2013年7月3日 星期三

用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務

今天來分享一個也有在新書《 Evernote 100個做筆記的好方法》中提到的管理概念與操作技巧。首先讓我們從問題的情境談起,當我們把很多生活、工作上的瑣碎任務都收集到 Evernote 筆記後,雖然記住了,還是無法減輕我們的壓力,為什麼呢?因為:

  • 瑣事太多全部混在一個記事本,導致無法確認工作流程,反而讓工作混亂而更有壓力。
  • 先做了不重要的瑣事,導致核心工作反而沒時間做,壓力變更大。
  • 雖然記住了任務,但還是擔心忘記執行,記憶的壓力依然沒有減輕。

瑣事雖然都是小事,但沒做也不行,亂做更不行,沒有分清楚該做、不需做的時候更會讓工作一團混亂,所以這篇文章裡,就讓我來分享一個透過 Evernote 搞定瑣事的方法,用「兩個標籤」就能輕鬆達到有效整理。

 

 

在第二本 Evernote 書中我提到一個重要的觀念就是,不只是記住事情本身,也要把事情的使用流程記住,既然要記就要徹底的記,這樣這些筆記才會在我需要的時候「出現」,也才能在記住後真正釋放壓力,放心交給 Evernote 管理。

這個觀念用在管理瑣事上,就是在記住某件任務的當下,就要幫這則筆記安排一個對應的「權重」,只要讓每一則筆記都有對應的優先順序,那麼當我們實際進入工作流程時,就不會手忙腳亂,也不用擔心漏掉重點。

 

 

  • 一、把瑣事先收集起來

第一步,還是先利用單純的筆記方式,把每件瑣事「收集」到 Evernote 中,不過這時候其實「只記住一半」,因為只記住了要做什麼,卻沒有記住應該在怎麼樣的工作順序或流程下做?

 

 

  • 二、收集當下加上「重要」、「緊急」標籤

第二步就要把另外一半也記住,當建立一則瑣事筆記時,加上「重要」或「緊急」的標籤,當然也可以兩個都加。

  1. 「重要」:代表這則筆記是核心目標下的任務,一定要做好的工作。
  2. 「緊急」:代表這則筆記是接近截止日期的任務,並且不得不完成。

只要透過這兩個標籤( Tag ),就能讓 Evernote 裡的所有筆記架構出四個層次的工作流程,對於每日的工作任務安排其實也綽綽有餘了。

evernote tag-01

 

 

  • 三、重要與緊急的四層次工作流程

哪四個層次呢?我會依據下面這四個層次,來依序完成一天的零碎任務,而當任務確認完成後,就去除「重要」與「緊急」的標籤

  • 1.同時加上「重要」與「緊急」的標籤:

這則筆記又重要、又緊急,表示一定要優先處理。所以每天工作時一旦打開 Evernote,我就優先過濾出同時包含「重要」與「緊急」標籤的筆記,先把這些任務處理掉,或是推進這些任務的進度。

evernote tag-02

  • 2.只有加上「緊急」的標籤:

當處理好第一個層次的工作後,第二個層次我會選擇執行只有加上「緊急」標籤的任務筆記,因為這表示這些瑣事已經逼近截止期限了,必須趕快處理。

  • 3.只有加上「重要」的標籤:

無論一天之內是否可以處理好第一、第二層次的任務,起碼我都一定會在一天要結束之前,打開第三個層次檢查一下,這個層次就是那些「重要」但是還沒有接近截止期限的任務。雖然還沒到期,但如果可以事先有一些更好的規劃,事先提早做一些準備,都可以讓未來的這個重要任務做得更好,所以這也是每天都要檢查的筆記項目。

  • 4.什麼都沒有加的瑣事筆記:

也有很多筆記收集起來時,我會什麼標籤都不加,這些瑣事通常是不在核心工作目標內的任務,並且沒有非做不可的截止期限,那麼我還是會記住,但不加上特殊的權重標籤。等到一天之內我真的可以完成前面三個層次的處理後,有空,我才會檢查看看第4個層次還有什麼可以額外做一下的。

 

 

  • 四、如何在操作上實現「重要與緊急」的處理流程

前面講了觀念,大家也知道怎麼幫筆記加上重要、緊急的標籤,但是在 Evernote 的實作上要怎麼實現上面四個層次的操作流程最好呢?

這裡我使用了「儲存搜尋」的方法,讓「重要又緊急」、「只有緊急」、「只有重要」以及「其他」成為我的預設四個過濾選項。

首先我在電腦版的 Evernote 搜尋列搜尋「tag:重要 tag:緊急」,過濾出包含重要與緊急兩個標籤的所有筆記。接著點擊右方的儲存按鈕,把這個搜尋規則儲存下來。

evernote tag-03

儲存搜尋規則時,在「名稱」欄位可以自由填寫,例如我輸入「重要又緊急」,而關鍵是「查詢」欄位裡的語法是正確的即可。

evernote tag-04

透過這樣的儲存搜尋,我建立三種不同的搜尋過濾規則:

  • 包含重要又緊急:

tag:重要 tag:緊急

  • 只有重要,不包含緊急:

tag:重要 –tag:緊急

  • 只有緊急,不包含重要:

tag:緊急 –tag:重要

evernote tag-05

建立了預設個搜尋過濾規則後,我在工作流程上,就只要切換這些儲存搜尋,就能切換前面提到的四個層次的工作流程,找出我需要的筆記處理。

而且使用儲存搜尋的附帶好處,就是過濾規則可以同步到行動版的 Evernote App 中,只要點擊 Evernote App 裡的搜尋,就可以在搜尋建議下方,看到自己建立的過濾規則。

也就是說,行動版 Evernote 一樣可以使用上述的四種工作層次切換。

evernote tag-06

 

 

  • 小結:

這個方法中,大概只有第一次要建立「儲存搜尋」的過濾規則時稍微要多花個幾分鐘,但只要建立一次,之後就一勞永逸。而其他步驟都是非常輕鬆的。

一旦用兩個標籤建立好四個層次的工作流程,你就可以讓 Evernote 裡的瑣事不再混亂,可以井然有序、切中核心的一一處理完成了。

最後,你可能會說為什麼我不用 Evernote 最新的時間提醒?我會利用時間提醒,但上述的瑣事管理還不太適合,因為(參考:Evernote 活用「提醒事項」教學,解決七大時間管理問題 ):

  • 1,這些瑣事的處理關鍵不是時間的問題,而是選擇的問題。
  • 2,時間提醒可以用來設定最終截止日期,搭配使用。
  • 3,時間提醒的待辦清單還無法有效分權重。

以上是我的方法,提供大家參考。

 

附註:我的 Evernote 新書《 Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作與人生》,2013/7/31前正在進行寫書評,送三個月專業版序號的活動,詳細規則歡迎參考:https://www.facebook.com/events/200848576740747/

5 則留言 :

  1. 觀念及方法very nice!值得試試!

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  2. 想藉這個主題詢問站長一個筆記分享上的問題:
    當將某一則筆記分享後,網頁文章最上方會出現綠色的「由 xxx 共用」標籤。
    該名稱似乎只能顯示Evernote個人帳號,無法改成帳號設定中的Display Name,如此當初隨便命名的帳號名稱就顯得稍嫌不妥了…

    另外筆記分享的連結網址非常長,往往都得再用其他縮網址服務將縮短的網址提供給他人,要是Evernote自己也來個簡便的短網址就更好了。 :P

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  3. 看了您的文章好一陣子~對於沒有邏輯跟條理的我來說~真的是太佩服了!感謝!!!

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  4. 很棒的文章!謝謝你提供的好方法

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  5. 您好, 想請教一個問題, 筆記可以利用標籤來分重要性, 如果是一個筆記內的待辦清單, 想請問您是用什麼方式來分重要性呢?
    另外想請問, 您的待辦清單是整個 evernote只有一份, 還是每個專案會安排一個待辦清單呢? 謝謝您.

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