Google Drive 雲端硬碟檔案串流:不佔空間更高效率的新制教學



2017 年的 7 月開始, Google Drive 雲端硬碟針對「個人使用者」推出了電腦端的全新「同步與備份處理軟體」,我有兩篇主要的心得,分享了這個新同步軟體的功能教學:「Google 備份與同步處理全新軟體下載!同步備份整台電腦教學」、「Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得:優缺點與最佳化 」。想要了解這個「 Google 備份與同步軟體」的朋友,前面這兩篇應該會是目前最詳細深入的教學。

而在 2017 年的 9 月底開始, Google Drive 針對「企業版與教育版使用者」,推出了另外一種叫做「雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )」的新機制。

企業內員工或校園的老師,在自己的工作電腦安裝「雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )」的軟體,就可以同步公司的檔案資料。但關鍵的不同在於,他是用「自動串流」的方式同步,這樣的機制有幾個優點:

  • 1.不佔電腦硬碟空間:所謂串流,就是你會在電腦「看到」公司所有檔案,但你「需要打開時」才會用串流幫你即時下載。還會根據你的電腦硬碟大小,決定要快取多少檔案。你不用再擔心電腦硬碟裝不下公司所有檔案。

  • 2.可以看到並同步公司所有檔案:以前選擇性同步時,你就無法在電腦硬碟看到公司所有檔案。但雲端檔案串流反過來,讓你看到所有檔案,但其實沒有下載在硬碟,需要時才串流。

  • 3.提升效能、減少管理麻煩:這個新機制對員工來說,幾乎「不用設定」,而且「串流讀取檔案時速度很快」,員工會覺得好像就在自己電腦使用公司所有檔案一樣順暢,不用再花時間選擇性同步。

下面我錄製了一段解說影片,如果你對上面三個優點還不是很清楚的話,可以透過下面的影片看看實際的使用樣貌。






1. 企業、學校如何開啟檔案雲端串流?


那麼如何開啟與設定「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」呢?下面我就用圖文一步步解說。

首先,這是針對「 G Suite 企業版與教育版」的服務,目前已經開放,如果你還不能使用,就要請公司或學校的管理員,到後台設定看看是否有正確開啟。

進入 G Suite 的管理後台,在「應用程式」中,進入「 G Suite 」裡的「雲端硬碟與文件」的設定。




找到「資料存取權」,勾選「允許貴機構成員使用雲端硬碟檔案串流」、「在雲端硬碟介面中顯示雲端應碟檔案串流下載連結」。這樣員工們就可以在各自電腦下載並使用檔案串流機制了。





2. 員工如何在自己電腦下載檔案串流軟體?


公司員工、學校老師,打開 G Suite 的雲端硬碟網頁,在右上方選單裡,點擊「下載雲端硬碟檔案串流」的電腦版軟體,下載後直接安裝,登入自己的 G Suite 帳號即可。

或者你可以點擊這個「 Google 雲端硬碟檔案串流軟體」的下載連結,用你的 G Suite 帳號登入即可下載。




「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」這個新機制,對員工來說最棒的一點,就是完全不用設定(也沒有讓你設定的地方),於是這樣的管理最簡單、最直覺,對員工來說可以立刻上手。




「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」會自動串流公司裡你有權存取的檔案,顯示在你的電腦中。

透過 Windows 的檔案總管,或是 Mac 的 Finder ,你會看到一個新的「 Google Drive 」磁碟機出現,這裡面就有你可以存取的所有公司檔案。

而且也會自動串流「小組雲端硬碟」的所有內容。





3. 如何指定一定要離線的檔案、資料夾?


前面有提到,「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」預設並不把所有檔案離線下載在你的電腦硬碟中,只是讓你看到,需要時才即時同步下載。

但是,如果有些資料夾或檔案,你希望確保「離線時」也一定能開啟使用,那就要進行下面的設定。

首先,回到本文第一步教學的那個設定畫面,公司或學校管理員,要先開啟「允許使用者啟用離線存取功能」。

這樣一來,使用者就可以在自己電腦硬碟中,在串流的資料夾或檔案上點擊右鍵,選擇「檔案串流」功能裡的「可離線使用」了!




以上,就是最新的 Google Drive 雲端硬碟檔案串流教學,他針對公司與學校的 G Suite 使用者,讓員工可以更簡單的取用公司裡有權限使用的檔案,但是又不用全部下載,這樣一來不怕個人電腦空間不夠,同步速度其實也加快。整體來說,管理更簡單,使用更高效率。

換個角度來看,這個機制,其實很像很多公司都有的區域網路磁碟機的概念,讓員工可以透過正常的檔案總管使用,不用佔用自己電腦空間的情況下,就共用公司裡的檔案,並即時同步。

當然,這時候最好能搭配 Google 的雲端文書系統,你可以參考我在電腦玩物撰寫過的「提高 Google Drive 文書報告生產力:我常用的 G Suite 工作技巧」。或是有興趣的朋友或企業,可以參考我開設的「 Google 雲端辦公室相關課程」。也可以閱讀我今年最新出版的《比別人快一步的 Google 工作術》專書喔!

不知道大家對「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」的新機制,還有沒有什麼疑問,歡迎在電腦玩物文章底下留言,讓我們一起討論研究。

「 Google 雲端硬碟檔案串流軟體」的下載連結


 (轉貼本文禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google Drive 雲端硬碟檔案串流:不佔空間更高效率的新制教學

留言

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    1. 我覺得應該會,因為雲端硬碟的儲存量,如果慢慢的都大於我們個人硬碟的儲存量時,尤其很多筆電採用 SSD 等較小的硬碟時,這個功能對個人用戶也會很有幫助的

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  2. 請問如果開放此功能,是否就表示限制存取的功能就失效了?我的意思是有些檔案在雲端上只希望員工可以讀取而無法列印或下載,如果串流後可以離線使用,是否就無法控管到這個區塊了?

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    1. 好問題,我還沒有試過這兩個功能如果同時啟用的話,只獲得[檢視]權限的員工會如何在電腦看到這個檔案,我等等來試試看

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  3. 請教問一下大大~ 所以這個功能基本上是只提供單項的瀏覽(唯讀)的狀態嗎? 因為是串流的~
    無法進行編輯或上傳的對吧?
    編輯or上傳(仍需要透過原本的Google同步)?

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    1. 不是喔,串流是雙向同步的,我也可以在電腦端編輯或上傳檔案,都會跟雲端即時同步

      對企業用戶來說,可以直接取代原本的同步軟體

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  4. 有些類似對岸的百度雲,安裝軟體后會在檔案總管出現一個新的網路磁碟機

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  5. 我倒想知道如果中咗綁架軟件會發生何事??

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    1. 好問題,如果說雲端串流時大多數檔案其實沒有下載到你的電腦,那麼當你的電腦被綁架,這些沒有離線的檔案是否也會被綁架?還是可以降低傷害呢?歡迎專業人士來解答。

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  6. 這個「雲端硬碟檔案串流」可以和「備份及同步處理共存嗎?」

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    1. 自己回自己的問題,初步是可以共存的,但是檔案會放在電腦上的兩個不同的地方

      現在問題來了,雖然檔案串流會在電腦上「看起來」新增了一個磁碟機,但是這個磁碟機的離線檔案勢必要放在某個磁碟裡面,我現在電腦裡有兩顆硬碟,一顆是容量小的C槽,一顆是容量大的D槽,不知道離線檔案會放在哪一顆硬碟裡?
      大概是C槽吧....

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    2. 我的影片測試裡,我就是兩個共存一起使用喔

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    3. 我的測試也可以,如果「雲端硬碟檔案串流」可以選擇安裝在其他硬碟就太好了
      因為有些大容量的檔案不希望下載到小容量的SSD硬碟裡

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  7. 請教一下教育版帳號我已看到可以下載雲端串流功能,但無法開啟G Suite 的管理後台,這要怎麼開起呢?

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    1. G Suite 的管理後台 應該只有企業的管理員可以開啟喔!

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    2. 那教育版可以從那裡找到資料存取權開啟串流功能呢?我目前已經可以在雲端上看到下載的按鈕,卻無法開啟功能

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    3. 教育版應該跟我文章裡教的一樣,如果你是管理員,就可以進入管理員後台開啟

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    4. 可是你不是說只有企業的管理員能開啟嗎?

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    5. 我的意思是 G Suite 的管理員,而使用 G Suite 的是公司、學校或工作團隊,這裡我只是用企業來做一個統稱

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    6. 因為我的登入後會出現 "admin.google.com 僅適用於 G Suite 帳戶。一般 Gmail 帳戶無法用於登入 admin.google.com。" 所以我想說是不是無法開啟這個功能,謝謝您的耐心回應

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  8. 請問安裝時說要ie9.0才能裝?
    ie9.0要去哪弄啊
    我win7
    感謝指導

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    1. 應該不需要阿,我也有在 win 7 安裝,直接安裝即可。最好檢查看看有沒有步驟錯誤,或是您的系統本身是否有其他問題。

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  9. 請問如果要把好幾個資料夾的東西都上傳到雲端後,刪除本機的檔案,僅保留雲端版本,怎麼做會比較好?現在是丟到同步資料夾中,上傳完雲端再搬到沒有同步的資料夾,只是有時候還是會怪怪的...

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    1. 這個是問「 Google 雲端串流」,還是問「 一般的 Google 雲端硬碟備份同步軟體」呢?

      如果是雲端串流,就不用理他,他會根據你的硬碟大小調整,你不要設定離線,他就本質上都是雲端。

      如果是「 一般的 Google 雲端硬碟備份同步軟體」,那就是把上傳的檔案丟入同步資料夾中(最好用資料夾形式),同步好後,取消勾選「這個資料夾的同步」,就等於是保留雲端版本,刪除本機檔案了。

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  10. 不曉得有沒有辦法將不開網頁版,將電腦中想要上傳的資料,移到Google Drive中,待同步完成之後,變成未離線使用的狀態?想稍微省點空間

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  11. 您好!請問「離線儲存的檔案」是放在「實體硬碟」中何處?謝謝。

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    1. If you need to blacklist the Drive File Stream cache from virus or backup software, exclude this directory:

      Windows: %USERPROFILE%\AppData\Local\Google\DriveFS
      Mac: ~/Library/Application Support/Google/DriveFS

      參考網址: https://support.google.com/a/answer/2490100?hl=en

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  12. 您好!
    在使用「 Google 雲端串流」的時候,我在編輯Office檔案後都出現儲存錯誤的情況,也有試過將檔案設為離線使用還是出現一樣的錯誤,請問是否有辦法解決呢?

    以下是錯誤的截圖
    Powerpoint
    https://goo.gl/BLUj4x
    Excel
    https://goo.gl/uBpDEv
    Word
    https://goo.gl/RyaHM7

    我使用的是Win10教育版和office 365,防毒軟體是Windows Defender
    非常謝謝

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  13. 老師:
    您好!
    設成"可離線使用"之後,佔用c槽空間,但改回"僅線上存取後"C槽所佔用空間並未釋出,想請問老師如何解決?

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