Gmail 內建約會邀請功能,還可整合Google Calendar揪團喬時間

gmailnew-06 (by 異塵行者)

最近Gmail服務有一連串很棒的更新,例如上個禮拜推出的標籤子資料夾、郵件預覽功能,或者是今天推出的「郵件附檔拖曳添加」、「約會邀請」,前面兩個功能需要到Gmail研究室裡面去啟動,而後面兩個最新的功能則直接內建在Gmail當中。

這一系列實用的更新中,我最喜歡整合在撰寫郵件頁面中的「約會邀請」,尤其是這個「約會邀請」還可以(但不限於)和Google日曆服務整合在一起。「Google Calendar(Google日曆)」原本的優點之一,就是可以很方便的邀請對方參加某一次約會、和他人分享自己的日曆,甚至和工作伙伴一起維護、合作同一份行程規劃;不管在同時管理多份行事曆,或者是多人協作的同步通知上,Google Calendar都非常方便有效。

原本,這麼好用的約會邀請、開會通知、行程協調的功能,都只能從「Google Calendar」單向出發,但是從今天開始,我們也可以直接在Gmail處理郵件時,完成上述的行程安排動作

 

前幾天剛剛寫完「Google Docs全新協作功能上線,即時多人編修與對話通訊窗口」一文,現在的「Gmail + Google Calendar + Google Docs」彼此之間已經正式搭起了互相溝通的橋樑,如果再算上未來或許還有可為的Google Wave,我們不得不說,即使Google還不是很擅長像是Buzz那樣的大圈子分享社群製作,但是Google卻已經是現代網路世界中最好的小圈子協同工作服務之一

下面,我針對這次Gmail的「約會邀請」功能,好好分享細部的使用操作心得。

 

  • 情況1:我從來沒有和人分享過Google日曆
  • 情況1-1:我的朋友甚至根本沒有使用Google Calendar、Gmail

相信絕大多數朋友,應該還是比較沒有機會真正用到「與他人分享、協作整份Google日曆」的功能,甚至是你的大多數朋友根本沒有使用Google Calendar或Gmail。不過沒關係,即使如此,我們仍然可以透過Gmail「向任何人」單獨發出某一次的約會邀請通知。

在Gmail最新內嵌的功能裡,進入你的「撰寫郵件」畫面,可以在原本的「附加檔案」連結右方看到一個新增的「插入:邀請」功能,點擊「邀請」,就能在彈出視窗中向朋友發出約會通知。

在邀請設定畫面裡,有詳細的約會細節欄位,你可以很方便的填寫日期時間、地點與說明,按下〔插入邀請資訊〕後,就會在你的郵件中添加一個事件小卡片。而你在「收件者」(或者副本、密件副本)中加入的收件者帳號都會接收到約會邀請通知。

gmailnew-07 (by 異塵行者)

 

不管你的朋友有沒有使用Gmail或Google Calendar,你透過Gmail發出的約會邀請都還是有效用。例如你的朋友可能使用Outlook收發信件和管理行事曆,這時候你的朋友同樣可以在接收你的約會通知郵件時,將該約會快速添加到自己的outlook行事曆中。

當然,像是Google Calendar和微軟Outlook本來就可以互相溝通(基本上可以讀取ical的行事曆軟體應該都可以互相溝通),只是現在我們(Google用戶)還可以再加上利用Gmail來發送約會邀請的功能。

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而如果你的朋友也有使用Google Calendar,同樣能即時在他的行事曆和郵件中接收到你的單次約會邀請。

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  • 情況2:我已經有一起分享Google日曆的夥伴

不過,這次Gmail整合「約會邀請」功能,對於已經有一起分享、協作Google日曆的朋友來說,將可以帶來最大程度的方便性!

因為,假設收件者是已經與你共享Google日曆的帳戶,那麼你將可以在Gmail邀請設定畫面中,看到對方的「空閒、忙碌時間;於是你不用擔心要不要先詢問對方是否有空,可以直接就在邀請視窗裡「時間對比圖」中,找出你們彼此都有空的時間,發出會議約會邀請。

附註:當然,很多時候約會邀請基於禮貌,不一定可以這麼「單向」的看到對方有空就插入約會,事先的某種默契或詢問還是必備的。

gmailnew-02 (by 異塵行者)

 

Google Calendar中的日曆分享功能非常值得一用,而且在分享時,你不一定要讓對方看到你真正的行程內容,可以設定成「只能看見有空/忙碌(隱藏詳細資訊)」。這樣一來,你們彼此之間能夠了解對方哪些時間在忙?哪些時些有空閒?但是又不需要真的把在做什麼事情分享出來。

另外,因為Google Calendar可以很簡單的添加不同的「行事曆」,所以你也可以為工作伙伴單獨新增一個專用行事曆,這樣就避免了與私人主日曆混用的麻煩。

gmailnew-04 (by 異塵行者)

 

 

  • 小結:

Gmail的功能不僅僅是收發郵件,現在的Gmail可以完成許多不同的工作應用,有興趣的朋友可以參考我之前的幾篇文章:

強大的管理能力是Gmail好用之處(當然還有優秀的垃圾郵件過濾功能),就連以前常常被人詬病的群組寄信功能也早就已經解決(現在可以在收件者欄位中用選單勾選收件者或收件群組),再加上最新的「約會邀請」功能,Gmail作為目前最好的線上版Outlook,值得我們好好的去利用,發揮它的最大效益。

留言

  1. 不知道為什麼我使用firefox 3.6.3
    邀請視窗無法正確顯示,Chrome就沒有問題

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  2. 可以試著清除瀏覽器快取,重新整理網頁看看~

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  3. 寄出去的邀請如果使用中文字
    在朋友的Gmail裡顯示不正常耶!
    對方也是用firefox

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  4. 喔?我測試的時候也是使用中文,倒沒有出現這樣的問題?

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  5. 最近又試了一次邀請功能
    我和朋友有共享一個日曆
    但是在插入邀請的時候,無法設定要使用這個共享日曆
    不曉得您有沒有遇過這種情形?

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  6. 「但是在插入邀請的時候,無法設定要使用這個共享日曆」

    這個是什麼意思?

    Gmail中的邀請,應該只是單純的單次約會(會議)邀請而已
    不需要共享行事曆
    (當然,如果事先有共享行事曆,則可以看到朋友的有空、忙碌時間)

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  7. 請問一下:當我收到來自gmail發的邀請可直接在郵件中按"是否參加"的"是"之後,自動將邀請加入我的google行事曆,但若是來自Outlook發過來的邀請則否。

    該如何設定(或是利用甚麼軟體)才能在郵件中直接按"是否參加"的"是"之後,然後自動加入google的行事曆?

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