為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?



什麼是在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接處理工作?為什麼這樣的工作習慣可能有問題?
  • 根據郵件、即時通的通知順序處理工作,甚至變成自己主要的控制中心,反而打亂自己的工作節奏
  • 回信就以為處理完成,把執行過程,留在分散的郵件、即時通與待辦清單中
  • 只是把事情記在待辦清單,或是記在郵件、即時通,只是處理分散的雜事,缺乏目標視野的統整與拆解

有郵件就處理回信,有訊息就解決回信,出現什麼雜事都記在待辦清單記住再說,事情很多時,我們總想趕快處理工作,但這時候其實遺留許多隱性問題:
  • 資訊破碎、分散,做下一步更花時間
  • 經驗遺忘,難以覆盤
  • 步驟細節混亂,時間無法花在重點上

而這些「隱性問題」,其實延伸出了我們常見的時間管理「顯性問題」,可以說很多時間管理常見問題,都是因為我們一開始在處理郵件、即時通、待辦清單這些第一線執行工作的過程中,想要求快、省事而導致的問題:
  • 專注力不夠
    • 資訊細節破碎,當然無法快速專注投入任務。
  • 效率低,進度緩慢
    • 花很多時間在確認細節、找資料,當然緩慢。
  • 遺漏重點
    • 執行過的、確認過的細節很分散,之後要確認當然會遺漏。
  • 重複犯錯
    • 處理完成後無法回顧所有細節,下一次當然就無法更新改進。


那麼我會怎麼做呢?這篇文章,統整我接收任務、整理任務、處理任務時的五個關鍵步驟。




一,先建立任務筆記,統整處理過程


  • 關鍵技巧:優先建立任務筆記,隨手記錄處理步驟
  • 問題:
    • 同一個專案、同一個任務,在不同郵件收到要解決的不同問題,直接回信討論處理步驟。即時通中在不同聊天串,商討解決任務的不同可能方案。待辦清單中,零散的記錄著不同任務、不同會議、不同時間點決定要執行的行動。
    • 結果一個任務的執行過程,細節散落在不同執行工具,可能方案遺落在不同討論串、不同紀錄中,做了什麼也散落在不同工具裡。
    • 這樣一來,會遇到兩大任務問題:
      • 任務執行過程中,確認細節很花時間,也容易遺漏細節。
      • 任務完成後,難以覆盤自己做了什麼,下次也無法參考上次經驗。
  • 可以這樣做:
    • 解決上述問題的方法很簡單,就是任何任務開始前,先建立一則任務筆記(或是一個任務看板、一個任務卡片、一個任務專屬清單,看你使用哪種工具)。
      • 例如一個 A 產品行銷任務,就應該用同一則 A 產品行銷任務筆記管理所有細節。
      • 一個 A 產品實體活動任務,就應該在同一則A 產品實體活動任務筆記管理所有細節。
    • 當在郵件、即時通、會議討論、腦中浮現任何處理步驟,或是在不同工具執行了處理步驟時,都「複製一份」到任務統整筆記。
      • 例如郵件中回信解決了一個小問題,複製紀錄到任務筆記。即時通中討論了幾個處理步驟,複製紀錄到任務筆記。
  • 效率提升:
    • 當要處理該任務時,「只需要打開這則任務筆記」,就能清楚知道自己目前做了什麼?還要做什麼?可能可以做什麼?
    • 當任務完成後,「只要打開這則任務筆記」,就能回顧處理流程,進行覆盤檢討,下一次要參考時,也有完整、集中的執行步驟依據。
  • 延伸參考:




二,在任務筆記中彙整資料碎片,排列順序


  • 關鍵技巧:用流程筆記,隨時排列資料連結的處理順序
  • 問題:
    • 郵件、即時通中,接收、傳送了許多檔案,或許這些文件檔案也會下載到硬碟中分類整理,但是缺乏如何使用這些檔案的流程與指引。
    • 這些流程、指引,可能在待辦清單中,但兩者之間,還沒有很緊密的連結。
    • 要回頭找到這些資料檔案,往往很花時間。
  • 可以這樣做:
    • 筆記類型、專案管理類型工具,往往可以統整步驟流程、檔案文件,建立統一的管理中心。
    • 把任務所有分散的檔案、文件,和任務筆記中相應的處理步驟「連結在一起」即可。
    • 更重要的是,在任務筆記中,檔案、文件、資料,是「根據執行步驟來排序」的。
  • 效率提升:
    • 找資料的速度將會大幅提升,因為只要去確認唯一一則任務筆記即可。
    • 把握重要資料、步驟的效率也會大幅提升,因為因為只要在唯一一則任務筆記中確認即可。




三,排入專案系統,才知道優先順序


  • 關鍵技巧:任何雜事處理前,先問他應該放在專案、任務筆記中的哪一個位置
  • 問題:
    • 郵件、即時通、會議中有新任務,我就只能趕快去做。但是當然也無法一次全部做完,於是焦慮擔心下,往往執行的順序也不是最好的順序,甚至往往是先做簡單但不重要的事
    • 待辦清單上一大堆還沒做完的行動,都很焦慮,但不知道現在真正最應該優先做的行動是哪一個。
    • 為什麼會這樣?其實就是,郵件、即時通,甚至待辦清單上,分散的行動是看不出也難以判斷優先順序的。
  • 可以這樣做:
    • 前面已經做好統整執行過程、資料碎片的任務筆記(或是提升為專案筆記),那麼就在筆記中,隨時調整這些步驟、資料的執行順序。
      • 執行順序,就是這則任務筆記的內容順序。
    • 當出現新的雜事時(從郵件、即時通、會議),不是立刻排上待辦清單去做,而是先決定要怎麼放入原本的任務、專案筆記中,問自己:
      • 這件雜事、這個行動、這份資料,要在他所屬的任務筆記中的哪個順序執行。然後就放入那個順序中。
      • 告訴自己,所以等到那個步驟再處理即可,現在先做任務筆記前面的步驟。
      • 不用擔心忘記,因為任務筆記已經是統整中心,在上面的都不會漏掉。
  • 效率提升:
    • 可以真正開始判斷優先次序。
      • 以前我們無法判斷,是因為我們想要當下用大腦判斷,可是專案、任務系統往往是很龐雜、複雜的,大腦是無法用想的來做判斷。
      • 現在我們可以判斷,是因為我們已經有統整的專案、任務筆記,只要決定新出現的事情,要放入筆記的哪個位置即可。
    • 所有事情,都應該先排入專案系統,這樣就可以翻轉掌控者,不是讓郵件、即時通掌控我們,而是我們的專案任務筆記握有掌控權。
  • 延伸參考:




四,從任務筆記出發,工作更專注有效率


  • 關鍵技巧:有統一的專案任務系統,執行時應該優先並且只打開這個系統
  • 問題:
    • 打開郵件,本來要找一封之前處理過程的郵件,結果被新郵件吸引,不知不覺花了幾十分鐘處理新出現的次要任務。
    • 打開即時通,本來要確認之前的某段對話或文件檔案,結果被新對話拉去,不知不覺又晚了幾十分鐘才回到重要工作狀態。
  • 可以這樣做:
    • 接受新任務,當然還是需要郵件、即時通。
    • 但是處理任務時,只打開任務筆記(前提是筆記是統整中心)。相對來說,任務筆記不會有新通知,更容易專注。
    • 建立一個總是優先開啟,甚至只需要開啟這一個,就能看到所有東西的專案任務統整筆記。
  • 效率提升:
    • 而且任務筆記上,一個頁面統整了步驟、資料與想法,就算連結到其他資料也是直接連結,過程中不會看到多餘的東西,也就不容易分心。
    • 任務筆記上已經統整了所有順序,照著做就可以,效率直接提升。




五,任務筆記可以不斷覆盤


  • 關鍵技巧:隨時在任務筆記中回顧、拆解與思考
  • 問題:
    • 任務完成後想要覆盤檢討,但是根本無法記得、無法找回之前做了什麼?產生哪些資料?於是覆盤常常花時間又失準。
    • 想要找回上次任務怎麼做,但太分散根本找不回來,只好重新規劃、重新思考、重複犯錯
  • 可以這樣做:
    • 執行任務過程要隨時開啟任務筆記,出現什麼新想法、新資料、新步驟,立即統整到任務筆記就對了。
    • 那麼每一則任務筆記,當任務完成後,就是最佳覆盤筆記,只要花一點點做最後整理,留作下次參考使用。
  • 效率提升:
    • 工作上有很多重複任務,只要搜尋出上次的任務筆記,重複任務就能不犯錯、不用重新拆解、不須重新找資料,真正快速有效率的執行。




小結:


多年來的職場工作經驗告訴我:
  • 如果有一個人在合作任務的過程中,常常跟我說他要確認一下郵件、找一下之前即時通,那麼往往這個任務執行時,他一定總會漏掉幾個我們明明討論過要做的細節。
  • 如果開會時,他一直翻看之前的會議記錄來確認目前任務要做些什麼,然後會議討論的待辦事項他雖然記下來,但卻是記在一個新的筆記頁、新的待辦清單中。那麼往往我會要一直提醒他重點在哪裡,要不然他通常都會忘記或搞錯。
當然,有時候要要求別人怎麼做,一定比較難。

但起碼從我們自己開始,建立「好的工作習慣」,其實真的不需要多花時間,相對的反而可以節省出更多未來的時間,而且建立一個準確、有效率的工作流程。

分享我的反思,以及五個關鍵步驟,提供大家參考。

有興趣的朋友,可以延伸參考這些任務筆記的最佳工具:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?

留言

  1. 問題是已經沒有任何喜歡的工具可以統整任務,幾個能見度高的 (Evernote 、Onenote、 Notion) 都不想用!

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    1. 那就只能期待有一個更新的統整系統可以出現了

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    2. 樓上的匿名這麼任性,應該是還沒有上過老師的課
      但版主就是開放任性

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    3. 水母的樓上嗎xd

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    4. 這麼好的部落格,如果再不清理,限制一下引戰的和色情的廣告留言,真的回不到以前火狐的盛況,真正討論事情的留言和讀者會繼續流失

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    5. 看三樓的留言內容,自以為自己是這裡的管理者,只會嘴砲,就算花錢上課也是浪費,白教了

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    6. 決定把最近近千則的廣告留言好好清理了一番,感謝大家的支持

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  2. 去年上了老師時間管理的課程,開始建置屬於自己的專案系統,剛開始真的需要花一些時間建置,前半年仍焦慮業務上自己會遺漏些什麼,但這兩個月來發現心很定,照著我建置的任務筆記逐項完成,還可以看到之前曾經發生過的錯誤,進而避免,如果你的個性跟我一樣老是煩惱著明天,後天,一個月後的事,也喜歡做筆記,大推老師的時間管理課程!!

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    1. 感謝你的鼓勵與支持^^ 建立好的工作習慣不容易,但很有價值

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