Google Drive 雲端硬碟檔案串流:不佔空間更高效率的新制教學



2017 年的 7 月開始, Google Drive 雲端硬碟針對「個人使用者」推出了電腦端的全新「同步與備份處理軟體」,我有兩篇主要的心得,分享了這個新同步軟體的功能教學:「Google 備份與同步處理全新軟體下載!同步備份整台電腦教學」、「Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得:優缺點與最佳化 」。想要了解這個「 Google 備份與同步軟體」的朋友,前面這兩篇應該會是目前最詳細深入的教學。

而在 2017 年的 9 月底開始, Google Drive 針對「企業版與教育版使用者」,推出了另外一種叫做「雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )」的新機制。

企業內員工或校園的老師,在自己的工作電腦安裝「雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )」的軟體,就可以同步公司的檔案資料。但關鍵的不同在於,他是用「自動串流」的方式同步,這樣的機制有幾個優點:

  • 1.不佔電腦硬碟空間:所謂串流,就是你會在電腦「看到」公司所有檔案,但你「需要打開時」才會用串流幫你即時下載。還會根據你的電腦硬碟大小,決定要快取多少檔案。你不用再擔心電腦硬碟裝不下公司所有檔案。

  • 2.可以看到並同步公司所有檔案:以前選擇性同步時,你就無法在電腦硬碟看到公司所有檔案。但雲端檔案串流反過來,讓你看到所有檔案,但其實沒有下載在硬碟,需要時才串流。

  • 3.提升效能、減少管理麻煩:這個新機制對員工來說,幾乎「不用設定」,而且「串流讀取檔案時速度很快」,員工會覺得好像就在自己電腦使用公司所有檔案一樣順暢,不用再花時間選擇性同步。

下面我錄製了一段解說影片,如果你對上面三個優點還不是很清楚的話,可以透過下面的影片看看實際的使用樣貌。






1. 企業、學校如何開啟檔案雲端串流?


那麼如何開啟與設定「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」呢?下面我就用圖文一步步解說。

首先,這是針對「 G Suite 企業版與教育版」的服務,目前已經開放,如果你還不能使用,就要請公司或學校的管理員,到後台設定看看是否有正確開啟。

進入 G Suite 的管理後台,在「應用程式」中,進入「 G Suite 」裡的「雲端硬碟與文件」的設定。




找到「資料存取權」,勾選「允許貴機構成員使用雲端硬碟檔案串流」、「在雲端硬碟介面中顯示雲端應碟檔案串流下載連結」。這樣員工們就可以在各自電腦下載並使用檔案串流機制了。





2. 員工如何在自己電腦下載檔案串流軟體?


公司員工、學校老師,打開 G Suite 的雲端硬碟網頁,在右上方選單裡,點擊「下載雲端硬碟檔案串流」的電腦版軟體,下載後直接安裝,登入自己的 G Suite 帳號即可。

或者你可以點擊這個「 Google 雲端硬碟檔案串流軟體」的下載連結,用你的 G Suite 帳號登入即可下載。




「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」這個新機制,對員工來說最棒的一點,就是完全不用設定(也沒有讓你設定的地方),於是這樣的管理最簡單、最直覺,對員工來說可以立刻上手。




「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」會自動串流公司裡你有權存取的檔案,顯示在你的電腦中。

透過 Windows 的檔案總管,或是 Mac 的 Finder ,你會看到一個新的「 Google Drive 」磁碟機出現,這裡面就有你可以存取的所有公司檔案。

而且也會自動串流「小組雲端硬碟」的所有內容。





3. 如何指定一定要離線的檔案、資料夾?


前面有提到,「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」預設並不把所有檔案離線下載在你的電腦硬碟中,只是讓你看到,需要時才即時同步下載。

但是,如果有些資料夾或檔案,你希望確保「離線時」也一定能開啟使用,那就要進行下面的設定。

首先,回到本文第一步教學的那個設定畫面,公司或學校管理員,要先開啟「允許使用者啟用離線存取功能」。

這樣一來,使用者就可以在自己電腦硬碟中,在串流的資料夾或檔案上點擊右鍵,選擇「檔案串流」功能裡的「可離線使用」了!




以上,就是最新的 Google Drive 雲端硬碟檔案串流教學,他針對公司與學校的 G Suite 使用者,讓員工可以更簡單的取用公司裡有權限使用的檔案,但是又不用全部下載,這樣一來不怕個人電腦空間不夠,同步速度其實也加快。整體來說,管理更簡單,使用更高效率。

換個角度來看,這個機制,其實很像很多公司都有的區域網路磁碟機的概念,讓員工可以透過正常的檔案總管使用,不用佔用自己電腦空間的情況下,就共用公司裡的檔案,並即時同步。

當然,這時候最好能搭配 Google 的雲端文書系統,你可以參考我在電腦玩物撰寫過的「提高 Google Drive 文書報告生產力:我常用的 G Suite 工作技巧」。或是有興趣的朋友或企業,可以參考我開設的「 Google 雲端辦公室相關課程」。也可以閱讀我今年最新出版的《比別人快一步的 Google 工作術》專書喔!

不知道大家對「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流 」的新機制,還有沒有什麼疑問,歡迎在電腦玩物文章底下留言,讓我們一起討論研究。

「 Google 雲端硬碟檔案串流軟體」的下載連結


 (轉貼本文禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google Drive 雲端硬碟檔案串流:不佔空間更高效率的新制教學

留言

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    1. 我覺得應該會,因為雲端硬碟的儲存量,如果慢慢的都大於我們個人硬碟的儲存量時,尤其很多筆電採用 SSD 等較小的硬碟時,這個功能對個人用戶也會很有幫助的

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  2. 請問如果開放此功能,是否就表示限制存取的功能就失效了?我的意思是有些檔案在雲端上只希望員工可以讀取而無法列印或下載,如果串流後可以離線使用,是否就無法控管到這個區塊了?

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    1. 好問題,我還沒有試過這兩個功能如果同時啟用的話,只獲得[檢視]權限的員工會如何在電腦看到這個檔案,我等等來試試看

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  3. 請教問一下大大~ 所以這個功能基本上是只提供單項的瀏覽(唯讀)的狀態嗎? 因為是串流的~
    無法進行編輯或上傳的對吧?
    編輯or上傳(仍需要透過原本的Google同步)?

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    1. 不是喔,串流是雙向同步的,我也可以在電腦端編輯或上傳檔案,都會跟雲端即時同步

      對企業用戶來說,可以直接取代原本的同步軟體

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    2. 進一步請問一下,如此的同步方式,如果要使其變更原本存在的離線資料夾的內容(讓硬碟中的檔案實際有增減或編輯),是否仍要用google的備份與同步處理軟體?而若這些資料夾並非建置於google雲端硬碟資料夾,是否僅能以備份處理,進一步在網頁上的雲端設定「加入我的雲端硬碟」,才能達到在外接硬碟雙向同步的效果?

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  4. 有些類似對岸的百度雲,安裝軟體后會在檔案總管出現一個新的網路磁碟機

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  5. 我倒想知道如果中咗綁架軟件會發生何事??

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    1. 好問題,如果說雲端串流時大多數檔案其實沒有下載到你的電腦,那麼當你的電腦被綁架,這些沒有離線的檔案是否也會被綁架?還是可以降低傷害呢?歡迎專業人士來解答。

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  6. 這個「雲端硬碟檔案串流」可以和「備份及同步處理共存嗎?」

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    1. 自己回自己的問題,初步是可以共存的,但是檔案會放在電腦上的兩個不同的地方

      現在問題來了,雖然檔案串流會在電腦上「看起來」新增了一個磁碟機,但是這個磁碟機的離線檔案勢必要放在某個磁碟裡面,我現在電腦裡有兩顆硬碟,一顆是容量小的C槽,一顆是容量大的D槽,不知道離線檔案會放在哪一顆硬碟裡?
      大概是C槽吧....

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    2. 我的影片測試裡,我就是兩個共存一起使用喔

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    3. 我的測試也可以,如果「雲端硬碟檔案串流」可以選擇安裝在其他硬碟就太好了
      因為有些大容量的檔案不希望下載到小容量的SSD硬碟裡

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  7. 請教一下教育版帳號我已看到可以下載雲端串流功能,但無法開啟G Suite 的管理後台,這要怎麼開起呢?

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    1. G Suite 的管理後台 應該只有企業的管理員可以開啟喔!

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    2. 那教育版可以從那裡找到資料存取權開啟串流功能呢?我目前已經可以在雲端上看到下載的按鈕,卻無法開啟功能

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    3. 教育版應該跟我文章裡教的一樣,如果你是管理員,就可以進入管理員後台開啟

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    4. 可是你不是說只有企業的管理員能開啟嗎?

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    5. 我的意思是 G Suite 的管理員,而使用 G Suite 的是公司、學校或工作團隊,這裡我只是用企業來做一個統稱

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    6. 因為我的登入後會出現 "admin.google.com 僅適用於 G Suite 帳戶。一般 Gmail 帳戶無法用於登入 admin.google.com。" 所以我想說是不是無法開啟這個功能,謝謝您的耐心回應

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  8. 請問安裝時說要ie9.0才能裝?
    ie9.0要去哪弄啊
    我win7
    感謝指導

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    1. 應該不需要阿,我也有在 win 7 安裝,直接安裝即可。最好檢查看看有沒有步驟錯誤,或是您的系統本身是否有其他問題。

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    2. ie9.0以上都可以,我是直接裝ie11

      https://www.microsoft.com/zh-tw/download/internet-explorer-11-for-windows-7-details.aspx

      你可以在ms官網直接挑自己需要的版本安裝。

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  9. 請問如果要把好幾個資料夾的東西都上傳到雲端後,刪除本機的檔案,僅保留雲端版本,怎麼做會比較好?現在是丟到同步資料夾中,上傳完雲端再搬到沒有同步的資料夾,只是有時候還是會怪怪的...

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    1. 這個是問「 Google 雲端串流」,還是問「 一般的 Google 雲端硬碟備份同步軟體」呢?

      如果是雲端串流,就不用理他,他會根據你的硬碟大小調整,你不要設定離線,他就本質上都是雲端。

      如果是「 一般的 Google 雲端硬碟備份同步軟體」,那就是把上傳的檔案丟入同步資料夾中(最好用資料夾形式),同步好後,取消勾選「這個資料夾的同步」,就等於是保留雲端版本,刪除本機檔案了。

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  10. 不曉得有沒有辦法將不開網頁版,將電腦中想要上傳的資料,移到Google Drive中,待同步完成之後,變成未離線使用的狀態?想稍微省點空間

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  11. 您好!請問「離線儲存的檔案」是放在「實體硬碟」中何處?謝謝。

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    1. If you need to blacklist the Drive File Stream cache from virus or backup software, exclude this directory:

      Windows: %USERPROFILE%\AppData\Local\Google\DriveFS
      Mac: ~/Library/Application Support/Google/DriveFS

      參考網址: https://support.google.com/a/answer/2490100?hl=en

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  12. 您好!
    在使用「 Google 雲端串流」的時候,我在編輯Office檔案後都出現儲存錯誤的情況,也有試過將檔案設為離線使用還是出現一樣的錯誤,請問是否有辦法解決呢?

    以下是錯誤的截圖
    Powerpoint
    https://goo.gl/BLUj4x
    Excel
    https://goo.gl/uBpDEv
    Word
    https://goo.gl/RyaHM7

    我使用的是Win10教育版和office 365,防毒軟體是Windows Defender
    非常謝謝

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    1. office 365 會對google的一些使用下暗手歐。

      我有裝過office 365,結果google 信箱的設定那一區功能就掛了。移除office 365後,再用ccleaner清登入檔後才正常。

      所以,建議換office版本吧。

      刪除
  13. 老師:
    您好!
    設成"可離線使用"之後,佔用c槽空間,但改回"僅線上存取後"C槽所佔用空間並未釋出,想請問老師如何解決?

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    1. 暫存檔在 Windows: %USERPROFILE%\AppData\Local\Google\DriveFS裡,會占C槽空間。

      解法1.登出帳號後會刪除暫存檔。

      解法2. 改暫存位置。https://imgur.com/a/cjScs

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    2. 請問解法2的[改暫存位置]是用mklink,在win10中的PowerShell可以如何輸入呢?

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  14. 想請教一下,如果我使用[google備份與同步]進行備份(並非在[google雲端資料夾內]),再到網頁版將[備份]的資料夾設定為[加入我的雲端硬碟],此時[google備份與同步]並不勾選同步,而是使用[google雲端串流],這樣是否能達到節省空間又能「隨時增減檔案」的需求呢?
    (P.S. 這麼做的檔案類型是一些比較多又大又比較不常用的,像是音訊或圖片,原始是存放在2.5外接硬碟,如果全部放入D碟的[google雲端硬碟]會爆滿,但有時在外又會臨時需要大硬碟中的東西。)

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    1. 不好意思自己先回覆(補充?)一下:
      突然覺得自己操作的很複雜...或許改個方式(所以換個問法)。
      「請問如果先在串流的虛擬硬碟中上傳外接硬碟的資料夾,在未接上外接硬碟的狀態下,是否也能增、刪硬碟中的資料,待連接上硬碟後,使其同步?」
      因為這樣似乎只要預先做一個步驟:用串流上傳外接硬碟資料,即可?

      刪除
  15. 老師您好
    小弟遇到一個問題,當把雲端硬碟的檔案設置捷徑到桌面上,重新開機後,捷徑就會跑掉,設定快速存取資料夾,重新開機後,也遇到同樣的問題。不知道是否有辦法解決?

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  16. 我在檔案、資料夾按右鍵卻沒有可離線存取的選項 :(

    關於離線儲存檔案,根據 Google 說明文件 https://support.google.com/drive/answer/7329379?visit_id=1-636488962800218738-2055418829&p=file_stream&rd=1 :
    在您要離線儲存的檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵。依序按一下 [雲端硬碟檔案串流] 接著 [可離線存取]。

    我具 G Suite 管理員角色,權限有開:
    應用程式 > G Suite > 雲端硬碟與文件 設定 > 資料存取權 > 離線 > 允許使用者啟用離線存取功能(建議使用)

    請問是不是還有哪裡要設定? 謝謝!

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    1. Win10平台也遇到了一樣的問題,也是一樣功能都開啟卻無法出現選項,該不會只有MAC可以使用?

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  17. 想請問我的個人google帳號為什麼不能使用串流功能?

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    1. 需要是教育或專業版的 G suite帳號才可以使用

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  18. 我將D槽檔案剪下,貼到電腦的雲端硬碟檔案串流(G槽)
    我的GOOGLE雲端是無限大的,
    但我的C槽卻在過程中滿了,然後雲端就無法繼續同步
    現在雲端不同步,貼到G槽的檔案打不開,D槽也沒有留備份
    想請問該如何解決?

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  19. 目前網路上有兩篇中文教學,說明如何將串流的緩存檔案存在其他磁碟,可以有效解決C槽被塞滿的問題。
    原理似乎是用類似捷徑的方式,將C槽的緩存資料夾指向其他槽(不確定)
    https://www.mauchiuan.com/2018/02/google-file-stream-temp-folder-change.html
    https://home.gamer.com.tw/creationDetail.php?sn=3828142

    後來google自己也有嘗試解決這個問題,請看底下G Suite管理員說明頁面,要用登錄機碼和指令方式設定,但我不是相關資訊背景,所以不知道怎麼設定,貼上來看有沒有高手願意分享。
    https://support.google.com/a/answer/7644837

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    1. 謝謝您!
      我後來把他緩存的資料夾改到D槽就解決這問題了!
      原本擔心沒有備份,結束雲端會讓還沒同步的檔案遺失,但執行後發現沒有這個問題~

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    2. 這裡有更新的方式,用修改登錄檔的方式直接要googl串流把緩存存到你想要存的位置,但是我不知道這個方式和我分享的第一個方式的實際差異在哪裡
      似乎用修改登錄檔的方式,google串流還是會產生一些檔案在C槽(猜測是設定檔之類的)
      https://plus.google.com/+%E6%9D%8E%E9%98%BF%E6%AC%A3ahsin/posts/RPNh3VmBnCD

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  20. Esor不好意思請問一下,我最近也成為了g suite的使用者,但發現這樣會新增一個新的帳號跟雲端硬碟,請問你是怎麼跟原本個人的google帳號區分開來或是共同使用的呢?是都將個人帳號的(雲端硬碟)東西轉換過去?或是藉此將私人、工作的檔案、聯絡人、Email分開來?


    另外一個問題是,透過「Google Drive 雲端硬碟檔案串流」的檔案,如果是多人同時開啟的話有沒有什麼防止機制?我有看到如果同個檔案被修改後或是上傳相同檔案名稱的檔案,舊的檔案會存放在版本記錄內,但如果希望一開始A開啟檔案後B就不能開啟或是會跳出警示,這個Google雲端串流目前是否可能還是無法做到?(不一定能夠轉換成Google的格式來協作,因為可能是CAD的檔案)

    謝謝!

    備註:
    我已經讀過以下論壇的文章,希望也能聽聽你的看法
    ●Operating both File Stream and Backup and Sync on the same computer
    https://support.google.com/a/forum/AAAA034zvV8zlzi7d4GEFo?hl=en

    ●Two People Editing the Same file at the same time
    https://support.google.com/a/forum/AAAA034zvV8LPUqJ0pQFkk?hl=en

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  21. 想請問 雲端硬碟檔案串流 一個帳號可以同時運作在兩台電腦上嗎?

    舉例來說,家裡的電腦在備份資料

    同時在公司也使用電腦來下載與上傳資料

    這樣會衝突嗎?

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    1. 是可以的,理論上發生衝突Google會自動做差異備份,理論上啦...

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  22. 想請問如此一來我是否能將要備份到雲端的資料,直接在電腦中放入雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )中呢?

    以及您提到雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )可以看到並同步公司所有檔案檔案,這樣我放到雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )的檔案是否會被別人看到呢?

    謝謝您!!

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    1. 會不會被別人看到要看你上傳的那個資料夾的共用設定,如果沒有和他人共用,就不會被看到

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