2014年8月10日 星期日

取代?取捨?像趨勢新聞一樣思考可能害了工作效率

「取代」,那是趨勢報導講的話,AA潮流要取代BB潮流,AA產品要取代BB產品,彷彿前者就是好過後者。

「取捨」,則是工作思考者講的話,AA潮流帶來的新可能性讓我們值得放棄BB潮流的習慣性,AA產品產生的新作法值得讓我們捨棄BB產品的優點。

「取代」,那是工具本位的講法,科技新聞的最愛,好像有一個更好的工具要換掉變得不好的原本工具。

「取捨」,則是使用者本位的說法,在兩種工具之間我選擇取他的優點而捨你的優點,我接受他的缺點而不能接受你的缺點,但是我思考的不是工具好壞,而是使用者我的選擇。

當我們在思考一個個人工作方法的更新,當我們在練習一個個人習慣的訓練,當我們在嘗試挑選一個「我們希望它更好用」的工具時,我們應該思考的是「取捨」,而不是思考「取代」,「取捨的思考」讓我們真的找到適合自己本位的方法,「取代的期望」則會陷入隨趨勢之波、逐風潮之流的危險。




前面也有幾篇我談到一些主流思考可能傷害工作效率的文章,歡迎一起參考:




  • 選擇他不是討厭你,只是一種取捨

那一天,有幸和我常常閱讀其文章的「專案管理生活思維」兩位作者見面,我們聊到了彼此使用什麼待辦工具來管理時間、排程任務。有趣的是我們對於所謂的時間管理方法有大方向上的一致性,但是我們三個人卻使用三種不同的工具。

我們之中第一位使用 Remember The Milk, 因為它 GTD 化簡潔順暢的工作流,加上對於任務重要性、專案性的管理,以及對於瑣事因時制宜的提醒把握。

我們之中第二位使用 Google 日曆加上 Google 工作表,雖然他覺得 Google 工作表太陽春,可是當行程與任務統一在一個時間軸上查看時,工作可以有更統一的管理。

我們之中第三位使用 Evernote, 雖然他認為少了行事曆的概觀,也少了簡潔的工作流,可是當資料庫、行動任務與時間提醒融為一體時,他可以打造單一有效的工作平台。

在這裡有人覺得哪個工具應該取代哪個工具嗎?沒有,當大家用一樣的工作哲學,講出不一樣的愛用工具時,這背後的意義就是「取捨」。




  • 但是,要取你真正的需要,要捨你可能的不需要

之前常常和朋友談論筆記方法時,聊到底紙筆好?還是數位好?如果用取代的思維去討論,那這個議題永遠沒完沒了,因為容不下另外一種可能性的答案。但是如果用「取捨」的思維去探討,雖然不能說一定找到正確答案,但可以讓討論更有建設性。

當朋友說紙筆手帳比較好時,我要問你覺得自己最需要什麼,因此讓你選擇紙筆為主?

當朋友說數位筆記比較好時,我要問你覺得自己最不需要什麼,因此讓你選擇數位為主?

如果不能具體回答這樣的問題時,很有可能我們用他人的建議卻選擇了自己所不適合的,我們沒有在想要增進工作效率時,以人(自己)為本的去思考到底我應該怎麼做?

我常常看到朋友說他覺得紙筆的觸感很好,但是他真正用筆記在做的事情卻是會議記錄、企劃想法收集。我也不時看到朋友抱怨已經在使用的數位筆記手寫不夠順,但是他卻用數位筆記繼續畫圖,繼續去找更好的觸感。

這裏的問題可能就是我們一直在思考著取代,或是不被取代,卻忘了要以自己為本位去做「取捨」,並且要取自己真正所需,要捨自己不需。

一個要做會議記錄、資料收集為主的人,卻以手寫觸感來作為筆記選擇考量?一位要以創意描繪為主的人,卻以科技功能來作為筆記選擇考量?或許,是我們搞錯了取捨的輕重。




  • 大捨,於是能夠大得

當找到自己真正需要,真正要去解決的最大問題,而有一個工具與方法可以解決這個最大問題時,我們或許可以試著冒險性的「大捨」,大捨什麼?大捨那些傳統的習慣、大捨那些制式的作法、大捨我們不用重新學習的安逸性,因為只有真正的大捨,我們才能真正無所罣礙的去解決那個核心的問題。

如果只是想要取代,變成兩邊都不想捨,那很有可能只能半調子的解決問題。

就好像當我幾年前開始選擇用 Google Drive 當作主力工作平台時,也捨棄了很多東西。我捨棄工作伙伴習慣收 Office 文件的要求,讓和我合作的人慢慢覺得看到 Google Docs 也不會覺得陌生。我捨棄了 Dropbox 最流暢的同步品質,讓檔案文件慢慢全部集中在 Google 雲端硬碟管理。

那麼,我想要獲得什麼?我想要獲得一個對我個人來說,可以雲端解決絕大多數工作的超級便利平台,讓合作更流暢、讓檔案管理更簡單,讓檔案攜帶與編輯更具有行動性。因此,我必須要捨棄在某些地方更便利的工具。

不是誰取代了誰,而是我從自己為本位去思考我所適合的工具與方法,然後取捨,取那解決最大問題的可能性,並且捨去干擾最大問題解決的枝節,即使這些枝節有時候可能要花時間花心力去捨棄。




  • 取捨只有你我能做,以人為本去使用工具

電腦玩物中常有讀者問我:「所以你覺得這個工具可以取代那個工具嗎?」這是對我來說最難回答的問題。

因為,我從來不是從工具本身去思考工具,而是從「人的需求」作為出發點,從我的需求作為立基,去思考、去示範我怎麼經過一番取捨,然後讓這個工具為我所用。

一個工具有他的優點,一個方法有他解決的問題,但是為什麼我不去這樣做?


就像上面這篇在電腦玩物引發很多正反討論的文章,有的人贊成,有的人反對,但其實說穿了就是一種「取捨」,我不那樣做,不是因為那樣做錯了,而是我想要獲得其他對我更有價值的東西,所以我做了那樣的取捨。

問對問題,選對工具,找到正確的方法,其實就在於我們的出發點是不是從自己要取什麼?捨什麼?的思考開始,而不要只是跟著趨勢主流意見一起去做

8 則留言 :

  1. 現代媒體喜愛多方比較,人當然也是,要找到自己的立基點,總是要不斷嘗試。過去曾為了一個好用的工具,找了快一個月,只因為舊的佔用太大空間,最後依然作罷,或者接近使用習慣,但是因為某些功能後來又需要,又返回原來的。習慣主宰人的工作效率,工具則是效率取捨的關鍵。

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    1. 只是比較不一定是比出高下,而是就像你說的,用自己現在的需要去取捨,而這個取捨也是可以常常改變的

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    2. 取捨之間,總是要做出選擇。

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  2. 對某些人,思考這些是要命的。「取捨」之下,還是「取代」比較好。XD

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  3. 「取捨」真的是一門很深的學問啊!
    ——————————
    @ 胎哥阿寶!吃寶沒~

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  4. 最單純的例子應該是買東西吧?比如電腦、手機,如果有人一開口就問,買什麼好,那我也只會回應,那你需要的用途是什麼?只有了解需求,才可以選擇最合適的產品,而這合適的產品就未必要高價或頂級的規格一般,但,許多人真的只會盲從所接收到的資訊,去做出決定。

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  5. TapPath lets you control where your links will lead to -
    http://androidcommunity.com/tappath-lets-you-control-where-your-links-will-lead-to-20140813/

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