幫助我完成 2014 所有任務的 10 條高效率工作法則

今年可以說是我個人生命歷程中非常充實的一年,完成了兩本個人的專書:《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》、《Evernote超效率數位筆記術【Best技巧提升版】:如果我當初這樣做筆記就好了》,以及我的正職工作上許多個專案任務。在部落格上也持續堅持自己的寫作原則並創作不綴。而在生活中,我籌辦了自己的婚禮、完成了多次長途旅行,並且進入了全新的家庭生活管理。

年終回顧,或許覺得回憶甜美,外人看來,或許覺得十分充實。

但是不得不承認的是,在那每一個工作、生活專案的當下,挫折、難關、意外、洩氣、倦怠,這些人生的起起伏伏都是很正常的,我們或許無法知道彼此的難處,但每個人只要回頭想想自己的生活、自己的工作,就會發現,這些挑戰我們都似曾相似。

我很開心自己度過了那些專案任務一定會出現的障礙,或許沒有完成曠世鉅作、不一定造就比別人更成功的人生,但起碼自己跟自己挑戰,我們都走過來了,也完成了自己的成長。




所以,我想要整理自己 2014 年在電腦玩物寫下來的多篇「反思」,這些反思通常不是沒來由,而是我在面對很多難題時,重新思考,於是獲得的新收穫,對我來說一次一次的改進了我的工作方法與生活觀念,也希望這樣的整理會對大家有所啟發。






我很擔心大家只是把電腦玩物當作挑選好工具的資料庫(延伸閱讀:事實上,我認為你不能依靠任何數位、網路工具)。

羅列工具的所有功能,把工具的優點、缺點拿出來條列式比較,我們通常還是無法挑到好工具,因為最關鍵的方法,應該是首先「找到自己的需要」。

當我們不知道自己最需要什麼,當我們不知道自己想要解決什麼問題時,我們不可能找到好工具,因為當你不知道敵人的攻擊是什麼時,怎麼挑選回擊的武器?

同樣的,如果在專案研究上只是不斷的收集資料,在解決問題時只是不斷的發想辦法,然後不斷的比較、比較、再比較,這樣永遠無法找到最好的解答,甚至可能讓自己陷入愈來愈拖延、愈來愈繁雜的迷宮,因為我們沒有先思考:「自己到底需要什麼」。





一個工具功能再好,如果放在錯誤的流程中,很有可能打亂了自己的節奏,甚至最後你會覺得工具怎麼傷害了自己的效率?例如雲端同步工作很方便,於是我開始認為自己可以在家裡工作,然後把家裡的時間也算在自己可以運用的工作時間上,結果上班偷懶,回家趕工?

所以要如何讓自己更有工作效率、更有生活品質,我會先去建立「我的工作流程」,例如什麼事情應該利用零碎時間執行什麼任務不要在早上才做

有了一套有效的工作流程後,我才去想要把工具放在什麼位置上,我才知道要把哪些問題、哪些任務放在什麼時候去完成。

避免有什麼做什麼的隨興工作方式,「即時」在數位工具上看起來是個強大功能,但是把「即時」放入工作情境卻常常是傷害效率的元凶(延伸閱讀:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率 )。





知道自己需要什麼、建立自己的工作流程,看起來好像事情都上軌道了,但是真正開跑後,即使什麼任務都排程得好好的,但是為什麼我們就是沒辦法依照自己的計劃工作呢?

這時候,我們常常會想要採取「閉關修練」的方式,想要讓自己專心在目前的工作上。然而,更多時候我們發現,閉關也一樣無法隔絕干擾,因為真正的干擾來自於自己的心中。

「專注力」是大家都想要獲得的能力,但這個「能力」不一定是要透過訓練自己的精神力來獲得的,有時候其實是「改變自己做事情的順序」,就能獲得我們需要的專注力。

也就是我們在第二條法則裡還沒有修練成精的地方:最佳化自己的第一步行動,一個正確的第一步行動設計,可以讓我們更容易投入任務,並且讓我們保持進展。





除了要能專注在自己擬定的計畫之外,還有一個很重要的條件,那就是我們的計畫必須是「有效」的計畫,有效的計劃說穿了就是做得到的計畫。

我有很多夢想,但我知道不可能一次就到達夢想的頂端,我必須依靠一個一個計畫的實現,慢慢的爬上夢想的高塔。

那麼要怎麼設計一個有效的計畫呢?這篇文章是我從一款瘦身 App 裡,領悟到的讓挑戰真的可以被自己達成的方法。





然而,如果說我們對什麼工作都要求成績,那麼這樣的工作一定很無趣,這樣的人生一定缺乏刺激,甚至這樣可能還會讓我們愈來愈沒有生產力。

我覺得對我自己幫助很大的是,我常常會把很多白日夢,或是胡思亂想,或是看一些不相關的書籍、電影、文章產生的雜亂心得,全部「累積」起來。

這樣的累積有其意義,或許對當下工作沒有幫助,但常常在未來某一次的任務中,之前看過的某本書裡的某個想法成為新的啟發;或是把某幾個不同時間想到的點子相連,產生了一個新的計畫靈感。

要保持高生產力,就不能只是在意一件事情的產值,更多時候我們應該去觀察、思考整個生活、整個人生,因為下一次成長的動力、一次一次新的創意,通常來自於這些意外的領悟。





瑣事和工作的細節不同,工作的細節是指我要完成一件精美產品必須注意那 0.001 的微小差距,追求精準與細膩,這不是瑣事,只是工作過程的專注與仔細。

那什麼是瑣事呢?瑣事是指那些老闆臨時添加的任務、對產品影響極小但被要求要去做的步驟、一些很制式為了團隊運作的行政流程。

做好所有的細節,那麼工作會趨近完美。做好所有的瑣事,反而愈容易導致工作失敗。因為你會發現自己很忙,但怎麼到頭來都是瞎忙?

尤其在我們自以為建立完美計畫、面面俱到計畫時,最好要能有所警覺,重新查看自己繁複的計劃,這裡面是不是有 80% 讓我們可能很忙,卻忙得沒有著力點的瑣事。





就算感覺自己萬事俱備,但在真正的執行過程中,遇到各種意外挫折也是難免的,尤其我們自己的能力確實都會有所限制,大多數人都不夠好,我們要怎麼面對自己的缺點,處理自己的失敗呢?

即使在茫然沒有頭緒的時候,即使在剛剛遭遇重大失誤之後,我會執行三個步驟來讓自己重新出發:我還沒那麼糟!做三個數位步驟讓我面對自己重新出發 。

而只要能夠繼續出發上路,或許還離終點很遠,或許也真的還沒找到新的方向,但只要有所行動,那麼就不會鑽牛角尖去想自己到底好或不好,有所行動就能保持進展,保持成長,並且可以看到新的機會。





每個人的時間都有限,你應該問不到有人會說自己的時間多到用不完。於是很多時候我們就會開始擠壓自己的時間,想要在短短時間內排入更多工作,彷彿時間可以像牙膏一樣,擠一擠又多出了一些。

但這可能是時間管理上最容易破壞生產力的方法!

當我們面對有限的時間時,時間是不可能改變的定量,所以我們唯一要去思考的,應該是回到我們的工作安排、任務目標,重新調整我們的工作方法,這才是在有限時間保持高生產力的法則。

另外,愈不夠用的時間下,我們愈要懂得保有自己的神聖時間(延伸閱讀:通勤族時間更多,每天三小時神聖時間幫我完成更多事),安排可以完全屬於自己自由運用的時間區段,可以讓有限時間發揮更大價值。





電腦玩物上無論談工作、談生活、談旅行,常常都念茲在茲「效率」兩個字,但「效率」對我來說的意義不是什麼事情都要快、都要急、都要馬上完成,除了速度外,效果如何也是很重要的考量。

而所謂的效果,就像前面第 4、5 點所說的,不一定代表產值、分數或什麼成績,而是代表我完成了我現在可以做到的事情。

真正的效率,可以保留餘裕,有了餘裕,我們就是一塊可以吸收更多東西的海綿,我們也會因為不斷吸收而讓人生更飽實。但是如果沒有餘裕,變成一塊磚頭,雖然看似堅硬,卻很容易碎裂。





就像我文章一開頭所說的,所有事後的反省,尤其對於成功的事情的反省,總很容易讓事情看起來意外的簡單?

然而,執行過程的枯燥,必須花費的大量時間累積,還有需要克服的一個一個挫折與低潮,這些或許不一定是什麼大難關,卻會一次一次打擊我們的心智,而讓我們愈來愈卻步。

所以如果要總結我在 2014 年完成了許多任務中,體會了什麼時間管理或高效率工作的最核心法則?那麼或許我會說,事情永遠沒有你想像的那麼簡單,但是成功的秘訣不在找到成功的方法,而是我們如何度過那些黑暗時期的法門,做好那些看似進展緩慢的基本功。

經過了一整個 2014 年,希望各位讀者也跟著電腦玩物一起有所成長,讓我們明年繼續彼此激盪前進吧!

留言

  1. 期待新的一年裡電腦玩物的文章!

    回覆刪除
  2. 站長的文章對我來說早已不只是軟體的選擇而已,而是是徹底改變我的工作習慣,我也默默收藏了每一本站長的書,未來的一年還是期待站長分享工作與生活的各種心得喔

    回覆刪除
    回覆
    1. 感謝你的支持,明年我們也一起加油^^

      刪除
  3. http://www.books.com.tw/products/0010542823
    改變人生的由右向左筆記術

    筆記寫久了,每天所累積的,
    就是一個一個的點,最後連結起來變成一個線,
    甚至變成面,會很驚人的,
    第五點或許esor看完這本書或許會更有體會。
    非常建議去借看看或買來看

    回覆刪除
  4. 親愛的站長:
    非常感恩您的分享,每天上電腦玩物已經是我生活的習慣,晚上回家總是期待看到今天發表的新文章,探索許多未曾做過的嘗試,很感恩您親身實踐後的種種體會,難以想像在這麼繁忙的工作、家庭等一切計劃中,還可以每天產出一篇以上的文章,這讓我更相信您種種提升行動力的方案!
    感恩您,祝新年快樂!:)

    回覆刪除
  5. 站長說得好,也祝你羊年行大運

    回覆刪除
  6. Sample Assignment provides an all-year long assignment help Adelaide While providing the academic aid, we foresee ourselves to be known as the chosen one academic consultants like Nursing, IT, Law, Marketing, Economics, Accounting, Statistics, etc. are some of the subjects to name that we cater to the Australian students in. We were recently recognised as the most reliable and dependable statistics assignment helpservice, and also voted as the Numero Uno assignment provider for the past two years. The academic assignment makerhave been using their past experience and knowledge in order to supply the students with HD grade assignments including dissertations, essays, thesis, reports, journals, reflections, case study analysis, etc. There are many companies in the industry which functioning at skyrocketed prices. Be it accounting assignment help, marketing assignment help, java assignment help, taxation assignment help; we proffer our expert guidance in all of the assignments.

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

Amazon Kindle 繁體中文電子書的購買、筆記與匯出書摘教學

Google 智慧鏡頭 AR 翻譯英日文票券菜單,大勝 Google 翻譯

上班族如何養成閱讀習慣?我會這樣挑書、讀書與做學習筆記

十年磨劍,新書出鞘:《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》

克服拖延 5 個進階步驟,以養成閱讀學習等生活習慣為例