只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現



這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。接近年底,上時間管理相關課程時,總有學員問我,有沒有推薦什麼年度計畫的格式?當然,各式各樣的計畫格式是有的,但為什麼對有些人有效?對有些人無效呢?

要做好年度計畫,其實只要一本空白筆記本就足夠了。在設計出任何時間表、看板、表格清單之前,其實年度計畫的本質,不外乎是:

  • 對於要解決什麼問題的思考
  • 對於要採取什麼方法(去解決問題)的拆解
  • 對於(解決問題)實踐過程的紀錄與修正

而要掌握這些年度計畫的本質,其實可能連行事曆都還不需要,只要一頁一頁的空白筆記頁即可。

或者說,一頁一頁的空白筆記頁,方便修改與調整,更適合年度計畫的本質。

反而一開始如果太想做出漂亮的計畫格式,畫出漂亮時間軸、定義看似厲害的分類與提醒,很有可能最後就是一個好看的計畫,卻不一定是能夠推進的計畫。




年度計畫,是一個問題意識的醞釀、測試與修正


以前寫文章談到年度計畫,免不了會涉及怎麼做計畫,似乎計畫做得夠好,年度目標就能實現。於是年度計畫變成好像我需要在年底的這一刻,決定明年一整年的計畫一樣。

但一個有效的新年目標,很可能只是需要把握住一個問題意識,讓這個問題意識在心中持續醞釀,在執行中保持測試,並不斷修正。




有效的年度目標,其實是對要解決什麼問題的反覆思考:


我們很難第一時間就把握住這個年度計畫真正的價值,但我們常常不小心想要一開始就把目標設定好,並且當做出看似美好的計畫後,一旦遇到卡關就感覺充滿挫折。

其實,要確定真正的價值,要確認真正要解決的問題,哪有這麼容易,怎麼可能是年底時找一天或幾天好好思考,做出年度計畫,就能想清楚的呢?

所以寫下可能的年度目標後,要當成那只是一種可能的想法,其實還需要很多次的反覆思考,還需要等待一些時間去醞釀,尋找那個真正要被解決的問題、真正要創造的價值是什麼。

因為思考過程需要持續記錄,這時候,其實需要的只是一頁空白筆記,不斷累積同一個想法的反思,持續修改,尋找更好的問題設定、價值設定。




可執行的年度計畫,其實是推進初步成果後的持續修正:


我們更難第一時間就知道這個年度計畫應該怎麼執行,但我們常常不小心就把整個時間表、待辦清單排好,以為有了這樣的提醒設定,自己明年開始就會照著做,但往往事與願違。

回想我們工作上的成功專案,哪個不是在邊做邊修改調整的過程中完成的呢?其實,正是因為那些測試後的修正,因為那些做了才發現的問題被解決,我們的專案才會真正成功。

所以,我們要做的不是一開始就列出一整年份的計畫,而是拆解現階段可以先做到的初步成果是什麼,讓自己開始去做。並且做的過程中記錄與反省,繼續修正原本的做法,並調整下一個階段的成果。

這時候,其實需要的還是一頁的空白筆記即可,可以寫下我們想優先推進的成果,做得到時紀錄有效的步驟,做不到時重新拆解行動,並持續找到更好的執行方式。




比起計畫表,一頁可持續修改的空白筆記,更適合年度計畫


年度計畫不是那種今天設定好,明年就可以完美執行的東西。我們的年度目標常常無疾而終,或是年復一年拖延,往往在於我們一開始做出自以為很好的計畫。

其實年度計畫需要調整,才會變好,需要持續思考、持續記錄、持續拆解、持續修改。

反而太漂亮的計畫表,會妨礙我們修改,或是讓我們覺得不需要修改。

所以,一頁一頁的空白筆記,讓我們可以「持續筆記」:

  • 對於要解決什麼問題的思考
  • 對於要採取什麼方法的拆解
  • 對於實踐過程的紀錄與修正

這就是最好、最有效的年度計畫格式了。

因為要真正推進、完成年度計畫,最簡單有效的方式不是專案工具、待辦清單、行事曆,而是在空白筆記頁面上「保持思考」、「不斷修正」。

有興趣的朋友,可以進一步閱讀相關文章,看看從不同角度切入的思考與方法:


我是 Esor ,電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記方法、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也誠摯跟大家推薦我在 2020 年底推出的線上課程:「高效能職場筆記法」,裡面也有討論職場任務、專案如何進行問題、行動拆解的技巧。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

留言

  1. 之前那個筆記軟體的投票結果出來了嗎?

    回覆刪除
    回覆
    1. 你是指 Notion 和 Evernote 、其他筆記軟體的選擇對比嗎?目前的結果是 Evernote 與 Notion 五五波,有些朋友則選擇同時使用。其他筆記軟體各有愛好者但比例都有一定的差距。

      刪除
  2. 一年好快又過去,又要準備來規劃新的一年的計劃了

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期