幫助我完成 2014 所有任務的 10 條高效率工作法則

今年可以說是我個人生命歷程中非常充實的一年，完成了兩本個人的專書：《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作流程》、《Evernote超效率數位筆記術【Best技巧提升版】：如果我當初這樣做筆記就好了》，以及我的正職工作上許多個專案任務。在部落格上也持續堅持自己的寫作原則並創作不綴。而在生活中，我籌辦了自己的婚禮、完成了多次長途旅行，並且進入了全新的家庭生活管理。

年終回顧，或許覺得回憶甜美，外人看來，或許覺得十分充實。

但是不得不承認的是，在那每一個工作、生活專案的當下，挫折、難關、意外、洩氣、倦怠，這些人生的起起伏伏都是很正常的，我們或許無法知道彼此的難處，但每個人只要回頭想想自己的生活、自己的工作，就會發現，這些挑戰我們都似曾相似。

我很開心自己度過了那些專案任務一定會出現的障礙，或許沒有完成曠世鉅作、不一定造就比別人更成功的人生，但起碼自己跟自己挑戰，我們都走過來了，也完成了自己的成長。




所以，我想要整理自己 2014 年在電腦玩物寫下來的多篇「反思」，這些反思通常不是沒來由，而是我在面對很多難題時，重新思考，於是獲得的新收穫，對我來說一次一次的改進了我的工作方法與生活觀念，也希望這樣的整理會對大家有所啟發。

• 1. 首先思考自己的需要：取代？取捨？像趨勢新聞一樣思考可能害了工作效率

我很擔心大家只是把電腦玩物當作挑選好工具的資料庫（延伸閱讀：事實上，我認為你不能依靠任何數位、網路工具）。

羅列工具的所有功能，把工具的優點、缺點拿出來條列式比較，我們通常還是無法挑到好工具，因為最關鍵的方法，應該是首先「找到自己的需要」。

當我們不知道自己最需要什麼，當我們不知道自己想要解決什麼問題時，我們不可能找到好工具，因為當你不知道敵人的攻擊是什麼時，怎麼挑選回擊的武器？

同樣的，如果在專案研究上只是不斷的收集資料，在解決問題時只是不斷的發想辦法，然後不斷的比較、比較、再比較，這樣永遠無法找到最好的解答，甚至可能讓自己陷入愈來愈拖延、愈來愈繁雜的迷宮，因為我們沒有先思考：「自己到底需要什麼」。

• 2. 建立一套自己的流程：已讀不回才好！不要養成這些被科技寵壞的工作習慣

一個工具功能再好，如果放在錯誤的流程中，很有可能打亂了自己的節奏，甚至最後你會覺得工具怎麼傷害了自己的效率？例如雲端同步工作很方便，於是我開始認為自己可以在家裡工作，然後把家裡的時間也算在自己可以運用的工作時間上，結果上班偷懶，回家趕工？

所以要如何讓自己更有工作效率、更有生活品質，我會先去建立「我的工作流程」，例如什麼事情應該利用零碎時間執行、什麼任務不要在早上才做。

有了一套有效的工作流程後，我才去想要把工具放在什麼位置上，我才知道要把哪些問題、哪些任務放在什麼時候去完成。

避免有什麼做什麼的隨興工作方式，「即時」在數位工具上看起來是個強大功能，但是把「即時」放入工作情境卻常常是傷害效率的元凶（延伸閱讀：我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 ）。

• 3. 讓自己專注的第一步：為什麼隔離干擾也不會讓你專心？關於專注的5個思考

知道自己需要什麼、建立自己的工作流程，看起來好像事情都上軌道了，但是真正開跑後，即使什麼任務都排程得好好的，但是為什麼我們就是沒辦法依照自己的計劃工作呢？

這時候，我們常常會想要採取「閉關修練」的方式，想要讓自己專心在目前的工作上。然而，更多時候我們發現，閉關也一樣無法隔絕干擾，因為真正的干擾來自於自己的心中。

「專注力」是大家都想要獲得的能力，但這個「能力」不一定是要透過訓練自己的精神力來獲得的，有時候其實是「改變自己做事情的順序」，就能獲得我們需要的專注力。

也就是我們在第二條法則裡還沒有修練成精的地方：最佳化自己的第一步行動，一個正確的第一步行動設計，可以讓我們更容易投入任務，並且讓我們保持進展。

• 4. 讓現在的自己做得到：如何有效？我從這款瘦身App 領悟的把事情做到的訣竅

除了要能專注在自己擬定的計畫之外，還有一個很重要的條件，那就是我們的計畫必須是「有效」的計畫，有效的計劃說穿了就是做得到的計畫。

我有很多夢想，但我知道不可能一次就到達夢想的頂端，我必須依靠一個一個計畫的實現，慢慢的爬上夢想的高塔。

那麼要怎麼設計一個有效的計畫呢？這篇文章是我從一款瘦身 App 裡，領悟到的讓挑戰真的可以被自己達成的方法。

• 5. 高生產力不能只在意產值：把這 10 件「不重要的事情」寫進筆記，讓人生更有動力

然而，如果說我們對什麼工作都要求成績，那麼這樣的工作一定很無趣，這樣的人生一定缺乏刺激，甚至這樣可能還會讓我們愈來愈沒有生產力。

我覺得對我自己幫助很大的是，我常常會把很多白日夢，或是胡思亂想，或是看一些不相關的書籍、電影、文章產生的雜亂心得，全部「累積」起來。

這樣的累積有其意義，或許對當下工作沒有幫助，但常常在未來某一次的任務中，之前看過的某本書裡的某個想法成為新的啟發；或是把某幾個不同時間想到的點子相連，產生了一個新的計畫靈感。

要保持高生產力，就不能只是在意一件事情的產值，更多時候我們應該去觀察、思考整個生活、整個人生，因為下一次成長的動力、一次一次新的創意，通常來自於這些意外的領悟。

• 6. 區分細節與瑣事的不同：把瑣事管理好？專案做到死也做不好 

瑣事和工作的細節不同，工作的細節是指我要完成一件精美產品必須注意那 0.001 的微小差距，追求精準與細膩，這不是瑣事，只是工作過程的專注與仔細。

那什麼是瑣事呢？瑣事是指那些老闆臨時添加的任務、對產品影響極小但被要求要去做的步驟、一些很制式為了團隊運作的行政流程。

做好所有的細節，那麼工作會趨近完美。做好所有的瑣事，反而愈容易導致工作失敗。因為你會發現自己很忙，但怎麼到頭來都是瞎忙？

尤其在我們自以為建立完美計畫、面面俱到計畫時，最好要能有所警覺，重新查看自己繁複的計劃，這裡面是不是有 80% 讓我們可能很忙，卻忙得沒有著力點的瑣事。

• 7. 如何面對不夠好的自己？跑在半路上也不錯，堅持的技巧就是保持「正在行動」

就算感覺自己萬事俱備，但在真正的執行過程中，遇到各種意外挫折也是難免的，尤其我們自己的能力確實都會有所限制，大多數人都不夠好，我們要怎麼面對自己的缺點，處理自己的失敗呢？

即使在茫然沒有頭緒的時候，即使在剛剛遭遇重大失誤之後，我會執行三個步驟來讓自己重新出發：我還沒那麼糟！做三個數位步驟讓我面對自己重新出發 。

而只要能夠繼續出發上路，或許還離終點很遠，或許也真的還沒找到新的方向，但只要有所行動，那麼就不會鑽牛角尖去想自己到底好或不好，有所行動就能保持進展，保持成長，並且可以看到新的機會。

• 8. 如何面對有限的時間？時間千萬不要擠！真正幫你保持高生產力的三大法則 

每個人的時間都有限，你應該問不到有人會說自己的時間多到用不完。於是很多時候我們就會開始擠壓自己的時間，想要在短短時間內排入更多工作，彷彿時間可以像牙膏一樣，擠一擠又多出了一些。

但這可能是時間管理上最容易破壞生產力的方法！

當我們面對有限的時間時，時間是不可能改變的定量，所以我們唯一要去思考的，應該是回到我們的工作安排、任務目標，重新調整我們的工作方法，這才是在有限時間保持高生產力的法則。

另外，愈不夠用的時間下，我們愈要懂得保有自己的神聖時間（延伸閱讀：通勤族時間更多，每天三小時神聖時間幫我完成更多事），安排可以完全屬於自己自由運用的時間區段，可以讓有限時間發揮更大價值。

• 9. 對於效率的反思：PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學

電腦玩物上無論談工作、談生活、談旅行，常常都念茲在茲「效率」兩個字，但「效率」對我來說的意義不是什麼事情都要快、都要急、都要馬上完成，除了速度外，效果如何也是很重要的考量。

而所謂的效果，就像前面第 4、5 點所說的，不一定代表產值、分數或什麼成績，而是代表我完成了我現在可以做到的事情。

真正的效率，可以保留餘裕，有了餘裕，我們就是一塊可以吸收更多東西的海綿，我們也會因為不斷吸收而讓人生更飽實。但是如果沒有餘裕，變成一塊磚頭，雖然看似堅硬，卻很容易碎裂。

• 10.事情永遠沒有你想像的那麼簡單，但是......：不會靈光一現的東西正是靈感，生產好點子的五個方法 

就像我文章一開頭所說的，所有事後的反省，尤其對於成功的事情的反省，總很容易讓事情看起來意外的簡單？

然而，執行過程的枯燥，必須花費的大量時間累積，還有需要克服的一個一個挫折與低潮，這些或許不一定是什麼大難關，卻會一次一次打擊我們的心智，而讓我們愈來愈卻步。

所以如果要總結我在 2014 年完成了許多任務中，體會了什麼時間管理或高效率工作的最核心法則？那麼或許我會說，事情永遠沒有你想像的那麼簡單，但是成功的秘訣不在找到成功的方法，而是我們如何度過那些黑暗時期的法門，做好那些看似進展緩慢的基本功。

經過了一整個 2014 年，希望各位讀者也跟著電腦玩物一起有所成長，讓我們明年繼續彼此激盪前進吧！

• 轉貼本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結：幫助我完成 2014 所有任務的 10 條高效率工作法則