2016年6月17日 星期五

如何高效率的製作簡報與企劃?我的工作流程分享


雖然我跟專精簡報設計的高手們無法相提並論,但也確實有一定程度簡報經驗:我常常需要做簡報,可能是公司間的業務報告、產品推銷,可能是我受邀的各個講座課程,算下來每個月起碼要製作三到四份以上的簡報,光是這兩年就製作了上百份簡報。

在忙碌的工作計畫,每天持續的部落格寫作,加上不時穿插的課程活動,幾乎擠滿的時間裡,並非是以教學或簡報為專業的我,如何利用有限時間完成高頻率簡報製作呢?

今天這篇文章想分享我的方法,不是大師級簡報設計技巧,而是高效率製作職場簡報的方法,也是我個人長久經驗累積,或許對一般只是需要做簡報的朋友來說,有達成職場簡報任務的參考價值。

而同樣的流程,不只能用在簡報,應用到類似的企劃提案上,也對製作報告很有幫助。





1.  還不需要做簡報前,就應該開始準備素材


我減少的時間,來自於「充分且有效的準備」。

這是一個等價交換的世界,我不可能無緣無故就比別人少花時間,之所以可以更快速製作簡報,是因為我在還不知道有簡報任務之前就開始花時間做準備。

我會利用 Evernote 收集各種未來簡報可用的素材,包含:

  • 圖片資料(好用背景圖,可嘗試的設計圖示)
  • 證據資料(數據圖表,狀況圖,情境圖)
  • 故事資料(新聞事件,故事梗)

收集時,我會做一些筆記,例如「這張圖以後可以用在哪些類型簡報上」,方便我以後搜尋到這些素材使用,我也會把這些收進 Evernote 的素材加上「創意箱」的標籤,這個標籤是我每次做簡報時一定會打開來看的可用素材庫。(詳細作法可參考:如何有效收集資料?給知識工作與學習者的建議流程

你說:這怎麼是減少時間呢?


相信我,這確實是減少時間,我做到的實際上是:「不重複浪費時間。」

因為更多人平常花了時間閱讀思考、上網瀏覽,但卻沒有「同一時間」把這些準備好好儲存下來,於是等到有一天要製作簡報,才把自己之前其實看過但沒有存下來的資料重新再找一次、重新讀一次、重新思考一次。這樣一來一往,我不就節省了很多時間。





2. 無論要不要做簡報,都應該隨時儲存靈感


更重要的準備其實也不在素材上,而是在我的想法上,簡報最缺也最難找到的是什麼?我覺得是:

  • 一個好的切入點
  • 一個好的辯證
  • 一個好的想法
  • 一句好的文案

也就是好的內容、成功的推銷點、有影響力的論點,要說服主管通過我的產品提案,要讓在場的學員認同我的方法,這是簡報的核心。

這些東西就算上網搜尋也找不到,因為必須從我們腦袋裡自己蹦出來才精彩。

可是,如果等到要做簡報死到臨頭,才逼自己腦袋去生產這些內容,那是對大腦的酷刑。

而且我們的腦袋平常不就常常在蹦出東西嗎?如果那些當下不趕快把自己的靈感記下來,以後可以用 Evernote 搜尋找出來,那就太可惜了,也是又一種時間浪費。所以我才不斷建議大家一定要建立自己的第二大腦:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法





3. 誰說只有坐下來時才能構思大綱


於是當我在還沒有出現簡報任務之前,就已經做好準備,那麼等到真的需要製作簡報,我只要打開 Evernote 知識庫,搜尋這些素材與靈感,就能在其基礎上快速構思大綱。

有既定的參考材料,有已經可用的圖片文案,有之前構思過的論點和故事,那麼就能立刻在我的筆記中快速組合出初步大綱,我會在 Evernote 中建立一則簡報任務筆記,在這則筆記裡「連結」上述各種素材資料,然後寫簡報大綱。

構思大綱我不會利用工作時間,而是隨時利用「零碎時間」去編修大綱,例如回家的路上想一下第一段開場有沒有更好的說法?開會前的等待空檔想一下第三個重點應該有哪些論述邏輯?這些就全部寫在同一則筆記,讓簡報大綱愈來愈完整,變成了有章節細節、起承轉合,甚至想像中需要的簡報畫面也都先寫上去。

而對我來說更方便的一點是,上述第一到第三個流程,全部在單一的 Evernote 中就能完成。

構思大綱時我也想過是不是要搭配心智圖等工具,但後來我發現還是統一一點比較省事便利,手機上也能隨時進行,雖然少了圖像的靈動,但 Evernote 的文字清單也足夠我完成構思了。





4. 製作簡報更輕鬆,任何時候都可以


之前已經善用「過去時間」累積準備,並且在開始簡報任務後利用「零碎時間」把大綱流程都擬好,那麼製作簡報有時候只要一兩個小時就能完成,如果是會議報告用的簡單簡報更可以半個小時完成。

我只要在報告前幾天,在辦公室裡空出這樣半個小時到兩個小時的完整時段,來好好把已經累積在 Evernote 的內容與素材,剪貼到簡報中,「製作」出簡報即可。

這個流程的優點是,如果我們是「完全空白」就坐在辦公桌前開始做簡報,光是從頭想起就要花很多時間,但兩個小時過去了還沒有任何進度,其實挫折感很大!所以我的方法就是把這些前置作業時間都移到「過去時間」與「零碎時間」,善用準備工夫,讓真的需要做簡報時壓力大減

甚至如果真的沒時間,在手機上打開「 Google 簡報」 App ,在行動中也能慢慢把簡報一頁一頁做出來。






5. 做好簡報後,利用零碎時間在筆記中撰寫講稿


其實在準備整個公司報告,或是講座課程的過程中,我覺得最需要花時間的反而不是我們俗稱「簡報」的這個檔案上,而是我到底要怎麼表現?怎麼論說?提出什麼內容?來打動他人。

所以當「簡報檔案」完成後,我其實還會繼續利用零碎時間,看著簡報投影片,去想我的「講稿」,並且我會把講稿繼續寫到 Evernote 簡報大綱筆記中,這都可以在手機上進行動作。

有些漂亮的舉例,很棒的話語,有效的說服流程,都是在我後續這個「寫講稿」的過程中產生的,所以我覺得很重要。

而寫講稿也不會耽誤工作時間,因為就是利用平常無聊、通勤的時候,就一段一段慢慢在手機 App 上寫出來即可。





6. 上台前一天錄音練習,上台前的車上還可複習


最後,到了要上台的前一天,如果這一次是很重要的會議,或是很重要的課程,那麼前一天晚上在家裡時,我會利用 Evernote 做錄音紀錄,我一邊練習開場、關鍵橋段的演練,一邊錄音到筆記中。

這樣第二天要出發到公司或教室前,我可以在車上邊「聽」邊「看」我的簡報筆記,這裡有一開始我構思的重點大綱,幫我提綱挈領;這裡也有我思考的那些最好的文案與講稿可以記憶;這裡還有我錄下的關鍵橋段演練,可以重複聽聽看有沒有問題。

透過上述流程,我其實沒有利用太多工具,也就是 Evernote 與 Google 簡報,工具少就能好掌控。也不需要特別花費大量時間,因為很多事情之前已經準備好,並且善用零碎時間,去把有時相對繁瑣困難的這件任務完成。

你可以替換你喜歡的工具,或者根據需求做調整,但希望上述的工作流程,對幫助職場需要做簡報的大家來說,可以提供高效率的輔助。

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3 則留言 :

  1. 確實每次製作簡報甚至履歷表就有要重頭來過的痛苦,儘管過去的資料都留著但要用時卻找不到或感覺分散,找起來很茫然。嘗試用Excel做條列式筆記,不知為何過後卻一點也不想回去看。。。作者大人的經驗分享我需要好好琢磨和嘗試。這篇文真是打到我的痛點呢,很感謝分享!

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    1. Excel做條列式筆記適合針對某一次重要大簡報來做準備,但如果是為了未來更多簡報做準備的話,這樣的作法太嚴肅,而且也不可能預知未來簡報的明確需求,所以做了之後反而不容易重新組合。

      如果是為了未來所有還未發生的簡報做準備,能夠自由重新組合、連結,帶著一點隨機性,但又能快速搜尋的知識庫,例如 Evernote ,會更加適合

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    2. 感謝您的回覆。您對"不可能預知未來簡報的明確需求,所以做了之後反而不容易重新組合"的分析讓我醍醐灌頂!確實,花了功夫做了Excel(或Word)筆記後,真正需要時又不想去碰它,想來正是因為那種結構要重新組合感覺很困難,反而傾向重寫一份了。

      這種過去的經驗老是累積不起來的狀況困擾我很久了,都讓我懷疑自己的腦袋是不是像篩子似的進來的都留不住...您相關的文章,特別是如何向第二大腦取經那篇,第一次看到時恍如當頭棒喝,原來我的問題在這兒啊!後來也是每隔一段時間要看一次,讓自己加強印象。

      成為貴網站的讀者已有兩年以上,甚少發言,只是默默看文。想藉次機會表達謝意,這裡雖然是輕鬆分享的氛圍,但做的事情卻很意義深遠--讓更多人真正懂得什麼叫學習,怎麼有效學習/工作,進而讓人生變得更美好。再次感謝,並期望這片園地長長久久~

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