2016年3月31日 星期四

[實測教學] 直接雙向同步 Evernote 與 Google 行事曆


不少使用 Evernote 的朋友跟我提過,希望讓 Evernote 上的任務提醒也能同步出現在常用行事曆上(例如 Google 行事曆),這樣一來我們就能在統一的月曆畫面中管理所有的行程與所有的任務,甚至統一用 Google 日曆提醒。

基於這個需求,有讀者朋友請我幫忙測試一個叫做「 Cronofy: Evernote Calendar Connector 」的服務。他可以做到直接連結 Evernote 與多種雲端日曆服務,讓 Evernote 的任務提醒同步出現在 Google 行事曆上,甚至可以在 Google 日曆上修改提醒時間與標題名稱,一樣可以同步回 Evernote 。

這效果看起來很吸引人,尤其不像之前的「 Sunrise 」還要透過第三方 App 查看,這一次的「 Cronofy 」能讓我們真正在 Google 日曆網頁、 App 中同步管理 Evernote 的任務提醒。

於是我實際測試了一段時間,今天這篇文章是幫忙解答那位讀者朋友的需求。




寫在前面:


但要寫在前面的是,這個方法雖然解決需求,但我個人「並不強烈推薦」這個讓 Evernote 與 Google 日曆同步的方法。

如果你沒有迫切需求一定要在統一的月曆上查看任務,那麼我覺得把月曆的行程、任務的清單分開來管理,也有它的優點。(參考:待辦事項清單與活動行程有何不同?

而且這類跨服務的同步,多少有些風險,我們不知道「 Cronofy 」會不會有哪天不穩定或是同步出錯,而可能漏掉重要提醒。

所以雖然他目前確實可以做到 Evernote 與 Google 日曆雙向同步,但我介紹之前,還是要把我的風險管理想法跟大家表明。




1. 非常簡單的設定步驟:


雖然我前面說了一些風險管理的前提,但其實「 Cronofy 」的操作非常非常的簡單,只要進入「 Cronofy 」網站,依序認證自己的 Google 日曆帳號、 Evernote 帳號,就可以完成同步連結!

真的就這麼簡單,完全不需要設定。



而且「 Cronofy 」不只可以跟 Google 日曆同步,還可以跟 iCloud 等其他日曆服務同步,不過後者我就沒有特別測試過。





2. 建議先準備好一個新日曆:


不過在執行「 Cronofy 」 同步前,我建議大家在 Google 日曆建立一個新日曆,這個新日曆專門用來同步 Evernote 提醒,這樣才不會混亂。



然後在「 Cronofy 」認證帳號的最後一個步驟,選擇把 Evernote 提醒事項同步到這個 Google 的新日曆中。

優點是如果有一天不想同步了,取消同步後,可以直接刪除這個專用的 Google 日曆即可,不會影響其他行程。





3. Evernote 與 Google 日曆的雙向同步測試:


那麼是不是真的可以雙向同步呢?以下是我測試的幾點心得,在同步的時間上:

  • 第一次同步大概需要4-5分鐘, Google 日曆上才會出現 Evernote 任務提醒。
  • 接下來所有新增、修改,大概可以在1-2分鐘內完成同步。

在雙向同步可以做的修改上:

  • 可以雙向修改標題名稱, Google 日曆改任務標題, Evernote 上也會跟著修改,反之亦然。
  • 可以雙向修改提醒時間,從 Google 日曆調整時間, Evernote 該則筆記的提醒時間也會跟著修改,反之亦然。
  • 如果在 Evernote 的提醒事項打勾,確認完成,在 Google 日曆上仍然會保留這項過期的任務。





4. 有沒有什麼問題與副作用?


但是我也有發現一個問題,這會發生在「第一次完成同步後」,當第一次連結 Evernote 與 Google 日曆並進行同步時,會出現部分錯誤,包含:

  • 有些在 Evernote 上已經完成的舊項目,會重新變成未勾選的狀態
  • 有些最近新增的 Evernote 提醒項目,會變成沒有時間提醒的狀態

這時候我們需要做一個檢查,看看有沒有錯誤發生。

但是在之後的同步,就不會再出現錯誤了(以我一個多禮拜的測試經驗來看),只有第一次連結帳戶並同步時才會有上述副作用。




5. 如何停止同步?


那麼如果有一天我不希望 Evernote 與 Google 日曆繼續雙向同步怎麼辦?這時候要做幾個步驟。

  1. 首先進入「 Cronofy 」網站,用同樣帳號登入,會看到最下方有一個[刪除帳號]的選項,直接把已經同步的帳號刪除。
  2. 接著,進入 Evernote 網頁版的設定中,找到「安全性」裡的「應用程式」清單,最下方其他應用程式裡可以找到「Evernote Calendar Connector」的連結,點擊「撤銷存取」。
  3. 然後來到 Google 日曆,把為了同步 Evernote 提醒任務的那個專屬日曆,整個直接刪除即可。

可以看到,雖然 Evernote 與 Google 日曆雙向同步很吸引人,但背後還是需要一些風險管理,所以有強烈需求的朋友可以試試看,但一般用戶,我建議還是 Google 日曆行程與 Evernote 任務清單分開管理較好。

這也符合最近我在 LifeHack 系列文章裡所說的:「大巧不工,一個科技玩家的中年領悟」,自動化工具雖好,但有時候基本方法的簡明原則,更能長久幫助我們保持高效率。

如果你想進一步了解 Evernote 上的時間管理方法,歡迎延伸閱讀:

1 則留言 :

  1. 我個人剛開始用evernote的時候,待辦事項+活動行程都放在時間提醒,後來我就大亂了,拜讀一些文章,發現這兩種東西還是分開比較好,比較好奇想問一下站長,你會如何在evernote上標注活動行程呢?還是另外放在google行事曆呢?

    我很想在evernote搞定這兩件事情...

    回覆刪除

相關文章: