2014年12月30日 星期二

幫助我完成 2014 所有任務的 10 條高效率工作法則

今年可以說是我個人生命歷程中非常充實的一年,完成了兩本個人的專書:《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》、《Evernote超效率數位筆記術【Best技巧提升版】:如果我當初這樣做筆記就好了》,以及我的正職工作上許多個專案任務。在部落格上也持續堅持自己的寫作原則並創作不綴。而在生活中,我籌辦了自己的婚禮、完成了多次長途旅行,並且進入了全新的家庭生活管理。

年終回顧,或許覺得回憶甜美,外人看來,或許覺得十分充實。

但是不得不承認的是,在那每一個工作、生活專案的當下,挫折、難關、意外、洩氣、倦怠,這些人生的起起伏伏都是很正常的,我們或許無法知道彼此的難處,但每個人只要回頭想想自己的生活、自己的工作,就會發現,這些挑戰我們都似曾相似。

我很開心自己度過了那些專案任務一定會出現的障礙,或許沒有完成曠世鉅作、不一定造就比別人更成功的人生,但起碼自己跟自己挑戰,我們都走過來了,也完成了自己的成長。




所以,我想要整理自己 2014 年在電腦玩物寫下來的多篇「反思」,這些反思通常不是沒來由,而是我在面對很多難題時,重新思考,於是獲得的新收穫,對我來說一次一次的改進了我的工作方法與生活觀念,也希望這樣的整理會對大家有所啟發。






我很擔心大家只是把電腦玩物當作挑選好工具的資料庫(延伸閱讀:事實上,我認為你不能依靠任何數位、網路工具)。

羅列工具的所有功能,把工具的優點、缺點拿出來條列式比較,我們通常還是無法挑到好工具,因為最關鍵的方法,應該是首先「找到自己的需要」。

當我們不知道自己最需要什麼,當我們不知道自己想要解決什麼問題時,我們不可能找到好工具,因為當你不知道敵人的攻擊是什麼時,怎麼挑選回擊的武器?

同樣的,如果在專案研究上只是不斷的收集資料,在解決問題時只是不斷的發想辦法,然後不斷的比較、比較、再比較,這樣永遠無法找到最好的解答,甚至可能讓自己陷入愈來愈拖延、愈來愈繁雜的迷宮,因為我們沒有先思考:「自己到底需要什麼」。





一個工具功能再好,如果放在錯誤的流程中,很有可能打亂了自己的節奏,甚至最後你會覺得工具怎麼傷害了自己的效率?例如雲端同步工作很方便,於是我開始認為自己可以在家裡工作,然後把家裡的時間也算在自己可以運用的工作時間上,結果上班偷懶,回家趕工?

所以要如何讓自己更有工作效率、更有生活品質,我會先去建立「我的工作流程」,例如什麼事情應該利用零碎時間執行什麼任務不要在早上才做

有了一套有效的工作流程後,我才去想要把工具放在什麼位置上,我才知道要把哪些問題、哪些任務放在什麼時候去完成。

避免有什麼做什麼的隨興工作方式,「即時」在數位工具上看起來是個強大功能,但是把「即時」放入工作情境卻常常是傷害效率的元凶(延伸閱讀:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率 )。





知道自己需要什麼、建立自己的工作流程,看起來好像事情都上軌道了,但是真正開跑後,即使什麼任務都排程得好好的,但是為什麼我們就是沒辦法依照自己的計劃工作呢?

這時候,我們常常會想要採取「閉關修練」的方式,想要讓自己專心在目前的工作上。然而,更多時候我們發現,閉關也一樣無法隔絕干擾,因為真正的干擾來自於自己的心中。

「專注力」是大家都想要獲得的能力,但這個「能力」不一定是要透過訓練自己的精神力來獲得的,有時候其實是「改變自己做事情的順序」,就能獲得我們需要的專注力。

也就是我們在第二條法則裡還沒有修練成精的地方:最佳化自己的第一步行動,一個正確的第一步行動設計,可以讓我們更容易投入任務,並且讓我們保持進展。





除了要能專注在自己擬定的計畫之外,還有一個很重要的條件,那就是我們的計畫必須是「有效」的計畫,有效的計劃說穿了就是做得到的計畫。

我有很多夢想,但我知道不可能一次就到達夢想的頂端,我必須依靠一個一個計畫的實現,慢慢的爬上夢想的高塔。

那麼要怎麼設計一個有效的計畫呢?這篇文章是我從一款瘦身 App 裡,領悟到的讓挑戰真的可以被自己達成的方法。





然而,如果說我們對什麼工作都要求成績,那麼這樣的工作一定很無趣,這樣的人生一定缺乏刺激,甚至這樣可能還會讓我們愈來愈沒有生產力。

我覺得對我自己幫助很大的是,我常常會把很多白日夢,或是胡思亂想,或是看一些不相關的書籍、電影、文章產生的雜亂心得,全部「累積」起來。

這樣的累積有其意義,或許對當下工作沒有幫助,但常常在未來某一次的任務中,之前看過的某本書裡的某個想法成為新的啟發;或是把某幾個不同時間想到的點子相連,產生了一個新的計畫靈感。

要保持高生產力,就不能只是在意一件事情的產值,更多時候我們應該去觀察、思考整個生活、整個人生,因為下一次成長的動力、一次一次新的創意,通常來自於這些意外的領悟。





瑣事和工作的細節不同,工作的細節是指我要完成一件精美產品必須注意那 0.001 的微小差距,追求精準與細膩,這不是瑣事,只是工作過程的專注與仔細。

那什麼是瑣事呢?瑣事是指那些老闆臨時添加的任務、對產品影響極小但被要求要去做的步驟、一些很制式為了團隊運作的行政流程。

做好所有的細節,那麼工作會趨近完美。做好所有的瑣事,反而愈容易導致工作失敗。因為你會發現自己很忙,但怎麼到頭來都是瞎忙?

尤其在我們自以為建立完美計畫、面面俱到計畫時,最好要能有所警覺,重新查看自己繁複的計劃,這裡面是不是有 80% 讓我們可能很忙,卻忙得沒有著力點的瑣事。





就算感覺自己萬事俱備,但在真正的執行過程中,遇到各種意外挫折也是難免的,尤其我們自己的能力確實都會有所限制,大多數人都不夠好,我們要怎麼面對自己的缺點,處理自己的失敗呢?

即使在茫然沒有頭緒的時候,即使在剛剛遭遇重大失誤之後,我會執行三個步驟來讓自己重新出發:我還沒那麼糟!做三個數位步驟讓我面對自己重新出發 。

而只要能夠繼續出發上路,或許還離終點很遠,或許也真的還沒找到新的方向,但只要有所行動,那麼就不會鑽牛角尖去想自己到底好或不好,有所行動就能保持進展,保持成長,並且可以看到新的機會。





每個人的時間都有限,你應該問不到有人會說自己的時間多到用不完。於是很多時候我們就會開始擠壓自己的時間,想要在短短時間內排入更多工作,彷彿時間可以像牙膏一樣,擠一擠又多出了一些。

但這可能是時間管理上最容易破壞生產力的方法!

當我們面對有限的時間時,時間是不可能改變的定量,所以我們唯一要去思考的,應該是回到我們的工作安排、任務目標,重新調整我們的工作方法,這才是在有限時間保持高生產力的法則。

另外,愈不夠用的時間下,我們愈要懂得保有自己的神聖時間(延伸閱讀:通勤族時間更多,每天三小時神聖時間幫我完成更多事),安排可以完全屬於自己自由運用的時間區段,可以讓有限時間發揮更大價值。





電腦玩物上無論談工作、談生活、談旅行,常常都念茲在茲「效率」兩個字,但「效率」對我來說的意義不是什麼事情都要快、都要急、都要馬上完成,除了速度外,效果如何也是很重要的考量。

而所謂的效果,就像前面第 4、5 點所說的,不一定代表產值、分數或什麼成績,而是代表我完成了我現在可以做到的事情。

真正的效率,可以保留餘裕,有了餘裕,我們就是一塊可以吸收更多東西的海綿,我們也會因為不斷吸收而讓人生更飽實。但是如果沒有餘裕,變成一塊磚頭,雖然看似堅硬,卻很容易碎裂。





就像我文章一開頭所說的,所有事後的反省,尤其對於成功的事情的反省,總很容易讓事情看起來意外的簡單?

然而,執行過程的枯燥,必須花費的大量時間累積,還有需要克服的一個一個挫折與低潮,這些或許不一定是什麼大難關,卻會一次一次打擊我們的心智,而讓我們愈來愈卻步。

所以如果要總結我在 2014 年完成了許多任務中,體會了什麼時間管理或高效率工作的最核心法則?那麼或許我會說,事情永遠沒有你想像的那麼簡單,但是成功的秘訣不在找到成功的方法,而是我們如何度過那些黑暗時期的法門,做好那些看似進展緩慢的基本功。

經過了一整個 2014 年,希望各位讀者也跟著電腦玩物一起有所成長,讓我們明年繼續彼此激盪前進吧!

10 則留言 :

  1. 期待新的一年裡電腦玩物的文章!

    回覆刪除
  2. 站長的文章對我來說早已不只是軟體的選擇而已,而是是徹底改變我的工作習慣,我也默默收藏了每一本站長的書,未來的一年還是期待站長分享工作與生活的各種心得喔

    回覆刪除
    回覆
    1. 感謝你的支持,明年我們也一起加油^^

      刪除
  3. http://www.books.com.tw/products/0010542823
    改變人生的由右向左筆記術

    筆記寫久了,每天所累積的,
    就是一個一個的點,最後連結起來變成一個線,
    甚至變成面,會很驚人的,
    第五點或許esor看完這本書或許會更有體會。
    非常建議去借看看或買來看

    回覆刪除
  4. 親愛的站長:
    非常感恩您的分享,每天上電腦玩物已經是我生活的習慣,晚上回家總是期待看到今天發表的新文章,探索許多未曾做過的嘗試,很感恩您親身實踐後的種種體會,難以想像在這麼繁忙的工作、家庭等一切計劃中,還可以每天產出一篇以上的文章,這讓我更相信您種種提升行動力的方案!
    感恩您,祝新年快樂!:)

    回覆刪除
  5. 站長說得好,也祝你羊年行大運

    回覆刪除

相關文章: