學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則


在這個即時通滿天飛,也有各種企業溝通平台(如 SlackJANDI )的時代,寫一封精準有效率的郵件,還是商務工作上必備的技巧。

即時通就是即時通訊,適合快速的討論事情,但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點(參考:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率),而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時,都還是不如一封電子郵件來得明確又精準,並且可以「留下有效的備忘錄」,這是郵件的優點。

我自己在電話溝通一件複雜事情後,或是用即時通討論完一件事情時,都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認,以電子郵件上的整理為依據,這在商務工作上可以避免很多錯誤,更加保險,更容易依循與追蹤。




商務郵件基本法則:用「最短時間」確認「所有重點」


而在各種商務郵件溝通的經驗裡,以我自己來說,比起禮數周全但文謅謅的郵件,我更喜歡「明確且任務化」的郵件內容,我自己也通常會這麼寫郵件。

商務郵件不是寫文章,對對方來說「可以用最短時間確認所有重點」才是要滿足的目的,這時候最短又最完整,就是必須拿捏的寫信技巧。

當然我們還是要顧及一些基本的禮數,尤其在第一次寫信給客戶、第一次接洽他人、請求一件重要事情時,但過與不及都不好:

  • 「太精簡」,對方覺得你失禮,而且你提供的資訊太少(沒有完整說明所有重點),對方不知道如何回應你,所以乾脆不理你。
  • 「太冗長」,有時文謅謅卻不真誠(看起來像套範本)反而更假,內容太多讓對方找不到重點,甚至很容易漏失重點,這些其實也都是寫信者的錯誤。

所以今天這篇文章,就來分享我自己如何撰寫一封「精準商務郵件」,讓對方可以用「最短時間確認所有重點」的方法,尤其在面對要溝通一件複雜任務時,更能派得上用場。

關於讓工作更精準有效率,你或許還想參考:




一, 郵件主旨(標題)怎麼寫?


郵件的標題可以讓對方快速瞭解這封信的用途,這也決定了對方要不要立即打開這封信。所以寫好標題,不僅讓對方清楚知道你的來意,也可以有效增加對方的開信機率。

我自己在撰寫郵件標題時有幾個習慣,提供大家參考。


  • 1. 提到對方的名字

我喜歡在郵件標題提到對方的名字,你不一定要這樣做,因為寄信給對方當然就是要給他看啊!但現在太多廣告信與群體信,我覺得這個「直接註明就只是給你看」的方法,可以增加對方開信率。


  • 2. 寫上自己公司名稱

雖然郵件列表中會有寄件者,但看到Esor這個人,不一定知道他是屬於電腦玩物這個公司,因此還是應該註明自己的公司,這可以表明自己來信的立場,並且讓對方感覺是正式的來信,這是建立信任感的第一步,同樣的我覺得也可以增加對方開信率。


  • 3. 開門見山一句「動作句」說明來意

商務郵件千萬不能不寫主旨,而寫主旨的時候盡可能使用「動作句」,並且明確表達最重要的來意,例如「邀請您擔任電腦玩物新書推薦人」是比較好的,有些朋友寫標題太簡短變成「電腦玩物新書」反而不好,這樣的標題缺乏「動作」與「來意」,對方反而會降低開信率。

如果這封信就是要對方「填寫」資料、要「詢問」某事、要對方「簽名」、要「確認」某個文件、或單純要對方「參考」某個資料,都應該明確把這些「動詞」也寫在郵件標題,構成一個具有行動指示的文句,這時候對方也比較能準確掌握這封郵件應該怎麼處理。

下面我就舉個符合我上面說明的範例:

  • [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座
  • 邀請 Esor 到清華大學分享時間管理講座

但是如果是公司內,或是長期合作客戶間的溝通,就可以有一些省略,例如不一定要一直提到自己公司名稱。




二,開頭第一段怎麼寫?


郵件開頭的三個基本原則就是:

  • 1. 來信者是誰? 
  • 2. 以終為始
  • 3. 人事時地物清楚說明

我會先把整封郵件的「結論」寫在開頭,簡單描述這則郵件最核心的重點是什麼,如果對方漏掉所有其他內容後,唯一不可以漏掉的「人事時地物細節」是什麼,然後若是第一次來信,就要在開頭「寫上自己的身分」。

例如繼續以前面的郵件來舉例:

  • @主旨:
  • [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座

  • @開頭第一段:
  • Esor 您好:
  • 我是清華大學的課程中心主任某某某,想邀請您在 2017/1/1 來新竹清華大學舉辦一場兩小時的時間管理講座,跟學生與老師們分享您的時間管理技巧。

先說結論,其實不會失禮,反而幫對方節省時間,只要說話得體,不需要真的文謅謅,另外也一定要在開頭就把人事時地物說明清楚,要不然對方看信會看到頭暈。




三,條列重點與待辦事項,才是貼心


在郵件中與其寫長篇大論,不如直接整理重點,尤其如果是商務郵件需要交代任務的,更應該在開頭第一段結束後,就把待辦事項直接條列出來。

不要把重點隱藏在長長內文的許多段落中,因為這樣對方讀起來很費力,很容易錯失重點,而且這樣等於「要對方幫你整理出重點」,這反而更加失禮,還會讓對方沒有耐性。

所以其實直接整理重點,並且幫對方條列出來,才是貼心的行為,舉例如下:

  • @主旨:
  • [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座

  • @開頭第一段:
  • Esor 您好:
  • 我是清華大學的課程中心主任某某某,想邀請您在 2017/1/1 來新竹清華大學舉辦一場兩小時的時間管理講座,跟學生與老師們分享您的時間管理技巧。

  • @條列重點:
  • 1. 就以您在電腦玩物部落格分享的文章為主題即可(我很喜歡您的時間管理相關文章,是忠實讀者)。
  • 2. 請問您的鐘點費用為何?
  • 3. 演講兩小時足夠嗎?還是需要三小時?
  • 4. 希望可以帶領學生有些實作。

這樣收件者就能很明確的知道應該採取哪些行動,應該回應哪些問題,這才是真正節省對方時間。




四,補充資料也用條列式


如果講完重點或待辦事項後,還有需要補充的資料,也可以用條列式補充在後面,這對對方來說閱讀起來更貼心。

  • @主旨:
  • [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座

  • @開頭第一段:
  • Esor 您好:
  • 我是清華大學的課程中心主任某某某,想邀請您在 2017/1/1 來新竹清華大學舉辦一場兩小時的時間管理講座,跟學生與老師們分享您的時間管理技巧。

  • @條列重點:
  • 1. 就以您在電腦玩物部落格分享的文章為主題即可(我很喜歡您的時間管理相關文章,是忠實讀者)。
  • 2. 請問您的鐘點費用為何?
  • 3. 演講兩小時足夠嗎?還是需要三小時?
  • 4. 希望可以帶領學生有些實作。

  • @補充資料:
  • 以下條列一些相關資料給您參考:
  • 1. 可搭乘高鐵,我們會到高鐵站接送您。
  • 2. 我們可以負擔來會的高鐵或計程車車資,憑單據核銷。
  • 3. 我是您的忠實讀者,非常期待能邀請到您來校演講。
  • 期待您的答覆。
  • 某某某敬上

當然不一定要像我一樣有數字編號那麼死板,也可以沒有數字編號,但重點都條列得很明確




五, 如何節省字數?


接下來補充一些寫信需要的小技巧。首先是要節省字數,因為這等於是節省對方的閱讀時間,但要如何節省字數呢?

盡可能把握下面原則:

  • 1. 精簡形容詞
  • 2. 使用主動句
  • 3. 主詞要明確簡短,最好放開頭
  • 4. 使用簡潔動詞

例如下面兩句對比,第二句就可以比較簡短:

  • 很抱歉要麻煩您,這裡有一份PDF表格需要您幫忙填寫
  • 請您填寫這份PDF表格(抱歉要麻煩您)

如果需要一些語氣上的補充,可以用()補充在後面,也不失禮。




六, 段落要分明,焦點要明確


你不一定要完全依照我上面舉例的幾條法則,當然可以因應不同的寫信需求來變通格式。

但有幾個原則還是共通的:

  • 每一段一個焦點要明確。一段裡面太多重點會失焦,所以條列最好。
  • 相關的重點要歸納聚集在相連的段落間。
  • 需要對方行動的,只是給對方參考的,和對方閒聊的,這三種文字應該要分開。

這樣才能精準溝通內容。




七, 使用雲端附加檔案,避免混亂


最後,我建議給對方郵件時如果需要附加檔案,盡可能使用「雲端附加郵件檔案」的方法,因為:

  • 要修改檔案時,不需要重新寄送郵件。
  • 不用擔心對方信箱收不下。
  • 可以控制查看附件的權限。

這篇心得參考了「How to Write Email with Military Precision」裡的一些技巧,不過更多的是我自己的經驗與方法,提供給需要撰寫精準郵件傳達複雜工作的朋友參考,也歡迎大家補充你的想法!

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留言

  1. 回覆
    1. 您好,我原来在公司上班的时候,都会自己每天来记录工作计划。但是现在创业了,反而越来越懒,做工作计划越来越少,怎么才能消除这种惰性。。

      刪除
  2. 謝謝Esor^ ^受益良多。
    另外請問Esor,之後還會有講座安排嗎?希望能參加。

    回覆刪除
  3. 作者已經移除這則留言。

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  4. 云端的附件是一种趋势,但有无法长期保存的情况,有时翻阅几年前的邮件,云端的附件不能打开的机率非常大。

    回覆刪除

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