2013年9月16日 星期一

如何管理時間? 用簡單番茄鐘工作法提昇工作效率心得

發條番茄鐘-01發條番茄鐘-02

這幾年來,我常常介紹各種番茄鐘工作法的應用軟體,所謂的番茄鐘工作法就是每工作 25 分鐘休息 5 分鐘,重複這個循環,透過提昇短期的專注力,分段把工作加速完成。詳細的原理解說可以參考:番茄鐘工作法說明

但是我似乎很少提到自己怎麼利用番茄鐘工作法,以及這個方法到底對我來說實際上有沒有效果?有些朋友也會提到自己嘗試番茄鐘工作法後,那 25 分鐘也不一定能夠保持專注,結果最後還是要依靠自己的意志力,似乎不是真的那麼的有效?

今天這篇文章,就讓我回歸自己親身的經驗,分享番茄鐘工作法到底對我的幫助是什麼,以及我怎麼利用它的具體心得與方法。

2015補充:番茄鐘工作法: 25 分鐘改變效率的 10 個番茄鐘工具
2015 補充,最好的番茄鐘工具:番茄土豆: 番茄鐘 + GTD 夢寐以求的時間管理利器  



  • 透過記錄時間使用情形,「具體的」認識自己
首先在一切的時間管理方法之前,我覺得有一件事情更加重要,一定要一開始就先做,並且還要持續做,這件事情就是:「了解自己」。

不要太輕易的說:我覺得我認識我自己啊!不!不能用「覺得」兩個字,這裡的了解自己一定要用具體、準確的數據、事實證據來輔助。因為你會發現:
你以為的自己常常不是真正的自己」。
在時間管理上,認識自己就是了解自己平常到底怎麼運用時間的?了解自己會在什麼時刻浪費時間?又會在什麼時候善用時間?而充分認識自己的具體方法,就是「為自己的時間使用方式留下記錄」。我之前也推薦過兩款 Android 上的時間記錄工具:
不過後來我發現當我一忙起來,我沒辦法真的去做瑣碎流水帳的時間記錄,我不可能有時間去把做過的每一件大小事都分類整理,於是遺漏了幾次沒有記錄、懶惰了幾次沒有記錄後,也就慢慢的疏於記錄。

這樣可不行,有沒有什麼方法可以滿足認識自己具體時間運用的目的,但是又可以輕鬆做到、不干擾工作本身呢?於是我決定使用「番茄鐘工作法」來試試看。



  • 我的番茄鐘工作流程與工具
是的,大家應該看到我這裡其實做了一個「小小的轉換」。

番茄鐘工作法的本意是透過倒數計時的鬧鐘來讓自己保持專注,不過我這裡小小轉換成認識自己時間使用情形。而我使用的軟體則是 Android 上的一款免費 App :「發條番茄鐘」。

我的使用流程如下:

開啟「發條番茄鐘」後,我先進入設定裡,在「行為」中勾選「自動繼續」,這個的意思是啟動時間倒數後,就讓番茄鐘自己不斷循環,我不用在工作途中「分心」去照顧時鐘。

發條番茄鐘-03


當我一天準備開始進行一個真正的工作任務時,我就按下「發條番茄鐘」的開始倒數計時按鈕,接著發條番茄鐘就會每個 25 分鐘提醒我一次(震動或鈴聲),但也會自動繼續循環下去,直到我完成工作,按下停止。

「發條番茄鐘」主畫面左上方有一個週曆記錄,我可以在記錄中看到自己今天「吃掉幾顆番茄(進行了幾次時間循環)」,以及在哪些時段裡有專注在工作上?在哪些時候沒有進入工作狀態?

因為操作很簡單,所以可以持續做到。

不過,這裡有一個重點:「開始工作」和「開始執行任務」不同,很多人覺得坐在辦公桌前打開電腦就是開始工作,但真正應該關注的是「開始執行待辦清單上的重要任務」,我會讓自己只有執行後者時才按下番茄鐘按鈕。
發條番茄鐘-05發條番茄鐘-06


記錄的過程很簡單,但是每天、每週回顧時,可以看到很清楚的個人時間運用情形,在我的發條番茄鐘上,可以看到某個禮拜一早上似乎沒有進入工作狀態,或是看到某個禮拜一下午沒有執行重要工作,似乎禮拜一是我的一個罩門,那麼這就是可以改進的地方。

只有這樣具體的紀錄,才能找出提昇工作效率與時間管理的關鍵點。

發條番茄鐘-07發條番茄鐘-08



  • 番茄鐘工作法對我來說的好處
這裡講的其實已經不是原始的番茄鐘工作法,而是我利用發條番茄鐘進行的個人時間運用記錄,可以有哪些對我來說的優點?

1.反省:
就像前面所說的,我會去回顧每週的時間記錄表,可以很清楚看到某一週是不是中午都因為休息而讓下午進入工作狀態的時間變長,這能很具體直接的找出需要修正的工作時間運用問題點。

2.獎勵:
從番茄鐘的時間記錄表中,也可以很清楚的看到某些天裡吃下非常多顆連續的番茄,無論是完成了什麼任務,總之是「善用了時間」,而這可以帶給我很大的正向鼓勵,讓我覺得這一天沒有白過。只要多多累積這樣自己給自己的正向鼓勵,就能更願意去刺激自己善用時間。

3.提醒:
發條番茄鐘啟動後,每隔 25 分鐘就會提醒我已經吃掉一顆番茄(完成一個循環),雖然我沒有刻意要利用這個方法讓自己保持工作專注,但其實卻有很不錯的提醒效果。有時候工作到一半難免分心,但還好有這 25 分鐘一次的震動或鈴聲提醒,會讓我即時發現自己「偏離重要工作」了,於是可以趕緊回到正確的工作軌道上。

4.短期正向時間壓力:
當真正需要衝刺時,例如下午必須交稿,這時候番茄鐘的 25 分鐘提醒可以帶來正向壓力,因為 25 分鐘會有一次提醒,我就會告訴自己試試看這 25 分鐘內我能夠做到多大的工作成多?
這是一個有趣的課題,如果我設想兩個小時內我能做到什麼?和我設想四次的25分鐘衝刺我能做到什麼?哪一個最後的成果會比較多、比較好呢?我自己的經驗常常是後面這個。



  • 小結:
這就是我目前長期利用「番茄鐘工作法」的真正實情,它對我真的很有幫助,但最有幫助的關鍵卻不是它原本的理論用法,而是透過和我實際情形相結合後,發展出來的透過記錄時間來認識自己、督促自己的用途。
雖然都是同一個軟體、同一種方法,但我們永遠可以依據自己的需求去調整,畢竟真正使用軟體的是人。
希望我自己真實經驗的心得分享,對大家有所幫助,或能引發一些思考,也歡迎大家留言繼續討論。

6 則留言 :

  1. 写的很好!一直在用番茄时间的方法,但是缺少总结。有时觉得并不是那么管用。
    Android系统有个内置的倒计时时钟,设置为25分钟就OK了。但是缺乏总结,可能并不能真正看到你自己。
    还是那样,「了解自己」很重要!
    谢谢分享!

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  2. 請問可以同時記錄自己是在做哪一件工作嗎? 或者哪一個 App 可以呢?
    用過幾個您介紹的工作紀錄記時 App , 我發現當我工作忙起來時,真的會忘記去開始或按結束.. 結果有記等於沒記. 如果 25 分鐘一開始可以讓我記錄我現在要做的工作內容, 再按開始, 25 分鐘到時如果繼續就不用再寫, 或是 25 分鐘到, 就像有個提醒我就按中止, 就不必分開用 2 個 App 或工具來記. 不知有無這種功能?

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    1. 異塵推薦的那款蕃茄鐘app,現在已經支援foogle tasks

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  3. 行者,请问在iOS上,哪款应用跟这个比较类似呢?

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