問題是遇到他人拖延、個性難搞,如何還能有效的完成任務?



時間管理的課堂中,有朋友提了一個問題:「我們管理自己的時間可能沒問題,但如果一起執行任務的對方個性真的很難搞的時候,還可以如何有效率的去完成任務目標呢?」這個問題,或許和我近期寫過的「時間管理Q&A:因為我個性拖延,所以就算列待辦清單也不會去做?」一文,可以有所呼應。

當拖延或停滯不前的時候,除了歸咎於自己或他人個性的問題,或許也可以試試看從「他人的行動流程有什麼問題」的角度來思考,協助他人解決簡單的問題,而且往往這樣的方式更有效率,甚至更能在最後完成有效能的成果,讓彼此有所成長。




當然,如果這個人或這個目標不需要我們在意,那麼離開這些是非,省下自己的力氣吧!

但既然會糾結這個問題,也就表示這個人值得我們在意,這件事情我們想要實現。那或許除了累積對於個性的無奈,不如試試看一些具體的行動改變。

因為個性可能是因地制宜的,我們只要回想一下自身經驗就好,自己可能在某些事情上愛拖延但某些不會,某人感覺很兇但也有和顏悅色的一面,這樣的話,到底一個人應該被歸類到什麼個性呢?

還是說,人與一件事情的行為模式其實是複雜多元的,而且可以改變的。

但是當用看起來定型又不可改變的個性來定義後,就會變成:「反正我就是認為應該要這樣做,對方應該要完全配合我。如果無法配合我,應該就是他的個性有問題。」但這樣一來,到底是對方的個性阻礙了事情的完成,還是我們的缺乏變通導致了僵局呢?




從個性開始解決問題,是很有攻擊性的

我們每個人並非小說或新聞裡的故事人物,而是一個活生生、有血有肉的人,我相信大多數人都不喜歡被別人「定義」自己是什麼樣的人,尤其這個定義還是負面的時候(甚至就算是正面,也不一定開心)。

當有一個人說我們「就是做事愛拖延」到時候,我們通常會這樣想:

  • 可是對方都是臨時交辦?
  • 可是事情真的很多?
  • 可是這本來不是我做的?
  • 可是這事情有那麼重要嗎?

心裡往往有百般委屈,一定不會認同對方說自己拖延,甚至可能因此更不想去做這件事情(也就慢慢真的形成了拖延的印象)。

所以這樣的「個性定義」無論對自己還是他人來說,都是非常具有攻擊性的,而這種攻擊往往只會讓對方更加防禦、退縮,就算對方(或自己)照著做了也是留下被逼迫的情感傷痕。(延伸閱讀,可以用在自己身上,也可以用在他人身上:如何減少自我批評?三個小步驟與工作人生案例

那如果我們要避開從個性開始定義問題的迷思,又可以怎麼做呢?




所謂的決心、毅力,往往是最後才要解決的問題(甚至常常不需要解決)

我常常在課程中跟學員討論一個簡單的目標管理案例:假設有一位朋友想要通過一個英文證照考試,他安排了一個讀書計畫,但發現自己往往缺乏決心、毅力去執行,這時候應該怎麼辦呢?

雖然一開始看起來問題好像是自己缺乏決心,但我會先引導大家去問:「我目前的能力現況,對比要通過這個英文證照考試,中間還有什麼問題沒有解決?」這時候可能引導出幾個問題:我目前在這項考試中最大的弱點是什麼?我有沒有強化這個弱點的有效做法?如果時間不夠有沒有什麼可以替代的快速強化弱點技巧?這項證照考試有沒有什麼考試技巧需要練習?

如果把我自己缺乏決心這個問題加上去,一起排列要解決的問題的先後順序,我們往往會發現,「個性」上的問題往往是最後才需要解決的,比起有沒有決心,我們不如先去考個模擬測驗了解一下自己的弱點,或是找一些考過證照的朋友問問看準備技巧,接著可以測試看看幾種不同的準備與強化弱點的方法,然後或許需要再多考幾個模擬測驗來提升自己的考試技術。

也就是說,比起「下定決心-執行讀書計畫-考過證照」,其實真正的流程往往是「解決一個小問題-再解決一個小問題-再解決一個小問題-考過證照」。

「我要下定決心」可能是這個過程中最不需要去解決的問題。

同樣的,在面對他人的拖延,或是感覺到「好像」是對方個性難搞等問題時,或許我們也可以用同樣的思維去想想:「實際執行過程有哪些問題,讓我們來一個一個解決。」推翻那種反正我們做好計畫了,就是應該照著計劃去做的思維。




一個生活的血淋淋案例

跟大家分享一個生活中的案例。

有一陣子我們想要讓孩子幫忙做家事,想要先從他可以自己整理好自己的東西開始,於是我們請孩子回家後洗自己從學校帶回來的碗筷。小孩子一開始當然很抗拒,各種不願意的理由,乃至有時候會因此生氣。而一開始,父母也很容易在這樣的情況下,不經意的脫口說出你真的很懶惰、這有什麼好生氣、你的事情就應該自己負責等等,看似「簡單」、「直接」的個性定義標籤。

但是這樣的過程中,除非最後採取逼迫或誘惑的手段(各種威脅利誘),要不然很難真正達成我們希望孩子自己洗碗筷的目標。而且,我自己深切反省後也認為,希望孩子為自己負責、不要懶惰,但用這樣的手段下達成的任務,真的有改變、形塑孩子的個性嗎?我認為是沒有的。

而且不僅沒有,甚至你會聽到孩子開始說出:我就是懶惰、我就是愛生氣等等類型的回應,這樣的過程除了製造彼此的衝突之外,反而強化了我們不想要在對方身上出現的個性,為什麼會這樣呢?

因為在這樣的過程,我們雙方其實都有自己想要採取的行動方式,也都有自己的困難處,但我不願意為了對方調整,對方也不知道如何為我調整,最後只能在彼此的個性層面上互相攻擊,於是我可能在對方身上留下了就是用權力逼迫的形象,對方也留下了自己就是某種個性的形象。

就算事情做到,但可能彼此的裂痕愈來愈深,還在型塑一種本來不一定有的負面個性。




如何開始改變?

那麼這時候可以怎麼做呢?

在上面這個血淋淋的真實案例過程中,我自己調整後的做法是:

回到真正的事情上,去詢問、分析彼此在整個行動流程上遇到的各種小問題,一個一個調整改變。

例如我找個時間跟孩子對話:

  • 我問他:如果回家後,希望你能自己拿出書包裡的碗筷,自己洗碗,幫爸爸的忙,可不可以呢?
  • 孩子先回答說:可是我回家後很想先玩,為什麼不能先玩?
  • 我繼續問說:那你想先玩什麼呢?
    • (先認同對方提出的想法、困難,認同對方原本想要的行動步驟)
  • 孩子說:我想先玩一下積木。
  • 我說:那你會想要把自己洗碗筷安排在什麼時候做呢?因為爸爸媽媽很需要你幫忙把自己的碗筷洗好,這樣我們晚上可以節省出更多時間來一起玩。
  • 孩子說:那我玩完積木後,才要去洗自己的碗筷。
    • (先認同對方的計畫,再提出自己的需要,嘗試讓自己需要的行動、對方需要的行動能彼此融合)
  • 我說:可以。

不過,這樣的約定當然不一定會被執行。

接著,可能我看看孩子玩了一下積木後,進一步詢問他:

  • 我說:積木玩好了嗎?要不要來洗你的碗筷了呢?
  • 孩子說:可是我還想玩積木耶?
  • 我說:現在爸爸剛好要煮晚餐,如何你可以在旁邊的水槽一起洗你的碗筷,這樣還可以陪爸爸一起煮飯,爸爸覺得如果你陪在我旁邊一起做晚餐,我會很開心。你覺得呢?
    • (提出自己的想法,但也詢問對方的想法)
  • 孩子說:可是我不會洗,為什麼我要自己洗?
  • 我說:那你可以先把碗筷從書包裡拿出來,爸爸來教你怎麼讓碗裡面有很多泡泡,很好玩喔!
    • (理解對方的問題點,嘗試解決問題的辦法,這個例子中小孩可能覺得這件事情很無聊,以及他不知道怎麼做,所以我要讓事情變得有趣一點)

第一個大原則,就是在這樣的過程中,我們不要說出任何(傷人的)的「個性判斷」,也不要把事情歸因到「反正就是有決心就能做到」,而是真誠的理解我和對方提出的各種問題,跟對方溝通,嘗試找出解決問題過程中彼此可以接受的下一步行動

在執行的過程中,我先讓孩子幫忙怎麼讓每一個碗裡面抹上很多泡泡,做到這一步,我就鼓勵他做得不錯,或許這次我先幫忙沖洗。然後到了下一次洗碗筷時,再鼓勵他自己沖洗。

這樣反覆推進幾次,在每一次對方覺得不願意、卡關時,都用「一起解決問題」的角度去調整彼此的做法,結果就有機會獲得這樣的回饋:

  • 孩子說:我現在可以自己把碗筷洗好了,因為我長大了。
  • 我說:對啊!你可以自己負責做好自己的事情耶!
    • (他是自己做到的,而非我們逼他做到的)
  • 孩子說:我以前不想做,但我現在會自己做了。本來我不會洗,現在你不用幫我了。
  • 我說:真的耶!那我們一起來想想看,你覺得還有什麼事情你接下來想要挑戰看看是不是能夠自己做好呢?自己整理自己的衣服如何?

有耐心覆盤,避免惡性循環,其實是更有效的時間管理

有時候,老婆會問我說你怎麼這麼有耐心。而我的想法是,就算我們想要「速成」,但要求對方就是只能照著我設想的計畫去行動,覺得自己是對的、是為了對方好,但對方就算做了,但這真的是我們想要的結果嗎?

更何況,我怎麼知道我的計劃就是對的,我想的就是真的最好的方法呢?

如果想要速成,最後變成每一件事情都在這樣的速成中形成了彼此的衝突,彼此都認為對方難以改變個性,而造成了更長遠的傷害呢?

而且最後還是可能變成依然彼此拖延,每一次做都遇到問題,最後反而陷入了更長時間停滯不前的惡性循環。

反過來說,如果我們先專注在理解雙方整個行動流程中的小細節(可以對照我常常提到的「KPT覆盤」方法,這裡是他的變體):

  • 我想要什麼行動流程?對方想要什麼行動流程?
  • 彼此卡關的問題點是什麼?
  • 如何針對這個問題點調整新的行動方針?

那麼,我們每次都跟對方一起討論一個小行動的改變,我們的目標就是如何在彼此都接受的情況下把這件事情完成,而不是要改變對方的個性、不是要對方依從我的計畫。

這時候,就算無法一蹴可幾,但是事情也在逐步推進的道路上,這可能是更有效的時間管理。

其實,上述那個故事雖然是真實故事,但我和孩子之間溝通討論的過程,是在「很多次的洗碗任務」中反覆溝通討論出來的結果,每一次的任務並沒有那麼順利,但也都有推進一點點進展,最後讓孩子可以自己喜歡洗碗筷,並且認同自己完成這個任務的價值。

但正是這樣的反覆修正,最後讓彼此都獲得某種改變與成長,例如孩子自己說出自己長大了。而且這樣的經驗,未來會成為其他任務的借鏡,成為可複製的經驗。這才是真正我們想要的不是嗎?




小結

近期我和胤丞老師在「高效人生商學院 Podcast 」節目中,談了一期「EP.0054|如何避免他人拖延耽誤自己的任務?」,裡面我提出了「為他人著想」是最重要的關鍵,這不僅不是浪費時間,而往往才是節省時間最好的辦法。

要一起完成一個任務,我很想做,對方不想做,這真的只是對方個性的問題嗎?還是說:

  • 我的意義和對方的意義並沒有契合?對方想要的目標是什麼?
  • 我的急迫性和對方的急迫性是否一致?如何調和彼此的急迫性?
  • 我想要的步驟和對方想要的步驟是否一致?這中間如何折衷?
  • 我覺得沒問題的步驟,對方可能有問題(或者相反),如何一起解決問題? 
  • 對方的需要、對方的時間,我是否也能先認同並考慮到任務中?

這些問題,或許比判斷對方就是愛拖延、對方個性有問題等等,更可以優先解決。

如果對方是重要的人,我們面對的是重要的事情,那麼花上這些時間,讓完成這件事情的過程不只是把事情做完,而是我們彼此獲得了一起合作的滿足感,雙方都有一定程度的成長,這才是最好的結果。

就算對方只是一個「過場」,事情也「沒那麼重要」,那為了事情更快速順利的完成,與其指責對方而陷入僵局,不如還是調整行動,看看是否對方不知道我們真正的目標與急迫性?還是考量對方的時間與行動而給予適合的任務安排?或是理解對方的問題而給予行動的幫助?其實都能讓我們比陷入僵局,更省事的把事情做完。


各位讀者朋友您好,我是電腦玩物站長 Esor ,在我最新推出的個人數位生產力線上課程中(歡迎使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得折價優惠),我也會從如何解決專注力、拖延問題,甚至如何在跟他人合作過程中提升生產力,提供不同的生產力模組,讓大家練習,歡迎大家參考。

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