iPhone 通知規劃心得:不是關閉就好,建立更高效率提醒流程


常看電腦玩物講時間管理的朋友,一定知道我的原則是:「不被次要事情干擾,專注重要行動。」所以在「通知提醒」這件事情上,我也常說:「已讀不回才好!不要養成這些被科技寵壞的工作習慣」。不過,我並非說所有的通知都要關閉,而是:

有沒有辦法讓自己不被次要通知干擾,但重要提醒又能引導我們前往關鍵下一步行動呢?

對於現在「最容易通知到」我們的手機裝置來說,別人(包含真實的人,也包含各種新聞、社群、工具服務)都想要透過手機通知我們,換個角度說,都想佔用我們的時間、視線、專注力。於是回到「我自己」,就要幫自己規劃出有效率、更專注的通知提醒流程,而非什麼通知都照單全收,但也不是什麼通知都關閉就好

這是個很簡單的步驟,但怎麼規劃因人而異(因為需求不同),可是一定要有意識的幫自己去規劃通知提醒流程,因為他可能決定了你的手機是個干擾工具、焦慮來源,還是一個可以讓你舒服而有效使用的助手。




說到這裡,在使用了一段時間的 iPhone 後,我很喜歡他的通知提醒規劃方式,很有系統,也很有彈性,而且比 Android 上的方式更喜歡。

雖然其實兩者功能上可能差不多。如果你對我在 Android 上如何規劃這套流程,可以參考「我的 Android 工作流:幫助我最大的這10個使用習慣」一文,那篇文章中我就已經提出:「避免干擾性的通知,保留待辦式通知:由我掌握工作的主導權。」這樣的觀念。

今天這篇文章,就讓我來分享,如何在 iPhone 上也規劃出一套對我來說:更高效率、更專注的通知提醒工作流程。




要解決什麼問題?減少干擾,專注重點


這要花一點點時間(大概只要 10~20 分鐘),規劃好自己的通知提醒流程,目的有三個:

  1. 減少干擾:不要彈出不必要又會花費我心力的通知。
  2. 專注重點:但更要看到真正有價值的通知。
  3. 開啟下一步關鍵行動:好的通知就是我的下一步行動,利用通知中心,解鎖手機時就能立刻開啟行動。


但是,預設情況下, iPhone 通知可能遇到的問題有:

  1. 我們不經意(或沒辦法)的允許了 App 所有通知(包含內建 App 預設就被允許)。
  2. 不必要的通知,帶來不必要的手機螢幕亮起,造成干擾。
  3. 通知太多,反而看不到重點。
  4. 有些 App 上不必要的紅色數字,帶來壓力,要消除他們又增加步驟。

不是所有的 App 通知都要關閉,也不是所有 App 都不顯示通知數量的紅色數字,而是要依據每個 App 的使用需求,設計出對自己來說最好的流程。




可以利用 iPhone 哪些功能?讓通知是真正的高效率行動


在規劃 iPhone 上高效率的通知提醒流程時,有一些 iOS 內建功能值得好好利用。功能都很簡單,如果需要圖文教學,也可參考「 Apple 官方網站的通知操作教學」,我這裡就不寫這部份教學。

我們只要知道,進入 iPhone 的設定中,可以在「通知」這個項目裡,規劃所有 App 的通知細節。主要有兩件事情可以做,第一件事情是「通知預覽要不要顯示在解鎖畫面」,第二件事情是「每個獨立 App 要用哪些方法顯示通知」。

關於第一件事,我是設定為「總是顯示預覽」,這樣在 iPhone 鎖定畫面就可以決定要採取什麼下一步行動,不用再多花步驟進去桌面再打開 App 。如果擔心有些 App 顯示的內容有隱私疑慮,可以單獨在那個 App 中設定為鎖定畫面不顯示預覽內容即可。




而在 iPhone 6s 後續機型上,有所謂的「抬起喚醒」功能,就是拿起手機,螢幕自動打開,自動顯示鎖定畫面的內容。我也會保持這個功能開啟。我的工作流程是:

一拿起手機,螢幕自動打開,先看到鎖定畫面上「我過濾後顯示的真正重要通知」,並且通知上都有下一步行動的內容預覽,我可以立即決定要怎麼處理,並且立即開啟行動。

並且在 iPhone 解鎖畫面的通知中心上,有幾個手勢一定要學會,可以帶來處理提醒的最高效率:

  • 通知中心往上滑,可以看到更早之前還沒消除的所有通知。
  • 某則通知直接往右滑,就會直接「打開」 App 來進入行動。
  • 某則通知往左滑,點擊「檢視」,則可以在不進入 App 的情況下,對這個行動做初步處理。
  • 某則通知往左滑到底,表示「清除」通知,就是我知道了,不用再繼續看到這個行動。

善用上述手勢功能,我目前把 iPhone 通知中心畫面,當作一種行動工作的「臨時待辦清單」來使用





我如何規劃通知工作流程?


那麼,我是如何規劃出自己的 iPhone 提醒與行動流程呢?我就以自己實際的例子來「舉例」,大家可能跟我使用不同的 App ,不過可以參考我的思考方式。



  • 1. 先把所有 App 的通知都關閉

我實作這個規劃的第一步,是先去 iPhone 的「通知」中,把所有已安裝 App 的通知「全部先完全關閉」。

為什麼呢?因為從零開始,我可以慢慢在真正需要時,有節制的把那個 App 的部份通知加回來,這可以相對確保通知的專注與有效。

但是如果在全部開啟通知的情況下,慢慢去關閉可能不需要的通知,那就一定還是會留下很多其實也不需要的,但卻因為猶豫或沒發現,而讓通知有干擾你的機會。



  • 2. 思考每個 App 真正需要的通知顯示方式

然後我會在 iPhone 的「通知」設定中,一個一個去打開 App ,思考每個 App 需要哪些通知形式:

  1. 這個 App 不通知我也沒關係?大部分 App 其實都是這一類,就讓通知保持關閉。
  2. 這個 App 的通知有需要在鎖定畫面看到嗎?那表示這是一個重要工作或任務的 App ,他的通知可以在鎖定畫面形成我的待辦行動清單。
  3. 這個 App 的通知有需要彈出橫幅嗎?那表示這是一個超級重要的工作任務 App ,我有一定要立即看到他的必要性,這種 App 應該要非常非常少。
  4. 這個 App 的通知有需要顯示紅色數量數字嗎?那表示這是一個不那麼重要,但偶爾我要去清理一下的瑣事 App 。

如果在某個 App 的判斷上有疑惑的,我就一律全部關閉,然後回到實際的工作生活流程中,看看有沒有什麼影響?如果沒出現什麼問題,那就繼續保持這個 App 的通知關閉。



  • 3. 顯示在鎖定畫面、通知中心的 App 通知

在我的規劃裡,我希望一拿起手機,鎖定畫面看到的就是我真正有必要處理的任務。所以我只會打開真正重要 App 的「鎖定畫面提示通知」

  • 一方面讓我第一時間看到並知道要採取什麼行動。
  • 另一方面沒處理完時我就把通知留在鎖定畫面,就像保留待辦清單,隨時可以處理。

而且,我會把這些 App 的「 App 包含標記圖像」(就是 App 右上方的紅色數字)全部取消,因為我在鎖定畫面與通知中心就能處理他們,就不需要進入桌面還要再看一次,增加額外壓力。

下面是我有開啟「鎖定畫面提示通知」的少數 App(其他 App 這功能都關閉),以及我的思考:

  1. Google 日曆 App
    1. 讓我看到下一個行程通知
    2. Google 日曆是我唯三會開啟「橫幅」功能的 App ,因為行程提醒隨時都要看到
  2. Google Inbox App
    1. 重要新郵件就像一個重要的新任務。
    2. 但是我會開啟 Inbox 內「只有高優先重要郵件才提醒」的功能,這樣通知就不會有無謂郵件。
    3. Inbox 上可以設定單獨行動提醒(例如下午七點記得去買牛奶),出現在鎖定畫面,確保我一定會看到。
    4. Google Inbox 是我第二個會開啟「橫幅」功能的 App ,理由同上。
  3. Telegram 
    1. 即時通通知通常我都覺得不重要。
    2. Telegram 是只有我和老婆兩人單獨使用的即時通,所以這個即時通傳來的訊息一定重要。
    3.  Telegram 是我第三個會打開「橫幅」,需要立刻處理的 App 。除此之外,其他 App 我全部都會關閉橫幅功能,因為其他通知都沒有當下一定要去做的理由
  4. Evernote
    1. 我在 Evernote 上做任務筆記。
    2. 我會設定任務筆記要完成前幾天或幾週的提醒。
    3. 這個通知是告知我要把這件事情排入工作流程。
  5. Google 雲端硬碟
    1. 我有大量協同合作的 Google 文件。
    2. 通知會告訴我合作者是否有修改文件?是否加上新註解?
    3. 這樣的通知就推動著我的工作進度。
  6. 電話
    1. 因為我不會即時去回即時通訊息。
    2. 所以我的合作夥伴大多知道重要緊急事情,要立刻打電話給我。
    3. 但因為我手機常開靜音,不一定當下接得到。
    4. 鎖定畫面的通知,就告訴我是否有重要電話要回電。

我的通知中心、鎖定畫面,只會看到上面幾種 App 的通知,不會有其他干擾,而這些 App 的通知又是我真正必須去處理,以及處理後真正有價值的下一步行動。

而且搭配前面提到的「手勢」,我要在鎖定畫面(通知中心)延後任務、完成任務,就變得非常簡單。




  • 4. 不顯示通知,但顯示紅色數字提醒的 App

只有真正需要被我處理的任務,而且是有價值的行動,才有變成一個通知訊息的意義。

但另外還有些 App 新訊息不需要每一次都立即處理(而且這樣很浪費時間),我可能隔一段時間去統一處理一次就好,這類 App ,我會關閉他們的鎖定畫面提示、關閉橫幅,但打開「 App 包含標記圖像」(就是 App 右上方的紅色數字)。

這樣我進入桌面時,看到這個 App 累積了幾個通知數字,就知道有空檔時,可以統一處理一下。這類 App 我開啟的有:

  1. LINE
    1. 工作與生活上都會用 LINE 傳訊。
    2. 但聊天室大多時候都是不重要訊息。
    3. 所以隔一段時間,累積一些新訊息,統一一次處理。
  2.  Google 相簿
    1. 用 Google 相簿跟家人和老婆共享孩子的成長照片
    2. 家人和老婆會在上面留言或新增照片。
    3. 這些通知都不需要當下處理。
    4. 但可以累積一段時間,統一一次處理。
  3. App Store 
    1. 我喜歡更新系統,也會盡快更新 App。
    2. 但這些更新同樣不需每次都立即處理。
    3. 累積一天,找個空檔,知道有更新(紅色數字),一次處理即可。
  4. 尋找我的 iPhone
    1. 我不知道關閉這個功能的通知有沒有不好影響。
    2. 所以目前這個 App 的通知都先全部打開。 



  • 5. 其他 App ,通知全部都可以關閉

那剩下的 App 呢?我就會繼續保留他們全部都關閉的狀態。

像是新聞類、社群類 App ,不需要有通知。當然我想看他們的新內容,但不需要透過通知來告訴我去看,反而應該是我自己決定一個適合的時段,一次看完,這樣才是善用自己的時間。

或者像我愛用的 Google 地圖,他是有些有趣的通知,像是會告訴我停車位置在哪裡,要去新增哪個地點的評論。但就像我前面說的,這些都不是對我來說有價值的下一步行動,所以根本不需要用通知來告訴我,我自己需要和想做的時候再去做即可。( Google 地圖的通知我是全部關閉的)

而至於 Facebook ,我換新 iPhone 到現在,還沒有把 Facebook App 裝回手機過。




小結:


以上,就是我在 iPhone 上的通知規劃心得,這樣規劃後:

  1. 我的鎖定畫面,就是我真正有價值的下一步行動清單
  2. 我的桌面,只會有我真正還需要處理的通知數字
  3. 我在工作時,不會有不必要通知彈出來干擾我

你也可以試試看這樣的規劃流程,雖然我寫得很長,主要是「思考工作流程」這件事需要花時間,但是設定上其實 10~20 分鐘就可以解決了,但是帶來的卻是更長遠的工作效益。

提供給大家參考,而如果你想知道我的更多 iPhone 工作方法,還可以延伸閱讀:「iPhone 相機問題研究:Live Photo、 HDR、 HEIF照片格式教學」、「iPhone 內建輸入法與鍵盤的 20 個高效率打字技巧研究教學」。並且如果能跟後面這篇文章搭配,更能相得益彰:「iPhone 五個加快工作效率的操作流程:規劃桌面到小工具心得」。


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