2012年9月8日 星期六

Evernote 共用記事本功能進化,協同工作、旅遊計畫分享

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雲端筆記服務:「Evernote」,今天推出了一個功能上的改進,針對「共用筆記本」做了更順手的操作介面,讓你可以隨時簡單改變每個共享者的授權,可以隨時提醒共享者新記事,更重要的是多了一個功能:「允許被分享者再把這個記事本分享給其他用戶」。

如果是免費版的Evernote帳戶,那麼你還是可以和別人共用記事本(意思是某一個筆記資料夾),但只限於「單純瀏覽」的分享方式,你可以邀請別人來看你在這個記事本裡新增的所有內容,但對方無法編輯。

如果你是專業版的Evernote用戶(最近台灣大哥大用戶都可免費獲得一年專業版),那麼就可以分享筆記本「讓對方一起編輯、增減資料」,現在甚至可以允許對方「再把記事本分享給其他人」。另外,在協同工作的過程中,只要有一個人是專業版帳戶,其他被分享者就算是免費帳號也能一起編輯。

 

 

那麼,要如何開始讓別人跟你一起共用Evernote某個記事本(資料夾)裡的所有筆記呢?

首先在一個記事本上點擊右鍵,選擇【共用記事本】。

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在分享設定的畫面中,我們可以輸入對方的電子郵件帳號(不必是Evernote的帳戶,這只是發郵件通知對方取用這個記事本而已),然後選擇一個你想要的分享全縣:

  • 檢視記事:對方單純只能瀏覽這個記事本裡的內容。
  • View notes and activity:除了讓對方瀏覽,當你的記事本有變更,會主動通知對方。
  • modify notes(專業版帳戶):對方也能一起新增、編輯筆記內容。
  • 修改與邀請其他人(專業版帳戶):對方不只可以編輯,還能再把這個記事本分享給別人。

當對方收到邀請通知的郵件後,點擊電子郵件裡的連結,接著才登入他自己的Evernote帳戶,就能獲得這個記事本的共用權限。

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在共用記事本的過程中,如果筆記內容有變動,都可以在Evernote軟體上方的【活動】選單裡接收到通知。

這一點在團隊合作中非常有幫助,我們可以隨時知道一起合作的記事本中哪些筆記又更新了。

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而我們也可以隨時回到某個記事本的權限設定中,更新每個授權者的最新權限設定。

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那麼,我自己在共用記事本的功能上有哪些實際使用經驗呢?

我自己最常使用的就是和不同的朋友「共用旅遊計畫」,因為我自己是專業版帳戶,所以我的朋友都可以使用免費版,只要由我發起分享,其他人就可以一起編輯記事本內容。

我可以針對每次旅遊計畫新增一個專用「記事本(資料夾)」,然後分享給這次旅遊要同行的團員,並且允許他們編輯。

接著,大家就能一起收集這次旅行的地圖、計畫、景點美食、票券資料等等,隨時透過Evernote即時更新準備狀態,還能用Evernote筆記確認大家打包行李時都有帶到必備的物品(利用evernote的todo核取方塊功能)。

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另外一個常用的用途就是工作上的協同合作,例如一起舉辦一個活動,有非常多要彼此確認的資料,這時候Evernote的共用記事本幫助我們一起收集內容。

我們可以在筆記中開一份表單,請大家來合作填寫所有需要的人員資料、準備物品等等內容,一起即時確認。

甚至活動結束後,透過同一個記事本分享活動花絮與檢討。

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你可能會問:難道Google Docs不能做到同樣的需求嗎?

當然可以,而且Google Drive還是免費的就能協同合作,同樣的需求本來就應該要有不同的工具與解決辦法,就看你覺得哪種辦法對你來說更加的方便實用,因時因地制宜即可。關於Google Drive的心得,歡迎參考:

13 則留言 :

  1. 很開心,昨天也升級了台灣大哥大的專業版EVERNOTE,
    原本以為只有申請"3G網路者"才能使用

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  2. 雖然知道有免費的專業版可以用卻不敢用,怕習慣專業版的功能,一年後就會想掏錢付費了……

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  3. 其實可以需要時再升級專業版一個月(5美金),不需要時就回復免費版

    例如,下個月要出國,那為了出國後的離線旅遊筆記,可以算好時間升級一個月專業版XD

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  4. 這次PC版更新之後,中文輸入的處理好像有點怪怪的,中英文切換後游標會自己亂跳去其他位置,不知道有沒有其他人也遇到這種狀況?

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  5. 我目前好像沒有遇到?我再來仔細注意看看

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  6. 中文輸入有時插入點會怪怪的。
    關閉[輸入時檢查拼字]好像會好一點。

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  7. PC版的中文輸入處理,更新到 4.5.9.7407(267915) Prerelease 後就正常了

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  8. 前幾天終於升級Mac板成功了,不過亂按了一個將共用筆記本同步到桌機的功能,結果別人5000多筆的資料載入我的桌機,結果我的硬碟被吃掉1G,接下來我想刪掉這5000多筆共用筆記本的資料~不過我找不到方法可以丟棄這些資料~不知道有人知道解救的方法?我要釋放1G~~

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  9. 我成功將我的記事本分享到朋友的賬號了,但現有另一個問題,我用的是專業版的,我朋友用的是免費版的; 當他要把他賬號的記事移到我分享的記事本時,卻沒有辦法移動; 請問要怎麼處理?

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  10. Lucas saiԁ that foг the same prіce οf making а blockbuster hit like "Star Wars" he could creаte 50 or
    so tωo-houг movies for ТV instead. leading to doωntime and servicing
    feеѕ, а direct impаct оn motor.

    of nicοtine suгprisіnglу, ԁoсtorѕ say nicοtine
    іs not an actuаl health hazard by itself howeѵeг
    іt is highly аԁdictive.

    my blog poѕt: fag tapered Roller bearings

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  11. 您好:我是專業版用戶,但是在共用記事部分卻找不到權限設定的選項 >"<

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    1. 先開始邀請別人,就會顯示出你要設定對方什麼樣的使用權限

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  12. 您好,我跟友人共用記事本,如何知道他有新增記事,或是修改裡面的內容?就是類似修改後通知的功能

    我的版本是免費 6.1板 謝謝

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