2014年7月17日 星期四

何需手機下載上傳檔案? Gmail App 附加檔案最佳方法

在手機上如果要發電子郵件給同事,要在電子郵件裡面插入工作檔案,到底要怎麼做才方便呢?首先你的郵件軟體是否能夠讀取、插入手機內的檔案?手機內又要怎麼樣獲得辦公室電腦裡的重要資料?或者當你從手機上收到重要的工作郵件時,怎麼把裡面的附加檔案存回「辦公室桌上電腦裡的個人重要資料夾」?

在現代行動工作生活中,我們難免用手機處理些重要工作郵件(雖然,我覺得這種即時工作方式應該有所節制:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率)。
可是在手機上如果還使用單機的方法處理檔案,其實很麻煩,不僅上傳下載麻煩,要管理檔案版本更麻煩,這時候最有效的方法其實就是:雲端化
雲端化,就是檔案完全不要經過手機、不要存在手機,而是像最新版的 Gmail Android 與 iOS App 那樣,直接連結 Google Drive 雲端硬碟插入檔案,直接把重要郵件附檔轉存雲端硬碟,然後回到電腦端,或是到任何裝置,都在雲端硬碟就能處理檔案,這才是最快最保險的方式。




為什麼雲端化的工作流程最快最保險?

  • 最快:因為檔案不需要慢慢下載到手機再插入郵件,直接「連結」到郵件附檔,不需一秒鐘。
  • 最保險:檔案永遠是雲端硬碟裡的最新版本,統一版本控管,才不會讓檔案零散。

你的 Gmail Android App 更新到支援雲端硬碟插入檔案的最新版本了嗎?讓我們一起來看看怎麼操作。(延伸閱讀更多 Gmail Android App 上的使用技巧:Gmail Android App 你可能不知道的 10 個郵件效率技巧。)

附註:20140725更新: Gmail iOS App 也支援整合插入 Google Drive 檔案。




1.
打開這幾天更新的最新版 Gmail Android App,在撰寫郵件畫面,點擊右上方的選單,選擇【插入雲端硬碟檔案的連結】,不是真的下載檔案到手機插入,而是直接插入網路連結就好。




2.
這時候就會出現你的 Google 雲端硬碟資料庫,你可以慢慢瀏覽檔案,找到你想要插入的任何大小的檔案,然後點擊「選取」,這樣就可以在半秒鐘以內,把檔案的連結插入到郵件中,並且立刻寄送給對方。

當然,你的郵件可以插入無數數量、任何大小的雲端硬碟檔案。




3.
對方收到電子郵件時,點擊附加的那些雲端硬碟檔案連結,就可以用他的 Google Drive 程式,或是任何網頁瀏覽器,打開網頁查看你插入的圖片、文件或其他檔案。




4.
如果你收到的是別人附加在電子郵件的附檔,想要轉存,這時候當然是要從手機轉存回電腦才是工作需要的,那麼在新版 Gmail Android App 中,點擊郵件附檔的選單,選擇「儲存至雲端硬碟」,檔案就會直接轉存 Google Drive 。

而你的手機也不會浪費網路流量來下載、上傳檔案囉!

這樣的雲端工作方式,才是行動裝置上最好的工作方式,最快、最有效率,也對檔案管理來說最方便、最保險,大家一定要試試看這樣的工作方法。最後,也分享一下我的 Google 雲端化工作策略新書開始預購了,請大家多多支持:《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》。



8 則留言 :

  1. 所以這個方式會讓原本僅限個人使用的文件自動變成與其他人分享,使用完畢後再手動修改權限?

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  2. 這是只能Google帳號對Google帳號才能用嗎?
    如果沒有Google帳號,如:Yahoo,PChome,hotmail…等,收到有這種附件的信,它們也可以打開來用嗎?

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  3. 更新完app在撰寫郵件的畫面右上角還是只有"傳送",沒有選單
    不知問題在哪?

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    1. 應該是在撰寫主旨欄位的後面有一個小圖跟`+`號,點一下就有一堆可插入的東西,點選 `雲端硬碟` 就是了!

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    2. 小圖點選"雲端硬碟"後,還是會把檔案夾帶為附件,並沒有插入雲端的連結

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    3. 可能是尚未更新到最新版

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