時候?您如何改變策略?」我不禁啞然失笑,因為,不是是否碰過瓶頸的問題,而是隨時隨地都會遇到各種瓶頸,隨時隨地都需要調整啊!

但這正是「筆記」的用途,幫我們記住過去的調整,也幫助我們思考未來要怎麼調整,就算大腦混亂時,都還有一個依循的方向,都還有可以採取的下一步行動,這是最能幫助我們持續改變的系統。

這也是為什麼我的工作流程、時間管理系統是從「筆記」開始的原因。

在我最新推出的「個人數位生產力」線上課程中(歡迎使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得折價優惠),我就會從這樣的筆記系統、工作流程到時間管理,逐步拆解,展開這套工作方法的全貌。




為什麼「筆記」最能幫助我們克服瓶頸呢?

因為一個習慣的養成、一個任務的執行,幾乎不太可能是規劃好就能順利完成的。

一開始我以為這是自己不懂得規劃目標,後來發現其實不是,因為目標規畫得再好,但還是會遇到許多問題,例如我每一天的心情影響了執行?沒有預想到的盲點?展開新視野而發現更好的目標?外在環境的各種改變?等等。

而且當一個習慣、任務執行得比較長久,幾乎都會發現原本的做法往往一段時間後就不再適用,這也不是原本的作法無效,而是上述的問題,會導致我們必須要調整,不調整就會出現瓶頸。

也因為這樣,養成習慣、執行任務的時候,往往不是列上待辦清單就能逼自己去完成的,而是需要在「筆記」中不斷思考與紀錄怎麼調整作法,才能讓習慣與任務持續的進行下去。




一個真實的例子,就是我自己在「電腦玩物」上持續多年的寫作習慣,如果你要問我應該養成什麼寫作習慣?有沒有什麼持續寫作而不會想偷懶、放棄的策略?那麼我會告訴你,沒有這樣的策略。

唯一有的策略就是我在筆記中不斷反省自己遇到的問題,調整與測試可行的新步驟,然後不知不覺就這樣持續了 15 年以上的寫作習慣。

我還記得自己一開始,每天都要花大量時間看很多新資訊,然後過濾出一兩個值得介紹的工具,又花半天時間來仔細研究,最後就在一兩天之內撰寫出文章。

但是後來正職工作愈來愈繁忙,原本的方法不適用了,於是我就在筆記中思考怎麼調整新的寫作策略。我從筆記中原本的獲取新資訊的方法進行精簡,讓自己可以用更快的方式獲得有用的工具或技巧,但是我已經沒辦法集中時間來測試,所以我就調整成測試對我實際工作上有幫助的工具與技巧,這樣我可以在工作中一邊完成研究(也幫助工作更有效率),然後晚上回家後可以好好把心得文章寫出來。

不過這個方法也沒有維持太久,後來我組成家庭、小孩誕生,外在環境、我自己的心境都產生了改變,於是我又持續的調整自己的寫作習慣與策略。還是從前面的基礎出發,我覺得把工具、技巧實際用在我的工作、生活中測試是有效的,只是要找到其他的寫作時間,因為晚上、早上的時間都要分配給家人了。於是我開始測試,有沒有辦法利用通勤、午休等等零碎空檔,分段的完成文章。經過了一段時間的測試,還真的讓我慢慢地找到這樣寫作的方法。

而上述的不斷調整流程,我就是在一則「寫作習慣」的任務筆記中,不斷的修改與調整,讓我可以看到之前的方法、現在的問題,並不斷測試新的改變。





遇到瓶頸最好的解決辦法,就是認知到無論是養成習慣還是執行任務,我們本來就隨時需要改變策略、發現新問題、設計新產出,持續的實驗並調整。

而把這樣的過程記錄到「防彈任務筆記」中,累積下來的筆記,會成為我們未來採取不同策略最好的第二大腦。

你還可以在這篇文章讀到我分享的三個持續改變與調整的案例:「如何找到對我有效的時間管理技巧與工具?只需改變一個關鍵作法




最近在我的《防彈筆記法》書籍社團中,有讀者分享了她的改變案例,最後提到這樣的方法讓她意識到:「原來我沒有拖延症,只是之前不懂得如何下手而已。」(還可以延伸閱讀:時間管理Q&A:因為我個性拖延,所以就算列待辦清單也不會去做?

這就像我自己在養成晨跑習慣的過程中,一開始當然遇到很多挫折與瓶頸,例如懶得去跑、天氣不好、跑得不順暢等等問題,但最後讓我養成持續運動習慣的關鍵,不是使用了什麼厲害的跑步 App 或習慣紀錄工具,也不是列上待辦清單後我就逼自己去做的意志力,而是:

我在運動習慣的筆記中,持續修正自己的步驟、想法,嘗試解決每一個小問題,慢慢的運動也就真的持續進行下去了。

這樣的「習慣修正筆記」,可能比使用任何的 App 都還要有用(還可延伸閱讀:[下班後時間管理] 想做的事情好多但要做又沒動力?小心借來的目標)。





所以後來慢慢的,我在養成習慣、執行任務的過程中,依靠的不再是待辦清單或習慣追蹤 App ,而是我們一則一則習慣、任務的持續修正筆記。

我會在筆記中持續下面三個步驟的循環:

  • 假設:逆向工程
    • 透過筆記,我可以記錄與回推整個執行的步驟流程,透過看到整個運作的架構,就能發現裡面細節處的具體問題。
    • 我會根據問題,假設一些可能的解決辦法,然後去試試看。
  • 實驗:刻意練習
    • 我設計的解決辦法不一定是有效的,但我可以實驗看看,然後把測試的結果繼續寫入筆記中。
    • 這時候,我就會發現某些新作法會有效,某些無效,這時候就繼續從新問題處進行假設,繼續實驗。
  • 完成與迭代:持續調整
    • 這時候就算一直有新問題出現也沒關係,就像前面我的寫作案例、跑步案例都是一直有新的問題、新的瓶頸。但只要我們持續實驗,也就代表這個習慣、任務被持續的進行下去。
    • 這樣一來,透過不斷地完成與迭代,我們也就突破了前一段的瓶頸,並且持續成長。

不是從數據上看自己有沒有養成習慣,而是從不斷調整的筆記中,意識到我是一個可以改變自己的人。

也不是寫下一個習慣、任務的待辦事項就好,也不會寫下一個規劃就能照著做:

而是在筆記中要不斷的反思過去、紀錄現在、修改未來,然後重複循環,這個過程就是讓任務繼續進行下去而不放棄,最好的方法。

最後,這樣的累積也會讓我真正發現,養成習慣、執行任務不是一個「立定志向」的過程,而是一個「科學家做實驗」的過程。

科學家在完成之前,不知道自己真正需要的結果在哪裡,不知道做到怎麼樣的結果對自己最好,所以他要設定很多假設,實際去實驗看看。

甚至,永遠沒有真正完成習慣與任務的一天,但每一天都可以讓習慣繼續下去、讓任務變得更好,這樣不就足夠了嗎?

這一段解說也歡迎收聽我的 Podcast 節目:「高效人生商學院|EP.0036|如何養成生活習慣?改變壞習慣?」聽聽看更完整的版本。最近節目也突破了10萬次收聽,感謝大家的支持,歡迎繼續訂閱喔!




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