不要等到「有時間」才「從零開始」做,我如何減少加班時間?



記得早年剛剛踏入職場工作的時候,也常常加班到深夜,甚至在某些專案要完成之前要連續熬夜許多天,最後截止日不睡覺也是常態。許多時候的週末假期往往變成趕工時間,放假也依然整天閉關工作。

不過過了幾年之後,有一次老婆忽然問我說:「怎麼最近好像很少看你加班了呢?以前常常到了晚上要熬夜趕工的情況好像也不在出現了?」 「難道是你的工作量現在變少了?還是你現在更老油條而不在乎了?」

我那時候也才發現自己真的出現這樣的改變,不過事實上我的工作量相比當年,反而是增加了不知道多少(還加上斜槓的經營、親子的時間等等),那麼是哪些原因,導致自己現在反而更不需要加班熬夜趕工了呢?

在我最新推出的個人數位生產力線上課程中("限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠),就是希望用 30 個生產力模組,幫助大家滿足減少加班時間,提升工作、生活、學習效率的需求。




拆解行動,利用零碎時間,不要等到「有時間」才「從零開始」做

以前會習慣要等到有一個完整的時間才「開始」做重要的事情,如果有干擾、有雜事、有各種會議行程的日常工作時間,會覺得無法專心去做重要工作。但正是因為這樣的思考,所以日常上班時間常常用在處理各種瑣碎的郵件與即時通,那麼什麼時候可以做「重要」的事情呢?

能夠有自己完全掌控的長時段完整時間,大概只剩下熬夜、早起這兩種犧牲自己時間的「加班」時段,但這時候還是會遇到幾個問題:

  • 熬夜或早起加班,可能自己精神不好,白天又依然需要準時上班,慢慢的身體也會受不了。
  • 就算到了熬夜或早起時,也常常不一定有動力去處理重要的事情,甚至浪費更多時間。

後來我發現這種「等到有時間才從零開始做」的思考模式是有問題的,看起來好像是重要的事情應該要留到專注時間,但問題是一方面工作上很難等到這種專注時間。另一方面是等到真的有時間時,如果還是「從零開始做」,會導致更大的壓力、更低的效能,於是需要的時間變得更多。

在這樣的工作流程中,我的一個關鍵改變就是「先利用零碎時間,逐步推進重要任務的準備進度」。

這樣一來,針對一個已經先完成 70% 準備進度的重要任務,我只要找到更短的專注空檔就能把剩下的 30% 重要內容完成,並且有專注空檔時也會更沒有壓力、更有動力把剩下的部分高效率做完。

例如一份重要簡報報告,要想好會議中讓大家認同的內容很困難,但無論如何一定有一些基本的資料準備、簡報架構可以先做,報告的結論也可以拆解成先有腦中想法、整理成簡單大綱、先解決可解決的問題、找重要問題資料等等分解動作,這些「拆解行動」就可以先利用不同的零碎時間分段完成,讓重要簡報的「基本內容」先完成。(延伸閱讀:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

最後,我就只要一個更短的專注空檔,把結論梳理清楚就好。而不是等到真的有時間的時候,我還要準備資料、製作架構、梳理大綱、找問題資料等等,這樣就算熬夜加班也做不完。

到了這種最後階段,或許我就是刻意空出早上的第一個小時工作時段,或是下午工作時段出現一個小時空檔即可完成,而不需利用到熬夜或早起加班的時間。




持續累積,推進成果,利用進攻行事曆保護目標時間

從前面的經驗,也讓我意識到處理長期重要專案需要同樣的思維與工作流程。(延伸閱讀:除了保護「暫時專心」,我們更需要提升「長期專注」的工具

每天的工作已經很忙碌,還有層出不窮的新任務、新意外要處理,光是完成每天的郵件、即時通上的臨時交辦就要花掉不少時間,這樣怎麼會有時間、動力去推進長期重要的專案呢?可是,如果不能即早開始長期重要專案的推進,那麼往往等到更緊急的時候,就變成要同時應付臨時意外,同時處理緊急重要的專案,反而變成不得不加班完成了

除了拖延長期重要專案的問題外,我也發現有時候我們在處理長期專案的時候,很容易陷入只是在研究準備資料,但沒有真正推進「成果」的百分比,也就是很有可能一直在收集資料、思考想法,但專案的進度依然是 0%

上述幾種問題,我早期的工作階段全部都遇過,而這就讓我往往都在重要專案的最後階段必須瘋狂加班,還可能不一定有辦法準時完成。

但是這樣的問題並非只是簡單的「提早開始做」就能解決的,因為我早期也試過把時間安排提前,但一來沒有動力會想拖延,二來東做西做但好像沒什麼進度。

所以,真正的解決辦法是「提早開始推進有效的成果」。

例如我之前在寫《防彈筆記法》這本書的時候(延伸閱讀:我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書?流程實戰篇),我就採取了類似的作法,我先安排一個月的進攻行事曆進度來修改大綱方法論,每天要利用起碼30分鐘空檔來修改一下大綱,建立每個章節的結構、重點、操作步驟。接著我安排兩個月的時間,進行案例與草稿的補充,每天起馬利用一個小時空檔來補充實質的草稿內容。最後,我安排一個月的時間,每天兩~三個小時的時間起碼要推進一篇文章的完成。

這樣做的好處是,我不會花了很多時間一直找資料、繞圈圈,最後一兩個月才要把大綱、草稿、正式文章一次全部搞定,這樣壓力更大,而且遇到臨時意外更難應變,每天還要留下更多時間,最後只能落得加班的下場。

另外,「有效的成果」的意思是,比起找資料,開始建立大綱才是實質的成果。比起不斷研究,開始有草稿產出才是實際的成果。不只是提早開始,而是提早推進有效的成果,就算只是先累積簡單的部分,但可以幫助下一個階段的壓力減低,也確實幫助下個階段需要的時間變得更少。

而到了「防彈筆記法」專案的最後階段,其實那時候我還遇到需要提早開始準備線上課程「個人數位生產力」的前期問券、專案企劃的任務,後者原本不在我一開始的時間預期中。但也因為我已經把防彈筆記法的大綱、草稿完成了,所以最後階段即使有一個新的專案要排進來,我還是可以在相對少加班的情況下,每天完成一篇正式文章,讓防彈筆記法的專案順利完成




建立第二大腦,透過隨時筆記與覆盤,應付各種干擾、意外的工作流程

上述的方法雖然能夠有效的減少加班時間,但要能有效的累積任務進度、推進目標成果,並且充分利用各種零碎空檔時間,那麼還需要解決下面兩種問題:

  • 其實我們在日常工作流程中,常常會有很多突破的想法,會不經意看到一些有用的資料,會在意想不到的時候產生一些有用的經驗,但通常這些想法、資料、經驗都會在忙碌的工作中付諸流水,之後需要時還是很難找到、甚至忘記,最後每次依然從零、從頭開始做
  • 很多時候我們希望能減少干擾、意外,但實際情況是永遠會有意想不到的干擾與意外,於是在工作不斷被打斷的過程中,在確實需要處理那些緊急情況的流程裡,我們因為不斷的工作切換浪費掉太多時間

這兩種問題,其實可以用同一種方法解決,那就是建立第二大腦,隨時筆記與覆盤自己的任務。

  • 或許開始做一個新工作時不熟悉,但只要能一邊筆記這次發生的問題、解決的行動、重要的想法,這樣不只做這個新工作時會漸入佳境,而且下次要做類似工作時,還可以複製上次的完成經驗,這次要一個小時,或許下次只要20分鐘
  • 很多時候我們把時間花在想怎麼做、想要做什麼,但如果有第二大腦,隨時記錄目前任務進行的進度、接下來的行動、需要的資料,那麼就算自己常常被打斷工作,下次回來時如果有第二大腦直接告訴我該做什麼,我就只要開始做就好。這時候,就算不斷被打斷的工作環境,我也可以減少切換工作時耗損的思考時間

早期我也覺得希望自己的工作可以減少會議、減少臨時意外干擾,不過這樣的思考,更容易讓我有一種要等到熬夜加班再開始重要工作的心態。

更有效率的做法是,準備第二大腦的工作流程,讓自己不害怕干擾、意外,就算中途被打斷也能節省時間浪費的切換工作,甚至很多任務可以愈做愈快。

於是慢慢的,我也透過第二大腦幫我節省了更多工作時間,減少加班的需要。做瑣事的時間因為有之前經驗的複製而縮短,切換工作時可以快速找回之前的進度與資料,處理不斷切換與變動的工作更不容易出錯。

甚至更常處於一個心情安定、大腦放鬆的狀態,對於還沒完成的大量專案與任務不會那麼焦慮。




運用能節省步驟來產出成果的工具,更有效率的處理工作流程

我很愛研究各種數位工具,這是電腦玩物寫作的起心動念。不過在多年數位工具的研究中,我慢慢把運用工具的重點調整成「如何節省步驟來產出成果」的思考模式。以前會覺得功能很厲害、工具很漂亮就想要用上這個工具,有出現新功能就覺得一定要想辦法用到工作流程中,但這樣有可能反而會讓工作要花掉更多時間在沒有實際產出成果的事情上。

所以後來我運用工具的思維就變成,這可不可以節省我幾個工作步驟來產出成果。於是我的焦點就會從工具的功能,轉變成我自己的工作流程中的問題解決、調整與簡化。而我發現這會幫我節省掉大量的時間。

例如早期我可能會利用很多幫助自己專注的工具來想要避免分心,往往第一時間因為工具的「新鮮感」而會有點效果,但長時間下來效果慢慢失效,甚至反而變成是花時間在工具上,而非自己的任務成果上。

但是當我回到自己的工作流程去反省,分心的原因是什麼?當我要回到郵件、即時通確認什麼事情時,不分心也難。甚至在同一個電腦硬碟中,同一個任務的資料卻散落在不同的資料夾,也很容易分心。當我只能看到一堆雜亂的資料、一堆分散的行動,覺得自己系統很混亂,覺得工作很雜,當然想要分心與拖延。

所以這時候我發現運用工具的第一個邏輯就是先把雜亂的碎片,用任務邏輯統整在一起,不需要再回到分散的工作管到查看。而這時候,就算是最簡單的 Google 文件都能解決分心的問題,只要我們掌握有效的工作流程。




於是,我花在玩工具的時間變少,但實際產出任務成果的步驟更簡化、時間更多,那麼也就更不需要加班才能完成任務了。

我最近正在"限時"預購中的個人數位生產力|電腦玩物Esor的30個解決問題、養成習慣、高效產出、時間管理模組線上課程,正是從上述的真實經驗,多年累積的具體工作流程改進,想要幫助更多朋友解決瑣事太多、要事沒進度、工作壓力太大,只好不斷加班的惡性循環("限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠)

雖然需要利用數位工具,但要符合簡化步驟的邏輯,用最簡單工具與步驟達成對大化的時間節省與成果推進。這是希望能讓不擅於數位工具的朋友也發現可以快速上手,並且打破玩弄工具的迷思。




我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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